Arnoldas Lukošius, „Tele2“ Inovacijų ekspertas, sako, kad būdų, kaip savo laiškus tvarkyti efektyviau, siūlo ir pačios el. pašto platformos, ir specialūs įrankiai. Jis dalijasi patarimais, kaip nepasimesti laiškų gausoje ir atskirti svarbią informaciją nuo nereikalingos.
Svarbu palaikyti bendrą tvarką
Anot A. Lukošiaus, vienas paprasčiausių ir labiausiai pasiteisinančių būtų tvarkyti savo el. pašto dėžutę – joje esančius laiškus skirstyti į atskirus aplankus. Palanku atskirti ne tik įprastus gautuosius, išsiųstus ar archyvuojamus laiškus, bet ir sukurti specialius aplankus skirtingiems projektams, klientams ar darbų kategorijoms. Tiesa, juos taip pat būtina reguliariai peržiūrėti ir atnaujinti, kad jie atitiktų kintančius prioritetus.
„Dauguma el. pašto paslaugų teikėjų siūlo galimybę el. laiškams priskirti etiketes arba kategorijas. Pasinaudokite šia funkcija ir vizualiai suskirstykite laiškus į kategorijas, pavyzdžiui, tam tikrus laiškus pažymėkite kaip „skubius“, kitus – „galinčius palaukti“. Tai padeda sutelkti dėmesį į prioritetines užduotis ir neleidžia svarbiems laiškams pasimesti“, – pataria A. Lukošius.
Jo teigimu, el. paštą būtina reguliariai „pravalyti“ – ištrinti nereikalingus laiškus, o užbaigtus projektus – archyvuoti. Prie el. pašto dėžutės perpildymo neretai prisideda įvairūs naujienlaiškiai ir reklaminiai laiškai, todėl tų, kurie naudotojui nebėra aktualūs, patariama atsisakyti. Tam net sukurti specialūs įrankiai, kurie gali padėti atsisakyti kelių naujienlaiškių vienu metu.
„Daugelis el. pašto platformų suteikia naudotojams prieigą prie įvairių filtrų ir nustatymų, kuriuos galima pasirinkti pagal savo poreikius. Net ir nesinaudojant papildomais pašto dėžutės tvarkymo įrankiais, galima patiems suskirstyti laiškus pagal siuntėją, temą, raktinius žodžius“, – sako A. Lukošius.
Siūlo išbandyti specialius įrankius
Jei manote, kad neturite pakankamai įgūdžių, laiko ar noro patys pasirūpinti pašto dėžutės netvarka, technologijų ekspertas rekomenduoja išbandyti kelis el. pašto organizavimo įrankius. Jie padės ir sutaupyti laiko, ir sumažinti tikimybę nepastebėti svarbių laiškų.
„Boomerang“. Šis įrankis leidžia sudaryti el. laiškų tvarkaraštį, nustatyti priminimus tolesniems veiksmams ir laikinai atidėti neperskaitytus el. laiškus, kol būsite pasirengę juos peržiūrėti. Tai ypač naudinga tiems, kurie turi neatidėliotinai svarbių darbų ir nenori, kad jų dėmesį blaškytų pašalinė informacija. „Boomerang“ veikia su tokiomis populiariomis el. pašto platformomis, kaip „Gmail“ ir „Outlook“. Ją tereikia parsisiųsti ir instaliuoti kaip savo el. pašto dėžutės tvarkyklę kompiuterio naršyklėje arba išmaniosiose programėlėse telefone.
„SaneBox“. Tai el. pašto tvarkyklė, kuri naudoja dirbtinį intelektą (DI). Pasitelkdamas DI, įrankis geba nustatyti el. laiškų prioritetus ir surūšiuoti juos į atitinkamus aplankus: filtruojami mažiau svarbūs laiškai ir taip sumažinama gautų laiškų netvarka. Tvarkyklė pasikirsto laiškus pagal siuntėją, turinį, atskiria naujienlaiškius ir reklamas, į viršų iškelia svarbiausius laiškus. Įrankis veikia su daugeliu el. pašto platformų, o jį parsisiųsti patogiausia kompiuterio naršyklėje.
„Mailstrom“. Šis populiarus įrankis, visų pirma, skirtas „išvalyti“ pašto dėžutę nuo nepageidaujamų laiškų. Jis taip pat analizuoja pašto dėžutės turinį ir pateikia pasiūlymus, kaip jį organizuoti efektyviau. Tvarkyklė leidžia greitai ir patogiai ištrinti nereikalingą informaciją pagal pateiktus adresatus, raktažodžius ar susirašinėjimo datą. Ji veikia „Gmail“, „Outlook“, „Yahoo!“ ir kitose dažniausiai naudojamose platformose.