Iš beveik dešimtmetį darbo keliones darbuotojams rengiančio „Tesonet“ akceleratoriaus išaugusios įmonės – „Nord Security“, „Oxylabs“, „Surfshark“, „CyberCare“ ir „Atlas VPN“ – turėjo viziją suorganizuoti darbostogas ne Lietuvoje, kuriose dalyvautų virš 2400 žmonių iš daugiau nei dvidešimties šalių.
Darbostogų meistrai „OnWorkation powered by AirGuru“, talkinami ilgamečio partnerio – didžiausio kelionių organizatoriaus Baltijos šalyse „Novaturas“, įrodė, kad neįgyvendinamų idėjų nėra ir šį balandį technologijų akceleratoriaus „Tesonet“ startuoliams suorganizavo didžiausias darbostogas Lietuvos turizmo istorijoje. Kelionių organizavimo ekspertai dalijasi išskirtinių patirčių kupinos fiestos organizavimo užkulisiais – mažai kas pagalvotų, kad aštuonių dienų darbostogoms Turkijoje suorganizuoti prireikė daugiau nei pusės metų kruopštaus darbo.
Darbostogos – daugiau nei įprastas kelionės paketas
Įmonės „Nord Security“ personalo vadovė K. Dirvonskienė pabrėžė, jog dabartinėmis aplinkybėmis, daliai žmonių dirbant namuose, kitiems prisijungiant iš užsienio, tampa itin sudėtinga rasti laiko neformaliam bendravimui: „Turime beveik 1500 kolegų ne tik Lietuvoje bet ir dar 26-iose pasaulio šalyse, todėl kai kurie vieni kitus pažįsta tik iš „Slack“ žinučių arba virtualių skambučių. Tačiau mes tikime, kad, pažindami vieni kitus ne tik darbinėje aplinkoje, žmonės lengviau sprendžia ir darbinius klausimus, greičiau susitaria, randa bendrą kalbą. Taip nuslūgsta įtampa ir atsiranda daugiau lengvumo ir tuo pačiu smagumo dirbti kartu.“
Jos nuomone, darbostogos yra užtikrintas būdas ne tik sukurti terpę darbuotojams sužinoti daugiau vieniems apie kitus, pabendrauti, kartu pramogauti, bet ir pakeisti aplinką, atitrūkti nuo darbo rutinos – tai, specialistų teigimu, didina dirbančiųjų motyvaciją, užsidegimą likti komandoje ir norą bendrai pasiekti geresnių rezultatų.
2400 žmonių, 48 autobusai, 12 lėktuvų ar kaip idėją paversti tikrove
Kelionių organizatoriaus „AirGuru“ vadovas Janis Možeiko tvirtino, kad jų kelionė į Turkiją prasidėjo prieš šešis mėnesius,kai su technologijų startuolių atstovais pradėjoderinti smulkiausias laukiančių darbostogų detales: nuo skrydžio bilietų užsakymo, viešbučių apžiūros, grandiozinių koncertų bei pramogų organizavimo iki valgiaraščio suderinimo, darbo vietų įrengimo, greito registracijos proceso užtikrinimo ir net dekoracijų pristatymo iš Lietuvos.
„Nors kelionės logistika buvo, švelniai tariant, sudėtinga – iššūkis privertė į situaciją pažvelgti kūrybiškai. Specialiai į darbostogas pakilo net 12 lėktuvų iš Vilniaus oro uosto bei buvo užsakyti papildomi skrydžiai, skirti pristatyti darbuotojus iš tolimiausių pasaulio kampelių: nuo Los Andželo iki Tokijo“, – logistikos sprendimus aiškino J. Možeiko.
Prie idėjos įgyvendinimo nuo pat pradžių prisijungusi projekto „OnWorkation powered by AirGuru“ vadovė Giedrė Kunigonė atviravo, kad daugelį dalykų pavyko paversti tikrove tik didelio noro ir bendrų komandos pastangų dėka.
„Vienas iš pavyzdžių – Turkijos avialinijas, turėjusias skraidinti darbuotojus iš Berlyno, sugebėjome įtikinti paankstinti suplanuotą išvykimo laiką. Sezonui prasidėjus, rasti neužimtą laiko tarpą Berlyno ir Antalijos oro uostuose – nėra taip jau paprasta. Negana to, mums pavyko susitarti su pasirinkto viešbučio vadovybe, kad viešnagės metu viešbutyje negrotų rusiška muzika ir personalas nevartotų rusų kalbos – tokiu pageidavimu klientas norėjo dar kartą išreikšti paramą Ukrainai“, – keletą sudėtingesnių situacijų paminėjo G. Kunigonė.
Tačiau viena yra nuskraidinti tokią minią žmonių į svečią šalį, o visai kas kita – užtikrinti, kad viskas vyks pagal planą. Anot „AirGuru“ vadovo, su vienu didžiausių iššūkių susidurta viešbutyje: 90 proc. apgyvendinimo įstaigos kambarių buvo užimti darbo kelionės dalyvių, o sklandų registracijos procesą reikėjo užtikrinti net du kartus – iš pradžių viešbutyje keturioms dienoms apsistojo 1200 įmonės darbuotojų, kuriuos vėliau pakeitė kiti 1200.
„Vėliau prisijungę svečiai numerius turėjo gauti iš karto. Taigi, viešbučio personalas turėjo vos per kelias valandas sutvarkyti ir paruošti daugiau nei 800 kambarių. Tai – neįsivaizduojama“, – pridūrė J. Možeiko.
Kartu prie šio turizmo iššūkio dirbusio kelionių organizatoriaus „Novaturas“ pardavimų vadovas Šarūnas Gurskas neslėpė, kad tai buvo vienas išskirtiniausių organizacinių procesų visoje jo darbo praktikoje: „Viešbutyje nuolat dirbo septynių žmonių komanda, siekusi užtikrinti keliautojams kokybišką poilsį ir iškart reaguoti į nenumatytus atvejus. Likusi mūsų dalis rūpinosi organizaciniais klausimais iš Vilniaus ir Kauno. Nuolat komunikavome su Turkijoje esančiais žmonėmis, sprendėme iškilusias problemas, derinome detales. Suorganizuoti darbostogas tokiam skaičiui žmonių – milžiniškas iššūkis, reikalaujantis apgalvoti kiekvieną smulkmeną.“
Š. Gurskas pasakojo, kad ilgiau nei savaitę trukusio renginio metu kelionių organizatoriai turėjo dirbti išvien ir užtikrinti suplanuotų pramogų ir renginių įgyvendinimą, spręsti daugybę nenumatytų situacijų ir įsitikinti, kad sklandžiai vykdomi svečių pervežimai. „Geriau suvokti suorganizuotos kelionės mastą gali padėti skaičiai: nuvežti grupei žmonių iki laivų uosto prireikė net 24 autobusų“, – pažymėjo „Novaturo“ pardavimų vadovas.
Net laisvalaikį svarbu kruopščiai planuoti
Įmonės„Nord Security“ personalo vadovė Karina Dirvonskienė priduria, kad darbostogų metu įprasta darbą derinti su laisvalaikiu, tad pastarąjį taip pat svarbu kruopščiai suplanuoti. Turkijoje darbuotojai kasdien buvo įtraukiami į skirtingas veiklas: „Viena iš kelionės dienų buvo skirta žygiams po Antalijos regioną, kuriame yra ir antikinis miestas, ir nacionalinis parkas. Kita – pasiplaukiojimui laivu Viduržemio jūra su putų šou. Tuo pačiu metu vyko ir tradicinis ketvirčio renginys, skirtas kompanijos tikslų bei rezultatų aptarimui. Jis buvo transliuojamas gyvai kolegoms visame pasaulyje. Po jo laukė staigmena – Justino Jaručio ir „Beissoul & Einius“ koncertai.“
Rytais darbostogų dalyviams buvo vedamos grupinės treniruotės, organizuotas greitojo susipažinimo „Speed friending“ renginys ir įmonėje dirbančių didžėjų muzikos vakaras.
Daugiau nei dešimtmetį kelionių organizavimo srityje dirbantis J. Možeiko sakė, kad sugalvoti pribloškiančią idėją yra viena, tačiau kas kita – surasti būdus jai įgyvendinti: „Mintis apie privatų žymiausių lietuvių atlikėjų koncertą skambėjo pribloškiančiai. Tačiau, pradėję ją svarstyti, dar nežinojome, kad į Turkiją kartu su 48 tonomis lagaminų vešimės ir dvi tonas technikos bei įrangos“.
„Air Guru“ vadovas teigė, kad tam, jog suorganizuotų šias grandiozines darbostogas, nepakako tik kelionių organizatoriaus patirties: įmonė turėjo tapti aukščiausio kalibro renginių organizatore.
„Darbuotojams turėjome surengti penkias išvykas laivais, iš kurių didžiausia – putų šou 650 žmonių. Renginiai, didžėjų kovos, šokiai, protmūšiai, karaoke vakarėliai, žygiai ir dar daugybė kitų dalykų pavertė mūsų darbo patirtį absoliučiai nepamirštama. Žinojau, kad komanda stengiasi viską atlikti tobulai. Ne vidutiniškai, ne gerai, ne taip, kad įtiktų vadovams, ne geriau nei praeitą kartą, o tobulai“, – sakė J. Možeiko.