Nufotografuotas kompiuterio ekranas, atspausdintos sutartys ant stalo ar el. pašto kontaktų sąrašas – tai tik keletas pavyzdžių, su kokia jautria informacija darbe susiduriama kiekvieną dieną, o tam atsidūrus socialiniuose tinkluose pasekmės gali būti ypač skaudžios.
„Bet koks konfidencialios informacijos, asmens duomenų atskleidimas neišvengiamai daro neigiamą įtaką bendrovės reputacijai, prarandamas klientų pasitikėjimas bendrove, jos skelbiamomis vertybėmis. Reputaciją grąžinti į aukščiausią lygį nėra paprasta“, – žiniasklaidai atsiųstame vertinime tvirtina „TGS Baltic“ partneris, technologijų industrijos grupės vadovas Mindaugas Civilka.
Nors dažnai galima išgirsti pasiteisinimus: „Aš nedirbu su konfidencialia informacija“, iš tiesų, kiekvienas darbe susiduria su tuo, kas jokiu būdu negalėtų būti atskleista net privačiose socialinių tinklų paskyrose. Tiesa, klaidos gali būti grįstos ir gerais norais.
„Socialinių medijų naudojimas dažnai yra spontaniškas. Nėra įsigilinama į savo veiksmų pasekmes, tačiau padariniai vis tiek gali būti skaudūs. Konfidencialios informacijos atskleidimas, bendrovės tvarkomų (klientų) ar darbuotojų asmens duomenų atskleidimas, intelektinės nuosavybės teisių pažeidimai (darbuotojas siekdamas teigiamai reklamuoti bendrovę, panaudoja paveiksliukus, nuotraukas, tekstą – objektus, kurie yra trečiųjų asmenų intelektinė nuosavybė) – visa tai gali baigtis žala bendrovės reputacijai“, – sako advokatas.
Vis dėlto socialinių tinklų reklamos agentūros „Caption“ įkūrėjas Karolis Rimkus pastebi, kad viskas tikrai nėra taip juoda ir darbuotojų komunikacija socialiniuose tinkluose yra sveikintina ir skatintina, tačiau svarbu, kad jie žinotų aiškias taisykles, kokia informacija ten negali atsidurti.
Vitaminai, o ne vaistai
Tiesa, komunikacijos socialiniuose tinkluose ekspertas K. Rimkus sako, kad diskutuoti šia tema ypač svarbu, nes asmeninė komunikacija viešojoje erdvėje yra vertinga įmonėms, tačiau dažnai šiuo klausimu darbuotojų edukacijos imamasi tik tada, kai kažkas „prisišneka“ socialiniuose tinkluose. Tačiau čia, kaip ir daugelyje sričių, daugiau efektyviau būtų imtis prevencijos ir mokymo, kaip tai daryti.
„Būtų tobula, jeigu įmonės turėtų savo parengtas socialinių tinklų komunikacijos gaires, kurios apžvelgtų dažniausias situacijas ir paskatintų žmonės komunikuoti, tačiau jas paruošti irgi reikia apgalvotai. Detalumas turi priklausyti nuo organizacijos sudėtingumo ir jeigu jos bus parašytos per daug drausminančiai: negalima to, negalima ano, tai gali apskritai atbaidyti darbuotojus nuo komunikavimo. Sėkmingiausia būna, jeigu pasakoma keli dalykai, ko nedaryti, bet tuo pačiu ir paskatinama ir kurti turinį“, – pranešime žiniasklaidai pasakoja socialinių tinklų komunikacijos ekspertas.
Anot jo, šias gaires turėtų ruošti teisės, personalo ir komunikacijos arba rinkodaros specialistai. Verta rasti visus tenkinantį sprendimą, bet svarbiausia, kad gairės nebūtų per daug kompromisinės ir po didelių diskusijų patapusiomis per abstrakčiomis suprasti,. Toks dokumentas neturėtų būti labai ilgas, iki poros lapų, kuo vizualesnis ir būtinai pristatomas visiems naujiems darbuotojams. Kaip pastebi advokatas M. Civilka, svarbu, kad tokios gairės būtų įgyvendinamos praktiškai, nuolat primenamos darbuotojams, organizuojami reguliarūs mokymai apie socialinius tinklus, asmens duomenis, jų konfidencialumo svarbą.
Padėti komunikuoti darbuotojams
Vis dėlto, nepaisant galimų grėsmių, dauguma įmonių vertina darbuotojų komunikaciją socialiniuose tinkluose, nes tai ne tik skleidžia žinią apie įmonės kultūrą, bet ir gali padėti pritraukti potencialių darbuotojų ar klientų. Tad, kaip pastebi K. Rimkus, tokios komunikacijos nereikėtų užgniaužti, o tik padėti darbuotojams tai daryti atsakingai.
„Aš pats taikau „Tapino testą“ ir klausiu savęs, ar tai, ką parašysiu įmanoma, kaip nors neteisingai suprasti ir ar tai ką rašau atspindi tikrąsias organizacijos vertybes. Jeigu taip pasitikriname ir neįžvelgiame rizikos, galima dalintis. Mes agentūroje turime savo vidinį kanalą, kuriame galima pasidalinti įrašais prieš juos viešinant ir pasitikrinti, ar viskas gerai, ar kažkuri visuomenės grupė to negalėtų priimti neteisingai. Tai padeda jausti kolegų palaikymą, formuojasi kultūra. Gali klausti ir tau bus padėta“, – patarimais dalijasi specialistas.
Taip pat įmonės socialinių tinklų komunikacijos taisyklėse naudinga apžvelgti dažniausiai pasitaikančias situacijas, dėl kurių darbuotojams kyla klausimų, aptarti geruosius pavyzdžius, pasidalyti galimomis grėsmėmis.
Niekas nedingsta
Nors dažnai atrodo, kad socialiniuose tinkluose viską galima lengvai ištrinti, iš tiesų, net ir trumpam įkelta konfidenciali informacija, gali tapti nemalonumu. Siekiant išvengti incidentų, kilusių dėl neatsakingo elgesio soc. tinkluose, labai svarbu, kad darbuotojai suprastų, kokia rizika kyla atskleidus konfidencialius duomenis viešai.
„Konfidencialios informacijos atskleidimas – įstatymų reglamentuojama ir paprastai darbo sutartyse įtraukta sąlyga. Darbdavys prieš darbo sutartyje sudarydamas papildomus susitarimus saugoti konfidencialią informaciją turi teisingai informuoti darbuotoją dėl aplinkybių, kurios gali paveikti sutarties sudarymą, vykdymą ir nutraukimą. Susitarime dėl konfidencialios informacijos apsaugos turi būti apibrėžti konfidencialią informaciją sudarantys duomenys, susitarimo dėl konfidencialios informacijos apsaugos galiojimo terminas, darbdavio pareigos padedant darbuotojui išsaugoti šios informacijos slaptumą“, – paaiškina ekspertas.
Anot „TGS Baltic“ advokato, konfidencialios informacijos atskleidimas gali būti pagrindas atleisti darbuotoją dėl jo kaltės bei prašyti atlyginti visą žalą. Taip pat, jei darbo sutarties šalys buvo susitarusios dėl netesybų už šio susitarimo nevykdymą ar netinkamą jo vykdymą, darbuotojui tektų atlyginti ir šio susitarimo pagrindu.