Kai visos užduotys konkuruoja dėl jūsų dėmesio, gali būti beveik neįmanoma jas visas atlikti. Ir kuo ilgesnis jūsų darbų sąrašas, tuo sunkiau pajudėti iš vietos. Užduočių paralyžius – taip aš vadinu procesą, kai turite daug užduočių, bet nesugebate net pradėti, o laikas eina. Kaip iš tikrųjų visa tai įveikti? Reikia laiko valdymo sistemos ir problemos kaip nebūta!
Dwightas D. Eisenhoweris buvo 34-asis JAV prezidentas, Antrojo pasaulinio karo generolas ir laiko valdymo meistras. Laimėti karą ir valdyti šalį nėra paprasta užduotis. Taigi Eizenhoweris sukūrė galingą būdą suskirstyti prioritetus į savo darbų sąrašą, kad jis galėtų sutelkti dėmesį į tai, kas buvo svarbiausia.
Kas yra Eizenhowerio matrica?
Eisenhower matrica (dar žinoma kaip „skubiai svarbi matrica“) yra paprastas sprendimų priėmimo įrankis, padedantis suskirstyti prioritetus į darbų sąrašą, atsižvelgiant į skubumą ir svarbą.
Matrica yra padalinta į keturis kvadrantus:
1 kvadrantas: svarbus ir skubus
2 kvadrantas: svarbus, bet ne skubus
3 kvadrantas: skubus, bet nesvarbus
4 kvadrantas: nesvarbu, bet nėra skubu
Idėja yra sudaryti visų užduočių, kurias jums reikia atlikti, sąrašą ir suskirstyti jas į kvadrantus.
Svarbu: svarbios užduotys suderintos su jūsų vertybėmis ir padeda pasiekti tikslus. Jie dažnai orientuojasi į ilgalaikę perspektyvą ir gali neturėti greitų rezultatų. Tai leidžia lengvai, per trumpą laiką, jų nepaisyti atliekant skubesnę veiklą.
Skubu: skubios užduotys yra jautrios laiko atžvilgiu ir reikalauja neatidėliotino dėmesio. Kartais svarbias užduotis atidedame pakankamai ilgai, kad jos taptų skubios – sukeldamos stresą ir nerimą, nes skubame jas atlikti laiku.
Viena iš didžiausių produktyvumo problemų, į kurią patenkame, yra per didelis susitelkimas į neatidėliotinas užduotis ir pamiršimas apie svarbias užduotis. Šis darbo ciklas leidžia jums reaguoti, kai jūs nuolat gesinate gaisrus ir reaguojate į „kitą skubų dalyką“.
Atskyrę tai, kas yra skubu, ir tai, kas iš tikrųjų svarbu, galite pradėti aktyviai veikti.
Taigi, kaip tiksliai tai veikia?
Kiekvienas kvadrantas atitinka skirtingą prioriteto lygį. Išsiaiškinę, kurios užduotys ar veikla yra svarbios, neatidėliotinos ar derinant jas abi, galite nuspręsti, kaip jas atlikti.
1 kvadrantas: svarbus ir skubus – veikite iš karto.
Pirmasis kvadrantas yra jūsų „svarbių ir skubių“ darbų sąrašas. Tai yra labai svarbios ir skubios užduotys. Pirmiausia sutelkite dėmesį į šių užduočių atlikimą.
Pasiūlymas: Yra du užduočių tipai, kurie baigiasi šiuo pirmuoju kvadrantu: užduotys, kurių jūs negalėjote numatyti, ir užduotys, kurias atidėjote. Kurdami sąrašą pagalvokite, kurias užduotis palikote paskutinei minutei, ir sudarykite planą, kaip ateityje išvengti jų vilkinimo.
Vienas iš būdų sumažinti būsimą stresą yra numatyti papildomą laiką tvarkaraštyje, kad būtų galima atsiskaityti už nenumatytas užduotis ir suteikti sau rezervą už visus darbus, kurie atsilieka.
2 kvadrantas: svarbus, bet ne skubus – nuspręskite, kada.
Antrasis kvadrantas apima užduotis, kurios yra svarbios, bet nėra skubios. Kitaip tariant, jūs turite tai padaryti kažkada, tačiau nėra griežto ar greito termino.
Šios užduotys padeda pasiekti užsibrėžtus tikslus ir atlikti svarbų darbą, tačiau kadangi jos nėra skubios, jos dažnai apleidžiamos.
Norėdami išvengti vilkinimo, nuspręskite, kada spręsite kiekvieną užduotį. Nustatykite aiškius terminus ir įtraukite šią veiklą į savo tvarkaraštį. (Tiesiog įsitikinkite, kad palikote pakankamai laiko, kad galėtumėte baigti aukštą standartą, naudodamiesi buferiu, jei gali kilti netikėtų reikalavimų.)
3 kvadrantas: skubus, bet nesvarbus – deleguokite.
3 kvadrantas įstringa daugeliui žmonių. Tai yra „skubus, bet nesvarbus“ sąrašas.
Paprastai, tai yra užduotys, kurios trukdo siekti savo tikslų (arba priverčia susikaupti siekiant kitų tikslų). Šiame kvadrante užduotis dažnai užduoda kiti žmonės. Pvz., jūsų bendradarbis gali paprašyti jūsų peržiūrėti jų ataskaitą, kurią reikia pateikti po kelių valandų.
Jei įmanoma, mandagiai atsisakykite arba perduokite šias užduotis. Apsvarstykite galimybę numatyti reguliarų periodą savo tvarkaraštyje, kada išspręstumėte kitų žmonių rūpesčius.
4 kvadrantas: nesvarbu ir neskubu – padarykite tai vėliau arba pašalinkite.
4 kvadrantas apima žemiausio prioriteto elementus. Tai yra „nesvarbios ir neskubios“ užduotys.
Galiausiai viskas, kas paliekama šiame sąraše, yra tik išsiblaškymas, todėl geriausias būdas atlikti šias užduotis yra visiškai pašalinti jas iš savo prioritetų sąrašo arba stumti jas atgal, kad galėtumėte baigti vėliau (idealiu atveju, kai neturite svarbesnių dalykų, kuriuos reikia atlikti).
Kaip dar galite patobulinti savo Eisenhowerio matricą?
1. Spalvokite savo matricos kodą.
Spalvų kodavimas kiekviename kvadrante pagal prioritetų lygį gali padėti greitai identifikuoti, kas yra jūsų sąraše. Galite žymėti savo matricą suasmenintomis spalvomis arba vadovaukitės paprastu šviesoforo metodu:
Raudona: skubios ir svarbios užduotys (atlikite nedelsdami)
Geltona: svarbu, neskubu (nuspręsk kada)
Žalia: Skubi, nesvarbi (deleguojamos)
2. Apsiribokite ne daugiau kaip 10 užduočių.
Per daug sąrašo užduočių gali jus priblokšti ir apsunkinti darbų užbaigimą laiku. Norėdami užkirsti kelią užduoties paralyžiui ir užtikrinti, kad laikysitės grafiko, apribokite kiekvieną kvadrantą ne daugiau kaip 10 užduočių. Čia galime pritaikyti penkių pirštų taisyklę – sutelkti dėmesį tik į 5-ias kiekvienos kategorijos užduotis.
3. Sudarykite atskirus asmeninių ir profesinių užduočių sąrašus.
Kas sako, kad tu negali turėti dviejų Eisenhowerio matricų? Jei jūsų bendras sąrašas yra mylios ilgio (arba jums patinka suskirstyti jūsų prioritetus), apsvarstykite galimybę atskirti asmeninius ir profesinius užduočių sąrašus. Padarykite vieną savo darbo, o kitą asmeninio gyvenimo matricą.
Sukūrę kelis vaizdus galite padėti analizuoti, kaip išnaudojate savo laiką. Norint gauti rezultatą, reikia nepamiršti – kad ir kokie geri metodai būtų, kad veiktų reikia disciplinuotai jų laikytis.
