Grįžtamasis ryšys - tai komunikacija tarp vadovo ir pavaldinio. Dažnai jis suprantamas kaip pagyra ar papeikimas. Tačiau gerokai efektyviau būtų skirstyti grįžtamojo ryšio formas pagal funkcijas: koreguojantis ir užtvirtinantis grįžtamasis ryšys. Šios formos geriau atspindi esminę užduotį: skatinti tokį pavaldinio elgesį, kuris atitiks įmonės, projekto ar srities standartus ir poreikius.
Tikriausiai gali kilti klausimas, kuo užtvirtinantis grįžtamasis ryšys skiriasi nuo pagyrimo. Pagyrimas yra į pavaldinį nukreiptos vadovo teigiamos emocijos ir jo pagrindinė funkcija yra motyvavimas. Tuo tarpu užtvirtinantis grįžtamasis ryšys nurodo, kaip darbuotojas gali naudoti savo pasiekimus tolesniam tobulėjimui.
Nepaisant to, kad grįžtamojo ryšio metodas yra labai populiarus, jį taikantys neretai daro itin dideles klaidas. Pavojingiausia jų – susifokusavimas į praeities įvykius ir elgesį. Išvengti šios klaidos ir padaryti grįžtamąjį ryšį efektyvesnį padės penki pagrindiniai principai:
1. Grįžtamasis ryšys turi būti asmeninis, neviešas. Net jeigu norima pakoreguoti visos komandos elgesį, norimam efektui pasiekti būtina pasikalbėti su kiekvienu komandos nariu atskirai.
2. Grįžtamasis ryšys turi remtis duomenimis, o ne įspūdžiais, būti konkretus ir pagarbus, bei būti orientuotas į tokį elgesį, kurį galima keisti.
3. Grįžtamasis ryšys turi būti teikiamas kiek įmanoma anksčiau, geriausia tą pačią dieną. Bėgant laikui, detalės pasimiršta, vadinasi, bus sunkiau padaryti teisingas išvadas.
4. Būtina kruopščiai apgalvoti rekomendacijas elgesio keitimui. Pasakymas, kad padaryta klaida, savaime neišsprendžia problemos, o tik ją įvardina. Svarbu turėti aiškiai suformuluotą pasiūlymą, kaip ateityje būtų galima išvengti panašių klaidų, koks elgesys tą užtikrintų.
5. Reikėtų stengtis nevartoti veiksmažodžių, prasidedančių „ne“. Šis nesunkus (nors kai kam gali pasirodyti atvirkščiai) metodas priverčia žmogų kalbėti ne apie praeitį, o apie ateitį. Pavyzdžiui, užuot sakę: „Ir vėl neužpildei ataskaitos!“, galite rekomenduoti „Pildyti ataskaitą kiekvienos darbo dienos pabaigoje“.
Taip pat svarbu koreguojančio grįžtamojo ryšio teikimo veiksmų eiliškumas:
1. Jeigu nepageidaujamas elgesys įvyko pirmą kartą, į jį reaguoti reikėtų tik tuo atveju, jei tai yra kritinė klaida, kuri negali pasikartoti. Kitu atveju svarbu suprasti, kad labai dažnai pavaldiniai patys suvokia padarę klaidą ir ją ištaisys be vadovo pagalbos.
2. Jeigu klaida ar tam tikras nepageidaujamas elgesys pasikartojo, reikėtų susitikti su darbuotoju akis į akį ir paprašyti leidimo suteikti jam grįžtamąjį ryšį. Darbuotojo sutikimas padės nuteikti jį konstruktyviam pokalbiui.
3. Paaiškinkite, kokio elgesio tikitės iš darbuotojo ateityje.
4. Nurodykite priežastį, kodėl rekomenduojate būtent tokį elgesį.
5. Gaukite darbuotojo pritarimą jūsų siūlomam sprendimui. Reikia turėti omeny, kad darbuotojas gali nesutikti su jūsų požiūriu. Tokiu atveju reikėtų išklausyti jo nuomonę ir detaliau pagrįsti savo siūlymą.
6. Būtinai padėkokite darbuotojui už skirtą laiką. Žodis „ačiū“ yra išties galingas!
Iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad šios taisyklės labai paprastos, tačiau ne visada lengva jų laikytis. Vadovui, kaip ir bet kuriam kitam žmogui, bendraujant sunku išvengti emocijų. Tačiau nereikėtų nusiminti – juk grįžtamojo ryšio teikimas yra įgūdis, o kiekvieną įgūdį galima išlavinti.