Autentiškumo paieškos
Ekspertės teigimu, dabar, net ir gyvenant dirbtinio intelekto proveržio laikotarpiu, autentiškumas komunikacijoje įgauna vis didesnę svarbą.
„Autentiškos komunikacijos centre yra žmogus. Tačiau ne tik su savo kompetencijomis, karjeros pasiekimais, ekspertine nuomone, bet ir su savo asmeniniais išgyvenimais, hobiais, socialine aplinka. Todėl tikiu, kad autentiška komunikacija pirmiausia reiškia drąsą būti žmogišku su savo pasiekimais ir nesėkmėmis, o ne kažkokiu tobulesniu ir šablonais paremtu kūriniu“, – kalba ji.
Todėl, pasak jos, vidinėje komunikacijoje vienareikšmiškai labiausiai pasiteisina idėjos ar iniciatyvos, kurių užuomazgos gimsta darbuotojų būrelyje, o komunikacijos priemonės pritaikomos visai organizacijai arba, priešingai, gimsta komunikacijos komandoje, bet sėkmingai randami ambasadoriai, kurie norėtų prisidėti prie tokių iniciatyvų įgyvendinimo.
„Pavyzdžiui, mūsų įmonėje vasara yra sporto sezonas, nes jaučiame, kad sportas yra vienas iš komandą vienijančių faktorių. Turime didesnių renginių, kaip 3x3 krepšinio čempionatas, už kurį atsakinga komunikacijos komanda, tačiau viduje natūraliai gimsta ne viena idėja ir patys kolegos imasi organizuoti dviračių žygius, blic krešinio ar stalo futbolo turnyrus – tuomet ieškome kolegų, kurie norėtų to imtis ir sukviesti kolegas“, – vardija R. Petruškevičiūtė.
Lygiai taip pat ir išorinėje komunikacijoje – istorijos, kurias pasakoja organizacijos darbuotojai, visuomet bus paveikesnės nei tos, kurios komunikuojamos organizacijos vardu, todėl autentiška komunikacija gali padėti ir žymiai lengviau susikurti išskirtinumą rinkoje.
Nuoseklumas ir skaidrumas
Pagrindinis kriterijus komunikacijos sėkmei įvertinti yra, ar ji padeda pasiekti organizacijos tikslus, nes jokia komunikacija nėra savitikslė.
Efektyvi komunikacija įvyksta, kai informacijos gavėjas supranta gautą informaciją taip, kaip planavo siuntėjas ir, jei yra koks nors kvietimas veiksmui, yra motyvuotas tai atlikti. Sėkminga vidinė komunikacija padeda laiku ir vietoje gauti informaciją, tuo pačiu kuria priklausymo organizacijai jausmą, padeda suprasti ir motyvuoja siekti organizacijos tikslų.
„Jei darbuotojų yra vos keletas, greičiausiai vidinės komunikacija vystysis labai organiškai, tačiau aptarus svarbias komunikacijos taisykles tokia komanda dirbs žymiai efektyviau ir jausis žymiai geriau. Pavyzdžiui, net toks paprastas dalykas kaip dalinimasis informacija, kokiu dažniu ar panašiai, gali padėti dirbti žymiai efektyviau. Išorinė komunikacija didina žinomumą ir padeda kurti organizacijos išskirtinumą. Skamba gana paprastai, tačiau priemonių, kaip pasiekti šiuos tikslus, paletė labai didelė ir įvairiaspalvė, o ir variacijų, kaip matuoti komunikacijos sėkmę gali būti įvairių, tačiau svarbiausia įsivardinti, kokį pokytį norime įgyvendinti pasitelkdami komunikacijos priemones“, – pabrėžia vadovė.
Ne mažiau svarbu, kad organizacija savo komunikaciją kurtų ir įgyvendintų nuosekliai.
„Mūsų organizacijos viena iš pamatinių vertybių yra skaidrumas – tiek kalbant apie sėkmes, tiek ir apie nesėkmes, laimėtus ar prarastus projektus. Taip pat nuoseklumo reikėtų laikytis komunikacijos periodiškume. Dėliodami metų planą, visuomet pasižiūrime, kad tarp didžiųjų renginių ar iniciatyvų neliktų tuščias eteris. Tikiu, kad net ir įmonė, kuri neturi daug finansinių resursų, laikydamasi disciplinos, gali sukurti efektyvias vidinės komunikacijos priemones. Kitas svarbus aspektas – kaip komunikacija pasiekia žmones. Mes bandome tai daryti pačiais įvairiausiais kanalais ir pačiais įvairiausiais kampais – ar tai būtų komandos nariai, ar organizacijos darbuotojai su klientais. Todėl komunikacija gali kurtis spontaniškai arba įdėjus pastangų galima ją pakreipti organizacijai reikalinga kryptimi“, – įvardija R. Petruškevičiūtė.
Atrasti dermę
Skirtingais organizacijos etapais prioritetai gali skirtis – pavyzdžiui, organizacija, kuri auga, viduje yra organiškai sukūrusi patrauklią vidinę kultūrą, nori aktyviau plėstis – natūralu, kad šiai organizacijai bus prioritetas išorinė komunikacija – siekiant parodyti gerąsias praktikas, vidinę kultūrą.
O jei organizacija, pavyzdžiui, išgyvena kardinalius pokyčius, didžiausią prioritetą turi skirti vidinei komunikacijai, kad padėtų komandai išgyventi pokyčius, atrasti naujas galimybes.
Tam, kad būtų dermė tarp vidinės ir išorinės komunikacijos labai svarbu, kad planuojant išorinę komunikaciją, ją lydėtų vidinės komunikacijos veiksmai.
„Visuomet naujieną verta pranešti pirmiausia viduje, o tik tuomet – išorėje. Taip pirmiausia darbuotojai bus labiau įsitraukę į įmonės realijas, geriau jas supras, o jei tinkamas kontekstas – padės skleisti žinią išorėje. Žinoma, formatas gali stipriai skirtis, pavyzdžiui, kai „Devbridge“ prisijungė prie „Cognizant“ kompanijos, viduje turėjome šventę su vadovais, o išorėje platinome pranešimą žiniasklaidai“, – pavyzdį pateikia „Cognizant“ komunikacijos direktorė.
Kolegų įsitraukimas
Svarbiausias aspektas – kaip darbuotojas jaučiasi organizacijoje. Jei jis žiūri į tai, kaip į tarpinę stotelę, žvalgosi kitos darbovietės, tuomet tokį darbuotoją įtraukti bus tikrai sunku.
„Tačiau, jei kolega jaučiasi motyvuotas, patenkintas savo darbu ir organizacija, tuomet svarbiausia užtikrinti komunikacijos kokybę. Esu pastebėjusi, kad jei pirmus kolegas įkalbėti nusifilmuoti video ar duoti interviu gali būti sunku, tačiau, vėliau, kalbinant kitus, kurie jau yra pamatę kokybišką rezultatą, jaučiasi komfortiškai procese, kiekvieną kitą kolegą prisikviesti vis lengviau ir tai tarsi tampa norma organizacijos viduje prisidėti ir prie išorinės komunikacijos“, – pažymi komunikacijos ekspertė.
Be to, ji pabrėžia, jog negalima ignoruoti nei vidinės, nei išorinės komunikacijos, o atsiradus socialiniams tinklams, linija tarp jų tapo punktyrinė.
„Kaip bežiūrėsi, jei vidinėje komunikacijoje bus spragų ar vyraus chaosas, ilgalaikėje perspektyvoje nepavyks sukurti tvaraus organizacijos įvaizdžio išorėje. O jei vyraus dėsningumas ir bus apčiuopiami rezultatai, kuriais komanda norės pasidalinti ir savo socialiniuose tinkluose, taip bus natūraliai išnaudotas dar vienas komunikacijos kanalas“, – kalba pašnekovė.
Vadovų komunikacija
Vadovas užduoda toną komunikacijai, tad jei jis bus neįsitraukęs, ieškos pasiteisinimų kaip nebūti matomu viduje ar išorėje, bus sunku sukurti efektyvią komunikaciją.
Žinoma, stipriausia ir paveikiausia, kai jis/ji nebijo pripažinti savo klaidų, dalintis savo nesėkmėmis, juokauti. Tačiau svarbu atminti, jog autentiškos vadovo komunikacijos nesukursi, jei vadovas nebus įsitraukęs, o jo tekstus, prezentacijas ruoš kas nors kitas organizacijoje. Natūralu, kad kuo daugiau atsakomybių, tuo daugiau pagalbos gali reikėti, bet visuose turinio vienetuose turi būti išlaikytas būtent šio vadovo stilius, kalbėjimo tonas.
„Pavyzdžiui, mūsų organizacijoje, įmonės vadovas siunčia kasmėnesinį laišką kolegoms apie rezultatus, svarbius įmonei įvykius. Taip, yra komanda, kuri gali prisidėti turiniu, duomenimis, bet viduje komanda iškart pajaustų, jei tai būtų ne paties vadovo parašytas laiškas, nes kiekviename aiškiai juntamas komunikacijos tonas, kuris koreliuoja su kasdieniu bendravimu“, – kalba R. Petruškevičiūtė.
Ji pabrėžia, kad nėra priemonių sąrašo, kurį būtų galima copy-paste pritaikyti kiekvienai organizacijai. Sėkmę gali garantuoti tik konkrečios įmonės darbuotojams specialiai sukurta komunikacijos strategija ir priemonės.
„Visgi išskirčiau kelis aspektus, į kuriuos būtina atsižvelgti. Pirmiausia reikia pažinti savo auditoriją – ką labiausiai jie vertina organizacijoje, kas juos motyvuoja, kokia jų socialinė aplinka, kokie patraukliausi komunikacijos kanalai ir formos. Ir renkant šią informaciją rekomenduočiau naudoti kuo įvairesnius kanalus, apklausas, fokus grupes, asmeninius interviu – taip pamažu atrasite savo sėkmingos komunikacijos receptus“, – apibendrina ekspertė.