Naujai sukurtu deklaravimo įrankiu verslai gali pasinaudoti prisijungę prie Registrų centro savitarnos. Ekonomikos ir inovacijų ministrės Aušrinės Armonaitės teigimu, įrankis buvo sukurtas pamačius, kiek žingsnių turi atlikti SVV atstovai, norėdami gauti finansinę pagalbą: kaskart įrodyti savo, kaip SVV subjekto, statusą, pateikti deklaracijos formą valstybės pagalbą administruojančioms institucijoms kartu su kitais paraiškų, reikalingų siekiant gauti valstybės finansavimą, dokumentais. Ministerijos atstovai pastebi, kad įdiegus naują įrankį viskas vyks greičiau. Anksčiau įprastos deklaracijos pildymas trukdavo 1–2 valandas, o dabar šis procesas trumpėja iki 5–25 min. Nepamirštas ir tvarumo aspektas – sutaupomas šūsnis įvairiausių popierinių dokumentų.
Kauno prekybos, pramonės ir amatų rūmų tarybos narė Vaida Butkuvienė džiaugiasi šia iniciatyva ir pabrėžia, kad tai gelbės verslus nuo perteklinės dokumentacijos.
„Jei bus galima sujungti reikalingą informaciją, kuri jau yra pateikta Registrų centrui, nereikės rengti dokumentų atskirai kiekvienai institucijai. Valstybinės įstaigos duomenis jau turės“, – pastebi pašnekovė.
Ministerijos atstovai pastebi, kad deklaravimo įrankis yra ne vienintelė priemonė, skirta SVV sektoriaus veiklai palengvinti.
„Šiuo metu taip pat vykdome projektą, kuris leistų patiems smulkiausiesiems verslams, vykdantiems individualią veiklą, lengviau tvarkyti savo finansų apskaitą. Tai taps patogiu įrankiu kiekvieną mėnesį automatiniu būdu apskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį bei privalomojo sveikatos draudimo ir valstybinio socialinio draudimo įmokas. Per paskutinius keletą metų taip pat buvo sukurtos ir įdiegtos įvairios priemonės, padedančios SVV. Viena jų – finansavimo priemonių vedlys, padedantis greičiau rasti tinkamą finansavimą“, – vardija EIMIN atstovai.
Idėja gera, bet išpildymas kelia klausimų
Naudoti popierinius dokumentus šiuolaikiniame pasaulyje, anot V. Butkuvienės, iš tiesų keista, tačiau procesų skaitmenizavimas šalyje vis dar kelia iššūkių. Ypač dažnai problemų kyla įmonėms susiduriant su valstybinėmis institucijomis.
„Dauguma įmonių skaitmenizuoja savo veiklas, efektyvina procesus, siekia mažinti perteklinius kaštus bendraujant su valstybinėmis institucijomis. Deja, dar daug valstybinių institucijų naudoja pasenusius įrankius, kurie yra neefektyvūs ir didina biurokratinę naštą įmonėms. Labai svarbus įdiegtų sistemų palaikymas bei atnaujinimas. Pastebime, kad dažnai iššūkių kyla tada, kai sistemos stringa ir neveikia, o terminai, nustatyti pačios valstybės, nesikeičia. Verslas tampa situacijos įkaitu“, – teigia V. Butkuvienė.
Anot pašnekovės, reikia suprasti, kad įrankiai turi būti patogūs bei pritaikyti ne tik viešajam sektoriui, bet ir išoriniams vartotojams, o pats skaitmenizavimo procesas – nuoseklus.
„Būna, kad įrankiai paleisti jau veikia, bet dar nėra jiems pritaikytos teisinės bazės. Būna ir atvirkščiai: įstatymas jau veikia ir verslas privalo jį vykdyti, o įrankiai dar nesukurti“, – paradoksaliomis situacijomis dalinasi pašnekovė.
Popierizmo vis dar apstu
Lietuvos buhalterių ir auditorių asociacijos (LBAA) atstovė Daiva Čibirienė pasakoja, kad pažangūs buhalteriai jau ilgą laiką siekia visapusiško skaitmenizavimo, tačiau susiduria su biurokratiniais sunkumais ar pačių verslininkų neišmanymu.
„Jei maža įmonė gauna popierines sąskaitas, tai per 3 metus jos dokumentų apimtis būtų apie 3000 lapų. Vidutiniškai 6 segtuvai. Inovatyvios apskaitos šalininkai stengiasi apskaitą tvarkyti skaitmenizuotai, bet yra tokių, kurie net gavę el. formos dokumentus juos spausdina ir kaupia popierines sąskaitas, nors galėtų tiesiog pagalvoti apie savo IT sistemos atnaujinimą ir pritaikymą“, – tvarumo sprendimą įvardija pašnekovė.
Ji taip pat pastebi, kad Lietuvoje vis dar turime dalį verslininkų, kurie niekaip neprisijaukina el. parašo, o gavę skaitmenizuotus dokumentus – vis tiek juos spausdina.
„Pažangus buhalteris gavęs tokią popierinę sąskaitą, ją skaitmenina ir įveda į apskaitą. VMI tikrinimo metu tokia suskaitmeninta sąskaita būtų laikoma netinkamai sudaryta ir neturėtų juridinės galios, jei greta nebus išsaugotas originalas“, – sako D. Čibirienė, pabrėždama, kad dėl to ne tik sudaromas perteklinis darbas, bet ir kyla rizika turėti problemų patikrinimų metu.
Nors Ministerija deklaruoja, kaip nuosekliai skaitmenizuojami procesai, tačiau būtent valstybinėse institucijose, pasak D. Čibirienės, susiduriama su ryškiausiu perteklinių popierinių dokumentų prašymu.
„Labai dažnai seniūnijos, savivaldybės, notarai bei teismai sunkiai draugauja su el. dokumentais. Daug dokumentų, kurie keliauja per šiuos asmenis, yra popierinės formos. Pavyzdžiui, statybų darbų atlikimo aktai, apmokėjimo kvitai, įgaliojimai, sąskaitos, sutartys ir kt. Gana dažnai galimybė tokius dokumentus susitvarkyti elektroninių būdu apskritai nesudaroma“, – atskleidžia LBAA atstovė.
Pradėti verslą stabdo biurokratijos baimė
Lietuva pagal DESI indeksą, kuris parodo skaitmeninės ekonomikos ir visuomenės pažangos lygį, užima 14 vietą iš 28 Europos Sąjungos narių. Ispanija praėjusiais metais reitinge užėmė 6 vietą, tačiau net 77 procentai verslininkų nurodė, kad būtent biurokratinės procedūros stabdo juos nuo verslo plėtros. „El Confidencial“ portalo duomenimis, SVV sektorius susiduria su pertekline dokumentacija, procesai užtrunka ilgai ir kainuoja brangiai nors ir yra pilnai skaitmenizuoti.
„Jokio poreikio saugoti popierinių dokumentų Ispanijoje nėra, visgi mes įpratę dirbti tiek su skaitmenizuotais, tiek su popieriniais įrankiais. Dažniausiai deriname juos tarpusavyje. Vyriausybė labai skatina skaitmenizacijos procesus, todėl mums užtenka saugoti tik elektronines dokumentų versijas“, – patirtimi dalinasi verslo konsultantas Alejandro Pestana.