Sunaudotų degalų nurašymo dokumentavimas teisės aktuose nereglamentuotas, tačiau jis būtinai turi būti pagrįstas dokumentais, todėl transporto priemones darbo reikalams naudojantis darbuotojas su buhalterija turi atsiskaityti įmonėje nustatyta ir vadovo patvirtinta tvarka bei terminais.
Atsižvelgdama į veiklos pobūdį, kaip dažnai transporto priemonės naudojamos ir kitas sąlygas, įmonė pati nustato, kokiais dokumentais turi būti įforminama kelionė ir degalų sunaudojimas. Tam dažniausiai naudojami autotransporto kelionės lapai.
Atsižvelgdamos į transporto priemonės tipą, konkrečios kelionės tikslą, gabenamo krovinio rūšį, kiekį ir daugelį kitų veiksnių, įmonės gali naudoti jų pačių sudarytus, visus kelionės pobūdį ir degalų sunaudojimo pagrįstumą leidžiančius nustatyti rekvizitus turinčius kelionės lapus. Turėtų būti pildomas atskiras kiekvienos transporto priemonės kelionės lapas.
Pagal autotransporto priemonės rūšį gali būti naudojami tokie kelionės lapai:
- lengvojo automobilio kelionės lapas;
- sunkvežimio (krovininio automobilio) kelionės lapas;
- ne bendrojo naudojimo autobuso kelionės lapas;
- specialiosios mašinos kelionės lapas ir pan.
Kaip jau minėta, sunaudotų degalų apskaitos tvarkymas ir tai, kokiais dokumentais turi būti patvirtinta, kiek ir kokių degalų sunaudota, joks teisės aktas nereglamentuoja.
Tik LR pelno mokesčio įstatymo 17 straipsnio komentare galima rasti mokesčių administratoriaus patarimus šiuo klausimu. Kad buhalteris kuo mažiau užtruktų apskaitydamas degalų sunaudojimą, rekomenduojame buhalterinę ir mokestinę sunaudotų degalų apskaitą suvienodinti, tai yra buhalterinėje apskaitoje registruoti degalų sunaudojimą tais pirminiais dokumentais, kuriais remiantis degalų sąnaudas būtų galima priskirti leidžiamiems atskaitymams apskaičiuojant pelno mokestį.
Tai reiškia, kad turi būti vienas pirminis apskaitos dokumentas, kuriuo vadovaujantis sunaudoti degalai bus registruojami buhalterinėje apskaitoje ir kuris tiks apskaičiuojant apmokestinamąjį pelną. Toks dokumentas galėtų būti kelionės lapas, atitinkantis buhalterinės ir mokestinės apskaitos reikalavimus.
Kaip turi atrodyti pirminis apskaitos dokumentas, skirtas sunaudotiems degalams nurašyti, nenustatyta.
Atsižvelgdama į veiklos pobūdį, važiavimo dažnumą ir kitas darbo sąlygas, įmonė pati nusistato, kokiais dokumentais turi būti įforminama kelionė ir degalų bei kitų medžiagų sunaudojimas. Tačiau reikia nepamiršti LR buhalterinės apskaitos 2001 11 06 įstatymo Nr. IX-574 13 straipsnio reikalavimų, kokie turi būti apskaitos dokumentų rekvizitai.
Bendrieji privalomieji apskaitos dokumentų rekvizitai:
1) apskaitos dokumento pavadinimas;
2) ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas, kodas;
3) apskaitos dokumento data;
4) ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio turinys;
5) ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška. Jeigu ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas nurodomas kiekybine išraiška, turi būti nurodyti matavimo vienetai;
6) asmens (-ų), kuris (-ie) turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas (-ai) arba pirmoji (-osios) vardo (-ų) raidė (-ės), pavardė (-ės), parašas (-ai) ir pareigos.
Pirminius apskaitos dokumentus patartina surašyti tokiu dažnumu, kad galima būtų spręsti apie padarytų išlaidų pagrįstumą.
Pagal mokesčių inspekcijos rekomendacijas įmonėms automobilių naudojimą ir kuro nurašymą reikia forminti kelionės lapais, kur reikia įrašyti konkrečius nuvažiuotus maršrutus, įrašyti nuvažiuotų kilometrų skaičių ir sunaudoto kuro kiekį, tikrinant, ar neviršytos įmonėje nustatytos kuro sunaudojimo normos. Jeigu faktiškai sunaudotas degalų kiekis viršija įmonės vadovo patvirtintą normą, normatyvus viršijančios išlaidos priskiriamos neleidžiamiems atskaitymams.
Išleidžiant darbuotoją į kelionę, kelionės lapai turėtų būti surašomi įmonės garaže ar ūkio reikalų skyriuje. Nedidelėse įmonėse jie gali būti surašomi tiesiog buhalterijoje ar kitame įmonės padalinyje.
Lape nurodoma: nuvažiuoto atstumo skaitiklio (spidometro) rodmenys, degalų kiekis bake, dienos (arba kelionės) užduotis (važiavimo tikslas, maršrutas). Automobiliui grįžus į įmonę, fiksuojamas nuvažiuotas atstumas (pagal skaitiklio (spidometro) rodmenis), degalų sunaudojimas ir likę nesunaudoti degalai. Kelionės lapai turi būti tvirtinami įmonės vadovo arba jo paskirtų atsakingų asmenų parašais.
Toliau pateikiame kelionės lapo rekomendacinių rekvizitų sąrašą.
Lengvojo automobilio kelionės lapo rekomendaciniai rekvizitai:
1) įmonės pavadinimas, kodas ir adresas;
2) dokumento pavadinimas („Lengvojo automobilio kelionės lapas“);
3) kelionės lapo numeris ir laikotarpis, kuriam jis išrašomas;
4) automobilio markė ir valstybinis numeris;
5) vairuotojo vardas ir pavardė;
6) asmens, įmonės vadovo įgalioto išrašyti kelionės lapus ir kontroliuoti vairuotojų darbą (jeigu toks asmuo įmonėje yra paskirtas), pareigos, vardas, pavardė, parašas, kelionės lapo išrašymo data;
7) išvykimo nustatytu maršrutu data;
8) nuvažiuoto atstumo skaitiklio (spidometro) rodmenys kelionės pradžioje (kilometrais), šiuos duomenis patikrinusio asmens parašas;
9) automobilio bake rastas degalų kiekis kelionės pradžioje;
10) automobilio išvykimo, paskyrimo vieta ir važiavimo tikslas;
11) nuvažiuoto atstumo skaitiklio (spidometro) rodmenys kelionės pabaigoje (kilometrais), šiuos duomenis patikrinusio asmens parašas (gali būti nurodomi ir jo vardas, pavardė bei pareigos);
12) automobilio bake rastas degalų kiekis kelionės arba laikotarpio pabaigoje, šiuos duomenis patikrinusio asmens parašas (gali būti nurodomi ir jo vardas, pavardė bei pareigos);
12) per ataskaitinį laikotarpį, kuriam išrašytas kelionės lapas, nuvažiuotas atstumas (kilometrais);
13) per laikotarpį piltų degalų kiekis (litrais);
14) faktinis degalų sunaudojimas per laikotarpį (litrais);
15) degalų sunaudojimas taikant įmonės vadovo patvirtintas normas pagal faktiškai nuvažiuotą atstumą, degalų pereikvojimas arba sutaupymas natūrine ir vertine išraiška (kiekis – litrais, vertė – litais). Šie duomenys apskaičiuojami ir įrašomi buhalterijoje.
Rekomenduojama vieną kelionės lapą išrašyti ne trumpesniam kaip savaitės ir ne ilgesniam kaip mėnesio laikotarpiui.
Kai kartu su lengvojo automobilio kelionės lapu pildomas ir įsigytų degalų priėmimo aktas, jame turėtų būti nurodoma:
1) įmonės pavadinimas, kodas ir adresas;
2) akto surašymo data ir numeris;
3) automobilio markė ir valstybinis numeris;
4) degalų įsigijimo datos (nurodomos iš degalų įsigijimą patvirtinančių dokumentų);
5) degalų įsigijimo dokumentų rekvizitai;
6) įsigytų degalų matavimo vienetas;
7) įsigytų degalų kiekis;
8) degalų vieneto pirkimo kaina;
9) bendra įsigytų degalų vertė;
10) įsigytų degalų kiekių ir verčių sumos;
11) vairuotojo, kaip materialiai atsakingo už įsigytus degalus asmens, vardas, pavardė, parašas;
12) buhalterijos darbuotojo, atsakingo už degalų apskaitą, vardas, pavardė, parašas.
Kartu su lengvojo automobilio kelionės lapu gali būti pildomas ir sunaudotų degalų nurašymo aktas, arba degalai nurašomi pagal kelionės lapus, kurie atstoja ir degalų nurašymo aktą.
Kelionės lapuose klaidingai įrašytas tekstas arba skaičiai taisomi perbraukiant neteisingą įrašą taip, kad jį būtų galima įskaityti, ir įrašant teisingus duomenis. Nurodoma taisymo data, pataisas pasirašo kelionės lapą surašę ir pasirašę asmenys.
Šią savaitę savaitraštyje „Buhalterija“ Nr. 37 (98) skaitykite:
Mokesčių labirintuose (p. 1-4-5)
Neleidžiami atskaitymai
2006 m. spalio 2 d. (2006 m. spalio 1 d. – ne darbo diena) – paskutinė diena nustatyti už 2005 metus mokėtiną pelno mokesčio sumą.
Norėdami teisingai apskaičiuoti mokėtiną į biudžetą pelno mokesčio sumą, mokesčių mokėtojai visų pirma privalo teisingai užpildyti pelno mokesčio deklaraciją. Vienos iš privalomųjų pelno mokesčio deklaracijos eilučių yra tos eilutės, kuriose pateikiamos neleidžiamų atskaitymų sumos.
Straipsnyje aptarsime dažniausiai pasitaikančius neleidžiamų atskaitymų atvejus (t. y. tik labai nedidelę jų dalį) ir tai, kaip jie parodomi konkrečiose pelno mokesčio už 2005 metus deklaracijos (FR0475) eilutėse.
Apskaitos organizavimas (p. 1-2-5)
Kaip atkurti prarastą apskaitos dokumentą
Apskaitos dokumento dingimas arba sugadinimas ne itin malonus įvykis. Todėl labai svarbu, kad įmonėje būtų nustatyta tinkama dokumentų saugojimo tvarka ir griežtai jos laikomasi. Įmonės vadovui ir buhalteriui reikia žinoti, ką daryti, jeigu dokumentas prarandamas arba sugadinamas, ir kaip atkurti tokį dokumentą. Savaitės pašnekovas (p. 3)
Įstatymų nesilaikančios įmonės žlugdo sąžiningus verslininkus
„Juodi pinigai“ ir iš jų mokami atlyginimai – neteisėta veikla. Darbuotojas, žinantis, kad dalyvauja tokioje veikloje, taip pat yra pažeidimo bendrininkas.
Mokesčių inspekcija nereikalauja didinti atlyginimų, tačiau įmonėse, kuriose inspekcijos pareigūnai aptiko nelegalius atlyginimus, oficialus atlyginimas pakilo.
Apie tai – pokalbis su Valstybinės mokesčių inspekcijos viršininko pavaduotoju Daiviu Zabulioniu. Nuomonės (P.7)
Buhalterių galimybė studijuoti ir tobulėti priklauso ir nuo darbdavių
Pirmąjį rudens mėnesį mokslus krimsti pradeda ne tik dieninių skyrių studentai, bet ir tie, kurie mokslų siekia neakivaizdiniu būdu ar mokosi vakarais.
Po atostogų gilinti žinias įvairiuose seminaruose, kursuose dažnai pradeda ir jau senokai pamiršę studijų metus specialistai, profesionalai.
Šį kartą buhalterių teiravomės, ar noriai jie kelia savo kvalifikaciją, ar nesunku mokytis po darbo valandų, ar išleidžia į sesijas darbdaviai studijuojančius savo pavaldinius.
Specialistai pataria
Nordia Baublys & Partners specialistų konsultacijos
• Bankroto procedūros inicijavimas nemokiai įmonei
• Vadovo asmeninės atsakomybės ribos
Kito savaitraščio „Buhalterija“ numerio laukite pirmadienį, rugsėjo 25 d.