1. Išnaudokite automatizacijos teikiamas galimybes
Dažnai didelę dalį darbuotojų laiko užima pasikartojančios užduotys, kurias automatizavus galima atlikti nepalyginamai sparčiau. Tuomet daugiau laiko lieka sudėtingoms, kūrybiškumo reikalaujančioms užduotims, kurios įprastai kuria didesnę pridėtinę vertę ir įmonei, ir jos klientams.
Dalį standartizuotų dokumentų rengiant kompiuterinės programos pagalba, mūsų teisininkai gali susitelkti į dokumentų turinio tobulinimą ir pritaikymą individualiems klientų poreikiams.
Automatizavus dokumentą galima sutaupyti net 50–75 proc. jo rengimo laiko, tačiau dokumentų automatizavimo naudą vertiname ne vien per sutaupyto laiko, bet ir per aukštesnės paslaugos kokybės prizmę.
Nereikėtų pamiršti, kad automatizacija gali pasitarnauti ne tik tiesioginėje įmonės veikloje, bet ir jos administravime. Pavyzdžiui, vidinius įmonės procesus suefektyvinti gali automatinė sąskaitų išrašymo klientams sistema – toks sprendimas gerokai palengvino mūsų administracijos darbą.
2. Pasitikite naujokus išmaniai
Kiekvienas prie komandos prisijungęs profesionalas – įmonės investicija, vėliau savo darbu, žiniomis ir kūrybiškumu kuriantis pridedamąją vertę. Vis dėlto naujų žmonių supažindinimas su įmonės veikla, standartais ir vidiniais procesais reikalauja nemažai resursų. Kad tai padaryti būtų lengviau, įdiegėme efektyvią mokymų platformą. Joje pateikiama net 17 skirtingų temų medžiaga, o atlikdami įvairius testus ir praktines užduotis, naujokai gali įtvirtinti įgytas žinias ir lengviau sekti savo progresą.
Anksčiau vieno naujoko apmokymui darbuotojai skirdavo vidutiniškai 9 val., įdiegus modernius sprendimus šis laikas sumažėjo pusiau. Taip pat ir naujokų integravimo administravimui vietoje 16 val. skiriame jau tik 8 val. per metus.
Šiandien siekiame šią sistemą pritaikyti ne tik naujokams, bet visos komandos mastu. Komandą sudaro per 300 darbuotojų, tad elektroninė mokymų sistema yra išties vertingas įrankis, leidžiantis pasiūlyti kokybiškus mokymus kiekvienam iš jų. Šiandien jau nebereikia žmonių mokyti individualiai, o visas mokymų turinys naujokams pasiekiamas bet kuriuo metu.
3. Diekite tik reikalingas naujoves
Naujovės veja viena kitą, tačiau tai nereiškia, kad visas jas būtina įgyvendinti. Svarbu atsirinkti sprendimus, kurie kuria didžiausią pridėtinę vertę klientams bei organizacijai, pagrįsti juos kiekybiniais bei kokybiniais tyrimais. Taip pat prasminga inovacijas išbandyti mažesniu mastu, prieš nusprendžiant jas diegti visoje įmonėje.
Neseniai pristatėme laikinojo teisininko paslaugą – inovatyvų sprendimą, padedantį suvaldyti laikinai išaugusį teisinio darbo krūvį. Šį žingsnį žengėme atlikę rinkos tyrimą ir aptarę tokios paslaugos poreikį su klientais. Laikinojo teisininko paslauga gana nauja Baltijos šalių rinkoje, tad pradedame nuo pilotinio projekto įgyvendinimo Lietuvoje. Mažesnė projekto apimtis leidžia jį lengviau valdyti, o išmoktas pamokas galėsime pritaikyti vėliau teikdami paslaugą ir kitose šalyse.
4. Tinkamai pristatykite inovacijas komandai
Dažnai inovacijos puikiai atrodo teorijoje, tačiau jas įgyvendinant praktikoje kyla iššūkių. Prie įprasto ritmo įpratusi komanda gali skeptiškai vertinti naujoves, todėl inovacijų sėkmei užtikrinti būtina ne tik sklandi vidinė komunikacija, bet ir galimybė išbandyti naujus sprendimus mažesnėse grupėse. Taip pokyčiai įgyvendinami sparčiau, o galimybės gauti grįžtamąjį ryšį didesnės. Jei naujovė pasiteisino vienoje komandoje, tikėtina, kad ją palankiau pasitiks ir likusios. Kuo dažniau darbuotojai dalinasi grįžtamuoju ryšiu, tuo lengviau įvairios iniciatyvos priimamos kaip natūrali bendruomenės evoliucija, o ne primesta pareiga.
Sklandžiam naujovių įgyvendinimui svarbus ir vadovų įsitraukimas. Įgyvendindami inovatyvius projektus, siekiame užtikrinti, kad kiekvienam jų „atstovautų“ po vieną arba du partnerius ar vadovus. Aktyviai įsitraukę aukščiausio lygio vadovai padeda projektą įgyvendinančiai komandai pristatyti ją visuose organizacijos lygmenyse ir įtikinti į naujoves konservatyviai žiūrinčius darbuotojus.
5. Įsiklausykite į darbuotojų idėjas
Pasitikėjimu ir atvirumu grįsta įmonė, kur kiekvienas komandos narys gali siūlyti savo idėjas ir iniciatyvas, yra ne tik patrauklus darbdavys. Į kūrybinius procesus įtraukiant įvairius žmones su skirtingomis žiniomis, patirtimis ir asmeninėmis savybėmis, įmonei lengviau kurti inovacijas. Tai ypač praverčia susidūrus su krize, pavyzdžiui, koronaviruso pandemija. Tokios situacijos reikalauja kompleksinių sprendimų, todėl įvairūs komandos narių įgūdžiai ir skirtingos patirtys leidžia pamatyti situaciją įvairiais kampais.
Savo ruožtu vadovai neturėtų būti griežtos autokratinės hierarchijos viršūnė, bet lygiaverčiai kolegos, įsiklausantys į komandos narių pasiūlymus – įsitikinome, jog būtent jie susiduria su daugybe praktinių problemų, kurias išsprendus, visos įmonės darbas gali tapti sklandesnis.
Pavyzdžiui, mūsų aktyviai naudojama sistema, skirta pasidalinti projektų gerosiomis ir tobulintinomis praktikomis (angl. debriefing) yra pagrįsta teisininkų išreikštais poreikiais. Visada diskutuodavome apie įgytą patirtį, tačiau tokių aptarimų turinys dažniausiai likdavo tik tarp konkrečios komandos dalyvių. Pasitelkus kolegų pageidavimus ir pasiūlymus, buvo sukurta sistema, kurioje teisininkai registruoja gerąsias praktikas bei dalijasi jomis su kitais teisininkais, taip užtikrindami visiems aktualios informacijos prieinamumą.
Ateitis priklauso lankstiems
Dirbtinis intelektas ir skaitmenizacija perima vis daugiau žmogaus atliekamų funkcijų, o lankstumas, gebėjimas prisitaikyti bei kūrybiškumas tampa svarbiausiomis šiuolaikinio darbuotojo savybėmis. Todėl jau dabar būtina investuoti ne tik į technologines naujoves, bet ir į inovacijoms palankios organizacinės kultūros kūrimą. Visose įmonės grandyse susiduriama su skirtingais iššūkiais, todėl kompleksinis požiūris padės efektyviau spręsti kylančius iššūkius, o organizacija galės susitelkti į klientų poreikius ir kokybiškų paslaugų teikimą.
