Renginius organizuojančios komunikacijos agentūros „Idea prima“ projektų vadovas Kristijonas Legenis pabrėžė, kad tarp svarbiausių globalių tendencijų, lemiančių renginių planavimo prioritetus 2024-aisiais – ne tik didesnis dėmesys renginio atsiperkamumui, bet ir emociniam grįžtamajam ryšiui. Kaip tinkamai apčiuopti ir užtikrinti reikiamą ryšį?
48 proc. respondentų nuomone, šiemet daugiau dėmesio jie skirs renginių sąnaudų taupymo priemonėms, 37 proc. – įvairovei, lygybei ir įtraukčiai, rodo renginių ir svetingumo technologijų tiekėjos „Cvent“ praėjusiais metais Šiaurės Amerikoje organizuotos apklausos duomenys.
„Kalbėti įvairovės, lygybės ir įtraukties temomis kartais gali būti sunku, nes žmonės bijo kažko ne taip paklausti. Mūsų įmonei padeda tai, kad turime padalinių užsienyje, kur šios temos yra labiau pažengusios į priekį nei Lietuvoje, tad turime iš ko mokytis. Galime pasidžiaugti, kad įvairovę, lygybę ir įtrauktį esame įtraukę į savo renginius dar prieš joms tampant tendencija. Šioms temoms skiriame dėmesio bent kartą per ketvirtį“, – diskusijoje „Renginių trend’ai: mada vs. vertė“ kalbėjo „Vinted“ kultūros ir DE&I vadovė Karolina Kontrimienė.
Pasak jos, itin svarbu išlaikyti vientisumą tarp to, kas yra daroma ir sakoma: nepakanka per tarptautinę lygybės šventę – „Pride“ mėnesį – valgyti keksiukus, jei darbuotojai organizacijos viduje jaučiasi blogai. Pašnekovei pritaria „Kilo Health“ kultūros ir renginių komandos vadovė Kristina Soltonaitė – darbuotojų lūkesčiai ir poreikiai daro didelę įtaką vidiniams įmonės renginiams, nes tik dėl jų šie renginiai ir yra organizuojami.
„Organizuojame apie 38 vidinius renginius per metus. Kaip įmonė, labai greitai augome, visur dalyvavome, norėjome daug garso, šviesos ir panašiai. Tačiau jau pasiekėme piką, darbuotojų nebedomina dideli renginiai, atsirado savotiškas nuovargis, motyvacijos stoka. Nuo metų pradžios inicijavome socialinius klubus pagal pomėgius. Turime melomanų, tapytojų ir kitus klubus, įtraukėme juos į renginius ir pamatėme, kad tai pasiteisina – žmonės nori turėti galimybę rinktis, taip pat patys kažką daryti“, – sako K. Soltonaitė.
Tvarumo svarba renginiuose auga
Augant dalyvių lūkesčiams, renginių organizatoriams taip pat kyla spaudimas ieškoti netradicinių vietų bei sprendimų – analogiškos „Cvent“ apklausos, organizuotos 2023 m. rugsėjį Europoje, duomenimis, 48 proc. renginių organizatorių šiemet dairysis unikalių vietų savo renginiams.
„Stengiamės išnaudoti visas galimybes, iki kol reikės rinktis areną. Anksčiau ieškodavome vietų, kurios susijusios su renginio tema: esame darę renginį ir autobusų parke, ir smėlio arenoje. Šiuo momentu ieškome vietų, kur tilptumėme. Kiekvieną kartą turime lūkestį iš darbuotojų, kad bus geriau, nei prieš tai. Mūsų darbuotojams svarbu, kad konceptas būtų visapusiškai įtraukiantis ir išpildytas – tema, aprangos kodas, scenarijus, pritaikytos veiklos pagal darbuotojų poreikius ir panašiai“, – savo patirtimi dalijosi „Tesonet“ ir „Nord Security“ renginių komandos vadovė Monika Drungilaitė.
Tvarumas renginiuose taip pat vis labiau įsitvirtina – 31 proc. respondentų nuomone, šis faktorius taip pat formuos renginių planavimo prioritetus šiemet. Pasak K. Kontrimienės, renginių srityje pasitaiko ir žaliojo smegenų plovimo (angl. greenwashing).
„Galima sakyti, kad štai renginyje nenaudojami vienkartiniai puodeliai, bet atėję matome didelę sceną su daugybe generatorių, atlikėją iš Berlyno, kurį reikėjo skraidinti pirmyn ir atgal – tai tikrai nėra tvaru. Visi (renginių organizatoriai – aut. past.) esame panašioje situacijoje, ieškome sprendimų, tačiau kartais atrodo, kad pati rinka neturi ką pasiūlyti. Pavyzdžiui, darbuotojai klausia, kodėl negalime turėti populiarių apyrankių, kurios šokant gamina elektrą, tačiau tam reikia specialios įrangos. Tvarumas yra ne tik, kad suvartosime ar pakenksime mažiau, bet ir ką duosime kitiems – bendruomenei. Dėl šios priežasties jau kurį laiką darbuotojams skiriame papildomų laisvų dienų, skirtų savanorystei“, – teigia „Vinted“ kultūros ir DE&I vadovė.
Vienas iš tvarumo aspektų renginiuose yra ir maisto švaistymas – renginių organizatoriai taip pat ieško būdų, kaip su tuo kovoti ir skatinti atsakingą vartojimą.
„Renginių metu siekiant sąmoningo vartojimo įsivedėme skenavimo įrankį – susirinkome duomenis, kiek vidutiniškai renginio dalyvis suvartoja gėrimų ir maisto. Tai padėjo sumažinti užsakomo maisto kiekius ir išvengti perviršio – tai ne tik ekonomiška, bet ir tvaru“, – pabrėžia M. Drungilaitė.
Duoklė technologijoms ir paprastumui
Nors renginių organizatoriai vieningai sutaria, kad augančios investicijos į dirbtinio intelekto (DI) technologijas taip pat atveria galimybes ir naujiems sprendimams, kurie taikomi ne tik renginių, bet ir jų planavimo metu, vis dėlto tai nėra panacėja.
„Renginio organizavimo metu yra procesų, tokių kaip registracijos ir informacijos siuntimas, komunikacija dalyviams, kuriuos būtų galima paefektyvinti technologijų pagalba. Pavyzdžiui, registruojant darbuotojus siunčiama daug formų, tad ieškome ir domimės, kaip tai būtų galima padaryti efektyviau. Tačiau DI tikrai nepakeis žmogaus“, – sako K. Kontrimienė.
Dėl šios priežasties atsigręžimas į paprastumą taip pat tampa savotiška tendencija. Kaip diskusijos metu pastebėjo K. Legenis, nebūtina kiekvieno renginio vainikuoti lazerių šou.
„Renginių tema visada kelia klausimų, tačiau vis tiek tenka atsigręžti į žmones ir esamą situaciją. Neseniai turėjome patį paprasčiausią renginį, kurį darbuotojai, ko gero, labiausiai įvertino – Kalėdų turgelį. Turėjome karuselę, Kalėdų senelio fotosienelę, vaišinome cukraus vata ir panašiai. Norėjome, kad biure vyrautų kalėdiniai kvapai ir žmonės prisimintų vaikystę. Kartais vasarą kviečiame darbuotojus susirinkti palydėti saulės. Ir žmonės susirenka. Tai padeda atsikratyti vidinės konkurencijos, nes tokie renginiai yra vieta, kai nešneki apie darbą ir tiesiog būni kartu“, – pabrėžia „Kilo Health“ kultūros ir renginių komandos vadovė K. Soltonaitė.
Viena iš pagrindinių Komunikacijos industrijos asociacijos veiklos sričių yra kartu su asociacijos nariais inicijuoti diskusijas įvairiomis komunikacijos lauko temomis. Komunikacijos agentūra „Idea prima“ yra asociacijos narė nuo pat jos įkūrimo 2009 metais.