Žiniasklaidai išplatintoje informacijoje patirtimi dalijasi žmogiškųjų išteklių valdymo platformos „Deel“ plėtros vadovė Baltijos, Vidurio ir Rytų Europos regione Liina Laas.
Susitikimai tik tuomet, kai iš tiesų reikia
Sklandi komunikacija yra vienas pagrindinių raktų į bet kurios komandos sėkmę. Tačiau organizuojant nuotolinių komandų darbą komunikacijos pobūdis yra šiek tiek kitoks, nei dirbant drauge biure. Nuotolinės komandos nariai turi mažiau galimybių bendrauti akis į akį realiuoju laiku, o nuolat kliautis vaizdo susitikimais taip pat neefektyvu. Tai gali sukelti susitikimų nuovargį (angl. meeting fatigue), kuris sumažina darbuotojų produktyvumą.
Siekiant šio reiškinio išvengti, verta apsibrėžti aiškią vidinę susitikimų politiką, kurioje būtų numatyta, kada, kiek ir kuriais atvejais nuotoliniai susirinkimai turėtų būti rengiamai, kokie tikslai jiems keliami ir kaip jie išmatuojami. Kai kurios įmonės siekdamos atsikovoti susitikimų „suvalgomą“ laiką imasi netgi ganėtinai drastiškų priemonių. Pavyzdžiui, e. prekybos platforma „Shopify“ ne tik kiekvieną trečiadienį laiko diena be susitikimų, bet ir kitomis dienomis automatiškai iš darbuotojų kalendorių šalina bet kurį pasikartojantį susitikimą, kuriame dalyvauja bent trys tie patys darbuotojai.
Žinoma, ir be tokių priemonių galima skatinti darbuotojus „Teams“ ar „Zoom“ susitikimus planuoti tik tuomet, kai tai išties prasminga – pavyzdžiui, kai svarbu realiuoju laiku gauti kolegų grįžtamąjį ryšį, aptarti klausimus, kurie bendraujant per susirašinėjimo įrankius užimtų per daug laiko.
Rašydami žinutes, būkite atidūs
Bendrai dėl nuotolinio darbo pobūdžio virtualioms komandoms tenka daugiau remtis būtent vadinamosios asinchroninės komunikacijos kanalais – e. paštu ir susirašinėjimo platformomis. Tad darbuotojai patys kontroliuoja, kada ir į kurias žinutes ar laiškus atsakyti. Tai gali padėti išlaikyti produktyvumą, jei darbuotojas geba tinkamai susidėlioti prioritetus.
Taip pat svarbu, kad bendraujant žinutėmis ar laiškais būtų išvengta nesusipratimų. Tai ypač aktualu, kai nuotolinės komandos yra tarpkultūrinės. Iš praktikos matome, kad net ir susirašinėjimuose įterpiamus jaustukų simbolius skirtingų kultūrų atstovai interpretuoja nevienodai, todėl komandai verta iš anksto aptarti jų naudojimo prasmes ir kontekstą.
Darbo valandų skaičiavimas – neadekvatus būdas įvertinti darbuotojo indėlį
Tikslai yra kelrodžiai, rodantys, kuria kryptimi komanda turi judėti. Svarbu, kad jie būtų ne tik aiškūs, bet ir motyvuojantys komandos narius. Būtent todėl, kad nuotoliniai darbuotojai turi daugiau autonomijos ir laisvės patys planuoti savo darbus, tinkamų tikslų, kurie jiems būtų artimi, iškėlimas yra itin reikšmingas organizuojant virtualių komandų darbą.
Labai svarbu ir darbuotojams suprantami kriterijai progresui ir darbo rezultatams išmatuoti. Aiškiai apibrėžti našumo rodikliai (KPI), tinkamai iškomunikuojami lūkesčiai ir tikslai suteikia savotišką nuotolinio darbo struktūrą, prie kurios darbuotojai priderina savo gebėjimus bei kompetencijas ir nuo kurios atsispiria savarankiškai siekdami rezultatų. Net ir dirbant fizinėse darbo vietose darbo valandų skaičiavimas daugeliu atvejų nebėra adekvatus būdas įvertinti darbuotojo indėlį, o dirbant nuotoliu jis yra dar mažiau tinkamas.
Akcentas įmonės vertybėms
Vienas didžiausių iššūkių organizuojant virtualių ir hibridinių komandų darbą yra darbuotojų įtraukimas ir komandų sutelkimas. Ypač kai dirbama tik nuotoliu, darbuotojams gali būti sunku jaustis komandos ir organizacijos dalimi. Dėl to įmonės turi dėti pastangas, kad net ir dirbdami per nuotolį darbuotojai galėtų didžiuotis esantys organizacijos dalimi ir jaustų ryšį su kolegomis.
Šios pastangos turėtų prasidėti nuo įmonės vertybių akcentavimo. Jeigu darbuotojai tapatinasi su organizacijos vertybėmis, jomis gyvena, tuomet ir nuotolinis darbas nesutrukdys jaustis įmonės dalimi. Organizacijos vertybės turėtų atsispindėti visose jos gyvenimo srityse, pradedant darbuotojų samda ir socialiniais projektais ir baigiant strateginiais tikslais bei klientams teikiamomis paslaugomis.
Įmonės vertybes darbuotojams verta priminti per nuotolinius susitikimus ir komandos formavimo renginius. Taip pat kitomis priemonėmis: pavyzdžiui, kas savaitę siunčiant darbuotojams laišką, kuriame pasidalijama konkrečiais įmonės vertybių realizavimo pavyzdžiais. Darbuotojai taip pat gali būti skatinami pastebėti kolegas, kurie prisideda prie organizacijos vertybių įtvirtinimo ir sklaidos. Tokius darbuotojus įmonė gali papildomai paskatinti.
Daugiau autonomijos darbuotojams
Vienas nuotolinio darbo suteikiamų pranašumų – laisvė patiems planuoti savo laiką ir užduočių atlikimą. Didinant virtualių komandų įsitraukimą bei produktyvumą verta šį pranašumą išnaudoti ir suteikti darbuotojams didesnį pasitikėjimo kreditą, kartu skatinant sveiką darbo ir laisvalaikio pusiausvyrą. Vadovams tai reiškia būtinybę būti lankstesniems, atsispirti pagundai kontroliuoti darbuotojus kiekviename žingsnyje, taip pat mokėti gerbti jų laisvalaikį.
Tiesa, didesnė laisvė geresnių rezultatų leis pasiekti tik tuomet, jei darbuotojas gebės prisiimti atsakomybę už savo darbo rezultatus. Savininkiškumas (angl. ownership) dirbant nuotoliu yra viena svarbiausių savybių, todėl dar samdant darbuotojus reikėtų įsitikinti, kad kandidatai ją turi.
Nepamirškite komandos formavimo veiklų
Komandos formavimo veiklos yra itin svarbus kiekvienos komandos ryšių kūrimo elementas, kurio negalima atsisakyti dirbant nuotoliniu būdu. Jei nėra galimybės bendroms veikloms komandos narių suburti fiziškai, verta pagalvoti apie virtualias iniciatyvas ir socializacijos būdus.
Net ir nedidelės tradicijos, tokios kaip komandos narių gimtadienių minėjimas virtualiais kanalais, pasidžiaugimas kolegų pasiekimais, skirtingoms kultūroms dedikuotos dienos gali labai prisidėti prie komandos ryšių stiprinimo. Įvairūs kasdieniai žaidimai ir ritualai tam taip pat gali būti labai naudingi. Nuotoliniams darbuotojams aktualios ir vadinamosios darbuotojų resursų grupės (angl. employee resource group – ERG), kurios vienija bendrų pomėgių ar interesų turinčius kolegas. Toks formatas ypač išpopuliarėjo įsigalėjus nuotoliniam bei hibridiniam darbui, padeda įgalinti darbuotojus, juos telkia ir suteikia erdvės savirealizacijai.