Apie tai, kaip garsiausi pasaulio prekės ženklai juos valdo, – šiame „INK agency“ tinklaraščio įraše, kuriame Agnė dalinasi profesine ir asmenine patirtimi. Tekste minimi patarimai subalansuoti realiam gyvenimui, bet taip pat efektyviai gali būti taikomi virtualių susitikimų eroje.
1. Jei galite, apskritai venkite susitikimų
„Prieš organizuodami susitikimą, visada galvokite apie jo tikslą. Ko norite pasiekti šiame susitikime? Kai turėsite atsakymą savo galvoje, tada nuspręskite dėl susitikimo formato ir dalyvių skaičiaus. Tikriausiai daugumai yra tekę dalyvauti susitikimuose, kurie yra tiesiog kolegų laiko švaistymas. Tad, kiek įmanoma, venkite susitikimų. Gal jums tik reikia pasidalinti informacija su kolegomis ir užtektų parengti atmintinę bei išsiųsti ją el. paštu?“ – sako pašnekovė.
Jei nerimaujate, kad bendradarbiai skirs per mažai dėmesio jūsų dokumentui, Agnė pataria – išplatinkite jį ir tik po to surenkite aptarimą su trumpa klausimų ir atsakymų sesija. Ir atsiminkite, kad atmintinė – tai nebūtinai tik A4 formato tekstinis dokumentas. Galite eksperimentuoti naudodami įvairius formatus, pvz., vaizdo pranešimus. Vaizdo įrašai, ypač per pandemiją, kaip komunikacijos įrankis žaibiškai populiarėja.
2. Jei susitikimas būtinas, pasiruoškite iš anksto
Gerai apgalvota ir atidžiai sekama darbotvarkė padeda visose srityse, o darbiniuose susitikimuose – ypač. Nors iš pradžių žmonės gali jaustis suvaržyti, ilgainiui tai gali tapti neatsiejama vidinės kultūros dalimi. Svarbu nepamiršti pusiausvyros, todėl vienas kitas juokelis – leidžiamas, nes tai padeda palaikyti gerą komandos atmosferą. Ypač aktualu šios pandemijos metu, kai daugelis vis dar dirba iš namų.
„Mano auksinė taisyklė – visada turėti aiškią susitikimo darbotvarkę, kuri, nors ir leidžia tam tikrus nukrypimus, suteikia naudingos struktūros ir garantiją, kad susitikimas bus produktyvus. Be to, gavę ją prieš susitikimą visi iš anksto žino, ko sieksime susirinkę, kokias temas nagrinėsime ir kokio išankstinio pasiruošimo reikalaujama iš kiekvieno dalyvio“, – sako ji.
Rengdami darbotvarkę visada būkite kritiški. Nenorėkite sukviesti visų kolegų, nes taip elgdamiesi eikvosite brangiausią bendrovės resursą – žmonių laiką. Be to, kuo daugiau žmonių susirinks, tuo didesnė tikimybė, kad susitikime bus nueita į lankas. Pasak Agnės, tas pats pasakytina ir apie susitikimo trukmę – stenkitės vengti standartinių 60 minučių susitikimų ir kas kartą meskite sau iššūkį tilpti į 30 ar 45 minutes. Taip parodysite, kad gerbiate ne tik savo, bet ir kitų susitikimo dalyvių laiką. Jei susitikimo laikas viršija 60 minučių, apsvarstykite galimybę daryti 5 minučių pertraukėles – smegenims pailsėti.
3. Kiekvienas susitikimas turi turėti moderatorių
Pagrindinė jo pareiga – užtikrinti, kad laikomasi darbotvarkės ir susitikimo pabaigoje nėra aptarinėjamas dar tik pirmasis punktas iš plano. Paprastai moderatorius ir yra pats susitikimo organizatorius, tačiau taip turi būti ne visada. Jei žinote, kad pats turite aktyviai dalyvauti diskusijoje, paprašykite kitų pagalbos. Be to, susitikimo moderatorius taip pat turėtų atlikti svarbų vaidmenį planuojant tolesnius veiksmus ir pareigų pasidalinimą po susitikimo. Visada verta žymėtis pastabas ir jomis pasibaigus susitikimui pasidalinti su visais. Taip visi be interpretacijų sužinos apie jiems tenkančią atsakomybę.
„Puikūs moderatoriai nebijo eksperimentuoti su skirtingais susitikimų formatais. Daug gerų atsiliepimų visada sulaukia stovimi susitikimai, kurie užtikrina visų dėmesį. Mano visų laikų mėgstamiausia įrankis – „Graffiti Wall“, – patirtimi dalinasi Agnė.
Be to, geras susitikimo vedėjas užtikrina, kad visi bus išklausyti ir prisidės prie diskusijos. Baisu, kai esi pakviestas į susitikimą su daugybe dalyvių ir jame nėra kur įsiterpti, nes diskusija vyksta tik tarp kelių žmonių. Išvengti to, pasak Agnės, padeda herojaus mapeto ELMO (angl. Enough! Let’s move on) vardu pavadinta technika, kuri buvo plačiai taikoma jai dirbant ir „Philips“, ir „Maersk“.
4. Susirinkite atsiliepimus
Kadangi efektyviais susitikimais turėtų būti suinteresuoti visi komandos nariai, nepamirškite susirinkti jų atsiliepimų. Kaip sako A. Nainytė, kelių minučių refleksija apie susitikimo (ne)vertę galėtų vykti jo pabaigoje. Susitikimų kultūra – svarbus brandžios organizacijos įgūdis, kurį verta nuolat tobulinti. Ypač, dėmesį atkreipia Agnė, jei norite, kad jūsų darbuotojai turėtų pakankamai laiko atlikti tiesioginį savo darbą.