Pirmosios pranešimo minutės yra lemiamos. Vertingas pranešimas visai nepriklauso nuo trukmės, jis gali trukti net ir 5 minutes. O klausytojai mėgsta abejones. Geras pranešimas turi „supurtyti“ auditoriją, paskatinti mąstyti ar elgtis kitaip nei iki šiol. Pozityviai „suvelti“ žmogų. Praplėsti žinių horizontą į gylį ar į plotį. Įgyvendinti tai nėra lengva užduotis, bet tikrai įmanoma.
Juokas pro ašaras
Galvojant apie pranešimo poveikį žmogui, reikia prisiminti, kaip klausome pranešimų. Pranešime visuomet yra dvi pusės, kaip perteikiame žinutę – racionali ir emocionali. Kitaip tariant, yra turinys ir tai, kaip jis pasakytas. Sutiksite, neretai tenka išgirsti tokių pranešėjų, kurie turi labai gerų žinių, begalinę išmintį, bet „neužkabina“. Lygiai taip pat būna ir atvirkštinių variantų – turinys gal ir niekuo nenustebina, bet tai, kaip jis pasakytas, lieka atminty. Jeigu reikėtų atsakyti į klausimą, kuris variantas geresnis ar blogesnis, susilaikyčiau. Šiuo atveju, ko gero, tiksliausia būtų sakyti, kad gerame pranešime yra abu komponentai.
Geras turinys, žinoma, yra pamatas, bet pranešėjas turi mokėti parduoti savo idėją. Tas pardavimas paprastai įgyvendinamas per emocijas, kurios pagrindinės yra dvi – juokas arba ašaros. Tai reiškia, kad pranešimas turi arba pralinksminti, paskatinti nusijuokti ar bent jau nusišypsoti, arba priversti susimąstyti, gal netgi iš tiesų išspausti ašarą. Idealiausia, jei pavyksta bent akimirkai sukelti ir to, ir to – juoko pro ašaras, kaip sakant. Tuomet įvyksta didžiausias „supurtymas“ žmonių galvose.
Daugiau yra mažiau
Dažnai išgirstu klausimą, kiek turi trukti geras pranešimas. Mano atsakymas vienareikšmis – geriau trumpiau, bet fokusuotai į patį geriausią turinį, kuris atskleidžia konkrečią pranešimo temą ar įžvalgą. Dabar, kai daugelis pranešimų persikėlė į nuotolinę erdvę, ši taisyklė svarbesnė nei bet kada anksčiau. Jeigu gyvose konferencijose dalyvius dar tarsi apribojo sienos ar šiaip mandagumas, tai „online“ viskas kur kas paprasčiau – užtenka vieno mygtuko paspaudimo tam, kad paliktum salę.
Organizuodami nuotolines konferencijas ir matydami, kaip žmonės prisijungia ar atsijungia, pastebėjome labai įdomių tendencijų. Matome, kad idealiausia pranešimo trukmė, leidžianti nepertraukiamai išlaikyti auditorijos dėmesį, yra ne daugiau nei 15, o dar geriau – 12 minučių. Ir tai, žinoma, nėra lengva užduotis. Reikia itin gerai apgalvoti, ką ir kaip pasakyti. Toks trumpas laikas reiškia, kad turite tik vieną „šūvį“.
Ilgesni pranešimai dažniausiai neišklausomi iki galo. Galima sakyti, 20 minutėje lieka tik apie 10 proc. klausytojų. Todėl, esant ilgesniems pranešimams, labai svarbu „susigrąžinti“ auditorijos dėmesį. Tai galima pasiekti per interakciją su publika, pavyzdžiui, prašant atsakyti į klausimą.
Pirmos 20 sekundžių – lemiamos
Dar viena tendencija, kuri šiuo metu matoma kaip niekad anksčiau, ypač, kai auditorija gali rinktis tarp kelių pranešėjų vienu metu, yra pirmųjų 20 sekundžių reikšmė. Būtent per tokį laiko tarpą žmonės nusprendžia būti ar nebūti, tai yra verta ar neverta klausytis pranešėjo. Per tas pirmąsias 20 sekundžių auditorija turi gauti pažadą. Tad tiems, kurie mėgsta pranešimo pradžioje pristatyti savo atstovaujamą įmonę, papasakoti apie pranešimo struktūrą ar kita, kas nėra pažadas „ką aš čia gausiu“, dažniausiai auditorija taria „labanakt“.
Toliau tiksinčiose keliose pranešimo minutėse auditorija jau nori pradėti „gauti“ tai, kas jai pažadėta. Būtent po dviejų pirmų minučių, kaip pastebėjome, prasideda bruzdėjimas auditorijoje, atsijungimai ir nauji prisijungimai. Kitaip tariant, po kelių pranešimo minučių turi atsirasti bent pirmasis „aha“ momentas – mintis, kuri paskatina pagalvoti, susimąstyti ar pasižymėti išgirstą idėją.
Struktūra leidžia nepasiklysti
Struktūruoti pranešimai visuomet geriau, nei mažiau struktūruoti. Pirmiausia, struktūra padeda suprasti auditorijai, kurioje pranešimo vietoje esame. Nesakau, kad reikia vis sugrįžti į pranešimo turinį. Tiesiog auditorijai klausytis kur kas lengviau, kai jie supranta, kaip dėliojamas pranešimas ir ko galima tikėtis toliau. Paprastas pavyzdys: pranešimas „Papasakosiu savo gyvenimo istoriją“ a priori atskleidžia kur kas mažiau struktūros nei „Papasakosiu 5 lemiamus savo gyvenimo įvykius”, tiesa?
Be to, kuo pranešimo struktūra aiškesnė, tuo lengviau jį sekti ne tik klausytojams, bet ir pačiam pranešėjui be „nuklydimų“ nuo temos perteikti turinį.
Kita vertus, struktūra leidžia sekti ir kurti lūkestį, bet tai nereiškia, kad pranešimas negali pasisukti netikėta linkme. Atvirkščiai, jei pranešimas pasisuko ne ta linkme, kuria tikėtasi, ir pavyko klausytojus nustebinti – šaunu.
Klausytojai nemėgsta visažinių
Kai pranešimo struktūra aiški, lygiai taip pat svarbu aiškiai sudėlioti, kaip tas turinys bus pristatytas. Norėdamas pelnyti didesnes publikos simpatijas, pranešėjas dažniausiai nepraloš pasirinkęs asmenišką toną. Tiksliau, nereikia vengti būti savimi. Neretai patariu pranešėjams įsivaizduoti, kad pokalbis vyksta jų svetainėje. Kalba turi būti šilta, atvira, leidžianti išgirsti jūsų asmeninę patirtį ir nuomonę. Kita vertus, pataikauti auditorijai irgi nereikia – tam tikros provokacijos, „aštresni“ pasisakymai gali ir netgi turi atsirasti. Tai, beje, ir skatina minčių „supurtymą“. Žinoma, prieš tai, dar ruošiantis pranešimui, reikia labai gerai išsiaiškinti, kokiai publikai kalbėsite.
Dar vienas dalykas, kurį naudinga prisiminti – mes, žmonės, vertiname abejones. Kitaip tariant, jei pranešėjas kalba taip tarsi jis viską žino ir kitų nuomonių ar požiūrių nėra, didelė tikimybė, kad jis pralaimės prieš auditoriją.
Neverskite auditorijos „perjungti“ skaidrių
Kalbant apie pranešėjo kalbėjimo tempą, vienareikšmio atsakymo, koks jis turi būti, nėra. Ko gero, svarbiausia taisyklė galvojant apie tempą yra ta, kad nereikėtų leisti klausytojui laukti kitos skaidrės. Kitaip tariant, situacija, kai pranešėjas kalba, papildydamas tam tikroje skaidrėje išdėliotą informaciją, o visa auditorija jau seniai suprato, ką norima pasakyti, nėra gera. Ji skatina klausytojus nuobodžiauti, nebesekti to, kas sakoma. Žinoma, atvirkštinis variantas, kai pernelyg skubama ir auditorija nespėja susivokti, irgi netinka.
Praktikoje dažniausiai galioja taisyklė – maksimaliai minimizuoti, tai yra pranešime turi būti tik tas reikalingas minimumas, be kurio negali judėti pirmyn. Tačiau, nesupraskite neteisingai, tas minimumas, gali būti labai emocingas ir spalvotas tekstas – viskas priklauso nuo to, kokia pranešimo žinutė.
Nenuobodi intonacijų amplitudė
Kitas aspektas, apie kurį tikrai reikia pagalvoti – kalbėtojo tonas, intonacijų amplitudė. Balsas yra mūsų bene svarbiausias įrankis, ypač kai kalbame per nuotolį. Dažnai tenka išgirsti pranešimų, kai balso tonas nepalaiko sakomų žodžių. Jei sakai, kad buvo linksma, balso tonas tai turi aiškiai liudyti. Jei sakai, kad buvo tylu, balso tonas turi atskleisti tą tylą.
Todėl būtina apgalvoti pranešimo akcentus. Juos kuria intonacijų amplitudė – tylesni ar garsesni, pabrėžiantys ar pasakyti „lengvesne“ intonacija žodžiai ar sakiniai. Iš to gimsta prikaustantys dėmesį akcentai, išsirutuliuojantys į pranešimo scenarijų.
Skaidrės nėra pranešimas
Galiausiai, šiek tiek reikšmingų priminimų apie skaidrių vaidmenį pranešimuose. Skaidrės turi papildyti pranešimą, parodyti tai, ko negali nupasakoti žodžiais, pavyzdžiui, grafiką ar tam tikrą emociją. Tai papildoma medžiaga, padedanti turėti geresnį pranešimą. Tad pranešėjams, kurie rengia skaidres, visuomet rekomenduoju pagalvoti, kuo ta skaidrė papildys turinį. Čia labai svarbus žodis „papildys“, nes jeigu joje tiesiog kaip „paruoštuke“ surašyta tas pats, kas pasakoma, kažin kiek tokia skaidrė prideda vertės. Kartais verta pranešimo planą turėti tik sau ir kalbėti visai be skaidrių. Beje, pranešimai be skaidrių irgi gali būti puikūs.
Per ilgametę patirtį rengiant konferencijas, viena kurių ir kasmetinė Vadovų Konferencija EBIT, ieškant geriausių režisūrinių sprendimų bei pranešėjų, visuomet stengiuosi žiūrėti kiek pranešėjas pasiruošęs įdėti pastangų. Kviečiu įsivaizduoti, kad pranešimo ruošimas yra kelionė, kuri pradedama nuo aiškaus sudėliojimo, ką pasakysiu, kam skirsiu savo mintis ir idėjas, kaip tą pasakysiu – ieškosiu tinkamos balso, tono amplitudės, akcentų, emocinių pavyzdžių. Kitas labai svarbus ir būtinas etapas – repeticija. Na, o po to – smagiausia dalis – įgyvendinimas, kuris veda į rezultatą – minčių „supurtymą“ galvose, kurio visi taip laukia.