Rasa Petruškevičiūtė, IT įmonės „Cognizant“ komunikacijos direktorė, pabrėžia, jog nuoseklumas yra pagrindinis vidinės komunikacijos sėkmės faktorius – pavieniai veiksmai turi labai riboto laiko poveikį.
Nekurti komunikacijos chaotiškai
Pagrindinė vidinės komunikacijos siekiamybė yra įtraukti darbuotojus į įmonės veiklą ir padėti jiems suprasti organizacijos tikslus.
„Manau, kad įsitraukę darbuotojai yra lygu motyvuoti darbuotojai, nes jie supranta įmonės tikslus ir tuomet aktyviai prisideda prie jų įgyvendinimo“, – kalba ji.
Pasak ekspertės, dėl to, jei įmonėje yra taikomos atsitiktinės, tarpusavyje nesuderintos komunikacijos priemonės, yra labai didelė rizika, kad kiekviena jų bus skirta skirtingiems tikslams pasiekti. Be to, sėkminga vidinė komunikacija taip pat yra ir esminis pagrindas sėkmingai bei organiškai išorinei komunikacijai.
„Nuoseklumas yra pagrindinis vidinės komunikacijos sėkmės faktorius. Pavieniai veiksmai turi labai riboto laiko poveikį, taip pat taikant atsitiktines, tarpusavyje nesuderintas komunikacijos priemones yra labai didelė rizika, kad kiekviena jų bus skirta skirtingiems tikslams pasiekti. Galbūt pavienės priemonės atrodys visai tinkamos, tačiau nesuderinta jų visuma kurs chaotišką komunikaciją ir nepadės siekti organizacijos tikslų. Visuomet rekomenduoju geriau daryti mažiau, bet nuolatinių veiksmų, kad neišsibarstytų ir komunikacijos komandos pastangos. Tuo pačiu tai padeda kurti nuoseklų organizacijos įvaizdį“, – teigia R. Petruškevičiūtė.
Be to, anot jos, pirmą kartą įgyvendinus kokią iniciatyvą ar renginį, jie gali būti komandos įvertinti pozityviai, tačiau sulaukti mažesnio įsitraukimo, tačiau kokybiškai organizuojant antrą, trečią kartą, tikėtina, kad įsitraukimas stipriai išaugs, o patys komandos nariai ateis ir su idėjomis, kaip ją papildyti.
Kertinis raktas – planavimas
Kaip teigia IT įmonės „Cognizant“ komunikacijos direktorė, planavimas turbūt yra kertinis žodis, kuris padeda išlaikyti tęstinumą.
„Kiekviena organizacija turi savo veiklos kalendorių – pagal pagrindinius jo įvykius reikėtų susidėlioti metų planą, papildant vidinėmis iniciatyvomis – besikartojančios taps integralia kalendoriaus dalimi, tačiau kiekvienais metais siūlyčiau kritiškai ir „atviromis akimis“ kalendorių peržiūrėti ir pagalvoti, kurios iniciatyvos jau „atgyvenusios“, kurias galima patobulinti, o kur atsiradusi erdvė kažkam naujam, kartu pasimatys, ar yra „tušti“ laikotarpiai, kuriuos galbūt galima taip pat užpildyti naujomis idėjomis“, – pataria ji.
Pašnekovės manymu, svarbu neapsiriboti vien tik formaliais procesais. Didelėje organizacijoje tai padaryti pakankamai sunku, nes yra iš anksto suderinti planavimo, biudžetavimo ir patvirtinimo ciklai, tačiau visuomet reikia pasilikti erdvės eksperimentams, reagavimui čia ir dabar – į įvykius organizacijoje, šalyje ar pasaulyje.
„Rekomenduoju, kad apie 80 proc. metinio vidinės komunikacijos plano būtų pasiteisinusios, iš anksto suplanuojamos iniciatyvos ir renginiai, o likę 20 proc. Būtų erdvė išsibandyti naujoms idėjoms, kurias pasiūlė darbuotojai, eksperimentams bei reakcijoms į aktualijas. Taip pat ne mažiau svarbu nuoseklumą išlaikyti komunikacijos turinyje ir tone. Mūsų organizacijos viena iš pamatinių vertybių yra skaidrumas, tad jos laikomės tiek kalbėdami apie sėkmes, tiek ir apie nesėkmes, laimėtus ar prarastus projektus. Čia ypatingai svarbi ir vadovo komunikacija, nes ji kaip ir „užduoda toną“ visai organizacijai ir parodo, pavyzdžiui, kiek norime ir galime būti atviri, dalintis ir nesėkmėmis“, – pabrėžia ekspertė.
Tradicijų kūrimas
Nuolatinė vidinė komunikacija prisideda ir prie tradicijų kūrimo, kurios tampa vienijančia ašimi.
„Be pastangų tradicijos nesusikuria nei asmeniniame, nei organizacijos gyvenime. Juk net jei norime puoselėti švenčių tradicijas su draugais, šeima, jas irgi kažkas turi prisiminti, suorganizuoti. Organizacijoje tuo būtina pasirūpinti ir „nepaleisti pulso“. Jei vienais metais sėkmingai atšventėte gyvūnų dieną biure, kitais metais kažkas, o, tiksliau, dažniausiai komunikacijos komanda, turi pasirūpinti, kad tai vėl įvyktų, tačiau naujos idėjos natūraliai gali gimti įvairių komandų ar bet kurio kolegos galvoje, todėl svarbu gebėti jas pastebėti ir išgirsti“, – kalba R. Petruškevičiūtė.
Tokį pastovumą itin vertina darbuotojai. Tai padeda kurti organizacijos identitetą ir darbuotojų prisirišimą bei lojalumą organizacijai.
„Mums svarbu, kad mūsų organizacijos kalendoriuje yra didesnių ir mažesnių iniciatyvų, kurios atsikartodamos padeda kurti mūsų organizacijos tradicijas ir tuo pačiu priklausymo komandai jausmą. Jei darbuotojai jaučiasi galintys pasiūlyti ar net pradėti įgyvendinti naujas idėjas, tai įgalina juos aktyviai kurti organizacijos kultūrą ir ją puoselėti“, – įsitikinusi ji.
Tiesa, ekspertė atkreipia dėmesį, jog komunikacijos turinį formuoja ir verslo tikslai, cikliškumas ar pokyčiai, kuriuos įgyvendiname, tačiau pirmiausia reikia suprasti kuo gyvena žmonės – ką labiausiai jie vertina organizacijoje, kas juos motyvuoja, kokia jų socialinė aplinka, kokie patraukliausi komunikacijos kanalai ir formos. Vienareikšmiškai labiausiai pasiteisina idėjos ar iniciatyvos, kurių užuomazgos gimsta tarp darbuotojų, o su komunikacijos komandos pagalba pritaikomos visai organizacijai.
„Turime tradicijų, kurias sukūrė organizacijos įkūrėjai – visos komandos penktadienio pietūs. Tradicija gimė, kai komandą sudarė vos keletas žmonių, tačiau ji išliko ir komandai išaugus iki kelių šimtų. Žinoma, turime ir tradicinį vasaros renginį. Jo formatas kasmet kažkiek keičiasi, bet renginio pastovus elementas yra mūsų darbuotojų grupės „Great Things“ pasirodymas. Jis visuomet sulaukia maksimalaus visos komandos palaikymo ir renginyje dėl aplodismentų drąsiai konkuruoja su žinomiausiomis Lietuvos grupėmis. Pakankamai nauja iniciatyva yra sporto sezonas, kuris gyvuoja kokius trejus metus. Startavome su keliomis iniciatyvomis ir 3x3 krepšinio turnyru, bet matome vis didėjantį kolegų įsitraukimą į veiklas, bet svarbiausia, kad idėjos ir iniciatyva ateina ne tik iš komunikacijos komandos, bet ir iš kolegų – ar pasidalinti savo patirtimi kažkurioje sporto šakoje, suorganizuoti blic stalo futbolo turnyrą ar pravesti kokią nors treniruotę“, – dalijasi „Cognizant“ komunikacijos direktorė.