Kokias priemones tokiais atvejais pasitelkti bei kokių klaidų nedaryti, pataria Rasa Petruškevičiūtė, IT įmonės „Devbridge“ (priklausančios „Cognizant“ kompanijai) komunikacijos direktorė.
Kaip įtraukti darbuotojus
Įmonėje artėjant pokyčiams, itin svarbu, jog darbuotojai laiku, jiems tinkama forma gautų informaciją ir suprastų pokyčių tikslą bei kokią įtaką jie daro jų kasdieniam darbui.
„Pirmiausia reikia apsispręsti kokio darbuotojų įsitraukimo reikia ir kokio jų elgsenos pokyčio tikimės. Verslui prioritetas gali būti naujos sistemos diegimas, tačiau darbuotojui rūpės, kaip tai pakeis jo kasdienį darbą. Darbuotojai bus labiau įsitraukę, jei supras ir matys pokyčio prasmę – kaip jie gali padėti pasiekti verslo rezultatus“, – pažymi R. Petruškevičiūtė.
Skamba tikrai paprastai, tačiau realybėje „kortas sumaišo“ tai, jog neretai nežinoma visa informacija, ji keičiasi, o komandai sėkmingai toliau tęsti darbus gali trukdyti nerimas ar pokyčius apgaubiantys įvairūs gandai.
Dėl to, pašnekovės manymu, tam geriausi priešnuodžiai – atvira komunikacija su darbuotojais ir jiems suteikiama galimybė užduoti visus norimus klausimus, įvardinti dalykus dėl kurių labiausiai nerimauja. Tai įgyvendinti verta pasitelkti organizacijoje taikomas komunikacijos priemones: susitikimai su komanda, individualūs grįžtamojo ryšio (angl. one-on-one) pokalbiai su vadovu, reguliarūs įmonės vadovo laiškai darbuotojams su koncentruota verslo apžvalga, atsakymai į anoniminius klausimus per mėnesinį susitikimą su biuro vadovu, vidiniai naujienlaiškiai.
Tokiu įmonei jautriu metu pašnekovė pataria nekeisti įprastų komunikacijos kanalų, nes tai gali sukelti dar daugiau chaoso. Tačiau verta apsvarstyti, ar neverta dažninti komunikacijos, ypatingai, jei pokyčiai vyksta labai greitai ir yra daug naujos informacijos.
Kitas dažnai pamirštamas aspektas – kokioje vietoje darbuotojui bus suteikiama lengvai prieinama informacija apie pokyčius, nes jei reikės įdėti daug papildomų pastangų jai surasti, tai sukels tik bereikalingą frustraciją.
Be to, darbuotojai visuomet bus labiau įsitraukę, jei jaus, kad gali daryti įtaką pokyčiui. Žinoma, tai priklauso nuo to, kokios jis apimties – verslo susijungimo ar įsigijimo atveju, vargu, ar jie bus aktyvūs sprendimo priėmėjai, tačiau organizacijai sėkmingai išgyventi tokius etapus gali padėti empatiška vadovų komunikacija, todėl labai svarbu tam skirti pakankamą dėmesį.
„Mūsų organizacijai prisijungiant prie „Cognizant“, skyrių vadovai susitiko su būsimais savininkais, išgirdo apie būsimą pokytį ir jo atnešamas naudas verslui ir komandai, turėjo galimybę užduoti klausimus. Ne mažiau svarbu tai, jog buvo suteikta pakankamai laiko prieš pristatant pokytį darbuotojams, apgalvoti, kokie kils klausimai jų komandos nariams bei juos aptarti prieš pristatant naujieną“, – dalijasi komunikacijos direktorė.
Vidinė komunikacija įgauna dar didesnį svorį
Pokyčių laikotarpiu siekiant išlaikyti emocinio stabilumo atmosferą įmonėje vertėtų išlaikyti tradicijas, renginius, ypač, jei juos vertina komanda.
„Vykstant dideliems pokyčiams atsiranda rizika, kad susikoncentruosime tik į juos, tačiau tokios net nedidelės tradicijos kaip gyvūnų diena, sporto renginiai ar Vaikų dienos proga organizuojama šventė suteikia komandai galimybę būti kartu ir pasisemti pozityvių emocijų“, – įsitikinusi komunikacijos ekspertė.
Tiesa, vien linksmybių neužtenka ir jomis neužglaistysi darbuotojų nerimo, todėl kolegoms būtina suteikti erdvę ir laiką išsakyti nerimui, užduoti klausimus. Dar viena priemonė, kurią verta pasitelkti – tai išorinio pranešėjo, kuris galėtų pasidalinti įžvalgomis, patirtimi, kaip susigyventi su pokyčiais ir juose susikurti savo sėkmės istoriją, pakvietimas į organizaciją.
Visus įmonės vadovų veiksmus kolegos tikrai įvertins, nes tai bus įrodymas, kad komunikuojamos vertybės nėra tik žodžiai. Būtent pokyčių metu geriausiai pasimato, kiek tvirtos organizacijos vertybės ir tvari vidinė kultūra. O juos įgyvendinant, darbuotojai radikaliuoju būdu pasitikrina, ar jiems vis dar pakeliui su šia organizacija.
„Mūsų organizacijos vidinės kultūros ašis yra skaidrumas, todėl išgyvenant bet kokius pokyčius darbuotojai tikisi, kad galės gauti atsakymus į visus klausimus. Žinoma, galime neturėti visų atsakymų, bet tuomet svarbu pasakyti, jog šios informacijos dar nėra ir, kada planuojame ją turėti. Tokia atvira komunikacija padeda kurti visapusišku pasitikėjimu grįstą santykį su darbuotojais“, – teigia komunikacijos ekspertė.
Kitas dalykas, kurį ji siūlo prisiminti – tai kiekvienos sveikos organizacijos požymis – humoras ir gebėjimas švęsti kartu.
„Žinią, kad prisijungiame prie „Cognizant“ komandai buvo paskelbta ne įprasto susitikimo metu ir su oficialiomis prezentacijomis, o suorganizavome mini šventes mūsų biuruose skirtinguose miestuose. Taip suteikėme naujienai kitokį emocinį atspalvį ir tuo pačiu darbuotojai galėjo iškart gyvai aptarti naujieną. O kartais galima švęsti ir ne visai pozityvius pokyčius. Nusprendus migruoti iš „Slack“ bendradarbiavimo programos į „Microsoft Teams“ produktą, žinojome, kad šis sprendimas sulauks kontroversiškų komandos vertinimų. Žinoma, komunikavome ir šio pokyčio verslo pagrindimą, tačiau nusprendėme, jog reikia sukurti smagų atsisveikinimą su „Slack“ – turėjome vakarėlį, kurį puošė populiariausi emociniai jaustukai (angl. emoji), dalinomės daugiausia reakcijų sulaukusiais įrašais. Taip, vakarėlis sprendimo nepakeitė, tačiau parodėme, jog suprantame, kiek šis įrankis buvo svarbus komandai“, – paaiškina R. Petruškevičiūtė.
Esminės klaidos
Vadovo komunikacija, pokyčių bendrovėje metu, vienareikšmiškai yra labai svarbi. Jo pateikiamos žinutės yra pavyzdys, kuris „padiktuoja“ toną organizacijai, kaip bus reaguojama į pokyčius, todėl vadovas turi būti prieinamas komandai, ieškoti progų, kaip dažniau su ja pabendrauti, atsakyti į klausimus.
„Tai jokiais būdais nereiškia, kad vadovas turi tik trimituoti, kokie geri pokyčiai. Kiek jis bus nuoširdus su komanda, tiek komanda tikės tuo, ką jis kalba. Čia atsiranda erdvė šalia įprastų komunikacijos formų išsibandyti ir naujas – galbūt verta pagalvoti apie video formatą, kur vadovas gali informuoti apie pokyčių statusą. Jei turime daug ir besikeičiančios informacijos, kassavaitinis vadovo laiškas gali būti geriausias šaltinis darbuotojams gauti šviežiausią informaciją. Bet norisi dar kartą pabrėžti, kad prioritetas turėtų būti skiriamas gyviems susitikimams“, – pabrėžia „Devbridge“ komunikacijos direktorė.
Pasak jos, tokiose situacijose itin svarbu ieškoti balanso, kad nebūtų sukeltas dar didesnis chaosas.
„Komunikuodami sprendimus, kurie dar gali kelis kartus pasikeisti, reikėtų pasverti kiekvieną žodį bei apgalvoti, kad vėliau darbuotojams išsakyti pažadai tik jais ir neliktų. O tyla, laukiant, kol visos detalės susidėlios į galutinį paveikslą, taip pat nėra sprendimas, nes neturėdami jokios informacijos darbuotojai patys „užpildys“ šią spragą ir įsisuks gandų mašina. Tad geriausias sprendimas – nuolatinė komunikacija, išryškinant dalykus, kuriuos jau žinome ir įvardinant temas, kuriose sprendimai dar nėra priimti“, – pataria ekspertė.
Be to, jos teigimu, kita didelė klaida – neįsiklausymas, kaip į pokyčius reaguoja darbuotojai ir empatijos stoka. Tokia vienakryptė komunikacija mažina darbuotojų įsitraukimą ir yra tiesus kelias į apatiją bet kam, kas vyksta organizacijoje.
Dar vienas dažnai pasitaikantis atvejis – tai komunikacijos kūrimas tik vadovų ar komunikacijos kabinete.
„Būsimą komunikaciją būtina pasitikrinti su kolegomis – tiek su kitais vadovais, tiek ir su bent keliais ne vadovaujančią poziciją užimančiais darbuotojais. Tai padės pabrėžti dalykus, kurie svarbiausi darbuotojams ir pasitikrinti, kiek aiški komunikacija jos gavėjams. Ir svarbu tai padaryti ne vieną kartą, o nuolat pasitikrinti, kokios naujos temos ar klausimai kyla darbuotojams ir reaguoti į šiuos signalus“, – apibendrina vadovė.