Įmonės vis dar priklausomos nuo senų įrankių
Finansų profesionalų darbas yra glaudžiai susijęs su technologijomis, nes dalis šių procesų yra automatizuoti. Štai Lietuvoje šiuo metu tendencinga automatizuoti sąskaitas, siekiant išvengti popierizmo, el. laiškų siuntimo etc. Vis dėlto, pažvelgus iš ekonominės perspektyvos matyti, kad tose srityse, kurios sukuria didžiausią BVP, skaitmenizacija dar labai primityvi. Didesnės įmonės, ypač už finansų sektoriaus ribų, šiuo metu sprendžia duomenų judėjimo tarp vidinių sistemų problemą ir didžiausią dėmesį skiria dokumentams. Dauguma procesų ir duomenų vis dar stringa tarp įvairių vidinių departamentų, ypač pardavimų, pirkimų ir apskaitos operacijų, nes jos būna atskirtos. Šie skyriai turi vidines sistemas, kuriomis operuoja, tačiau tie duomenys per ilgai keliauja tarp departamentų ar sistemų, tampa sunkiau juos sujungti ar analizuoti. Nacionalinis visuomenės sveikatos centras yra puikus pavyzdys, kas nutinka, kai daugybė skirtingų departamentų ar organizacijų rankiniu būdu apdoroja duomenis ir nėra vieningos sistemos tarp skirtingų ministerijų.
Finansinė skaitmenizacija idealiu atveju turėtų atrodyti kaip nenutrūkstamas informacijos kelias tarp departamentų ir finansų skyriaus, leidžiantis iždo ir finansų profesionalams realiu laiku stebėti situaciją įmonėje ir į ją greitai bei lanksčiai reaguoti. Vis dėlto, tenka stebėti, kad skaitmenizacija suprantama paviršutiniškai ir dėl to kompanijos susiduria su įvairiais iššūkiais.
Įgalinti aukščiausios grandies darbuotojus
Siekiant padėti įmonėms sujungti visus procesus į vieną grandinę pasaulyje kuriamos funkcionalesnės ir efektyvesnės sistemos, kurios gali būti plačiai taikomos įvairiose verslo srityse. Senosios apskaitos sistemos buvo sukurtos daugiausia orientuojantis į apskaitos sistemos funkcionalumą ir buhalterijos tvarkymą, dažnai neatkreipiant dėmesio į įmonių veiklos bei departamentų integracijos galimybes arba efektyvų verslo procesų valdymą. Naujos sistemos suteikia didesnių galimybių, kurių didžioji dalis Lietuvoje dar nėra išnaudojamos.
Minėtos sistemos gali padėti daug efektyviau valdyti iždo, finansų ir verslo procesus, nes automatizuojama dalis tokių procesų, kurie palengvina biudžetavimą, finansinių bei verslo KPI rezultatų sekimą ir pan. Tai gali padėti pridėtinę vertę kuriantiems aukštesnės grandies darbuotojams, tokiems kaip finansų vadovai, verslo valdymo specialistai, koncentruotis į problemų / iššūkių sprendimą, užuot skiriant dėmesį duomenų neatitikimų ar klaidų paieškoms, ir tokiu būdu dirbti efektyviau, panaudoti savo potencialą. Dėl duomenų trūkumo ar jų nepasiekiamumo laiku tokie specialistai laiką skiria gilindamiesi į minėtus trūkumus, kaip ir į IT problemas, , užuot išnaudoję savo kompetencijas kompleksinėms problemoms, kurios kuria didžiausią pridėtinę vertę verslui ilgalaikėje perspektyvoje.
Padėtų suvaldyti įvairias rizikas
Pažangesnis duomenų naudojimas, pasitelkiant technologijas finansuose, padėtų suvaldyti operacines rizikas – kuo greičiau duomenys kursuoja ir atsispindi veiklos rezultatuose, tuo greičiau galima pastebėti klaidas, kurių atsiranda dėl neišrašytų ar pasimetusių sąskaitų, nesuvestų pardavimų duomenų, inventoriaus neatitikimų, potencialaus likvidumo trūkumo ir pan.
Taigi pažangesnis duomenų naudojimas savo ruožtu ne tik sutaupytų laiko, per kurį įprastai atkeliauja informacija, bet ir suteiktų galimybę sukurti didesnę finansų rizikos valdymo vertę. Duomenų skaitmenizavimas, jų pasiekiamumas vienu metu iš įvairių skirtingų skyrių atskleidžia, kokia kaita vyksta įmonėje šiuo metu. Tai leidžia konstruktyviai įžvelgti rizikas, kurių kitu atveju nebūtų įmanoma numatyti. Tenka pastebėti, kad klientai, kurie turėtų tuo užsiimti, daug laiko praleidžia „Excel“ ieškodami klaidų ir ne visada suspėja priimti būtinus finansinės rizikos valdymo sprendimus. Pavyzdžiui, valiutų kursai ir kiti dalykai, kurie turi įtakos finansiniams rezultatams, pasiekia finansų departamentą taip vėlai, kad gali būti faktiškai per vėlu bandyti suvaldyti. Ypač vertinant iš šios dienos rinkos situacijos, kuomet turime pandemiją ir nestabilias rinkas, greitis ir kompleksiniai sprendimai yra esminiai faktoriai, kurie gali užtikrinti verslo rizikų optimizavimą.
JAV pavyzdys ir artima ateitis
Lietuvos įmonės šiuo klausimu dar smarkiai atsilieka nuo pažangiausiai išsivysčiusių regionų, tokių kaip Šiaurės Amerika. Tenka pastebėti, kad Lietuvoje ir dalyje kitų Europos šalių iš pradžių priimamas verslo sprendimas vystyti kokį nors produktą, šaką ar paslaugą ir tik tuomet sprendžiama, kaip tai bus įgyvendinta technologiniu lygmeniu, kaip tai atsispindės IT sistemose, kokių iššūkių gali iškilti ir pan. Kitokią patirtį stebime dirbdami su JAV klientais: apie IT pradedama galvoti nuo pat verslo ar jos šakos kūrimo pradžios. Finansų departamentas įtraukiamas į viso proceso įgyvendinimą, siekiant, kad jis efektyviai vyktų ne tik išorėje, bet ir viduje. Taigi IT skyrius daug anksčiau atsižvelgia į finansų vadovo nuomonę, o ne tik tuomet, kai iškyla problemų. To pasekmė, kad įmonės duomenų valdymo sprendimai būna daug pažangesni, efektyvesni ir geriau prižiūrėti.
Žvelgiant į netolimą technologijų ir duomenų panaudojimo finansuose ateitį, tikėtina, kad daug dėmesio tokiems procesams ir automatizavimui skirs didieji IT sprendimų įmonėms tiekėjai, tarkime, „Microsoft“, „Amazon“, kurie orientuojasi ne tiek į fizinių problemų sprendimus, bet ir į siūlomų paslaugų arba funkcionalumų universalumą. Jau pradedama kurti arba jau yra įrankių, kurie padeda sukurti į įmonių vidinius procesus orientuotus IT, finansų ir rizikos valdymo sprendimus. Tokiu būdu duomenys gali judėti ir būti apdoroti efektyviau, o finansų departamentas egzistuoja ne kaip atskira įmonės funkcija, o kaip į verslą integruota priežiūros, analitikos ir rizikos valdymo komanda, galinti realiu laiku stebėti įmonės veiklos efektyvumą, remiantis skaičiais.