Prisiminkime: kas yra el. parašas ir kokia iš jo nauda organizacijoms?
Elektroninis tapatybės patvirtinimas yra skaitmeninis sprendimas įrodyti piliečio ar organizacijos tapatybės tikrumą. Jis gali būti skirtas ir norint naudotis vyriausybės institucijų, bankų ar kitų įmonių teikiamomis privilegijomis ar paslaugomis, mokėjimams mobiliuoju būdu ir kt.
Jei turite prieigą prie svarbių įmonės dokumentų, saugumas ir tapatybės tikrumas yra kertiniai aspektai norint tais dokumentais vienaip ar kitaip disponuoti. Elektroniniu parašu galite pasirašyti dokumentus ir patvirtinti savo tapatybę įvairiose elektronines paslaugas teikiančiose svetainėse. Kvalifikuotas elektroninis parašas turi tokią pačią teisinę galią, kaip ir ranka rašytas, ir jis pripažįstamas visose ES šalyse narėse.
Popieriumi nuklota studentų kasdienybė
Pripažinkime, švietimo sektorius yra vienas didžiausių popieriaus naudotojų – pradedant knygomis ir vadovėliais, baigiant sutartimis su universitetais, konspektais ir kt. makulatūra. Dažni studentai, dėstytojai ir administracijos darbuotojai kasdien ne tik varto, bet ir spausdina kelias dešimtis ar šimtus popieriaus puslapių, taip prisidėdami ir prie pasaulinės popieriaus pramonės, ir prie miškų kirtimo.
Tačiau popieriaus sunaudojimą galima sumažinti – konspektuoti studentams vis patogiau tampa kompiuteryje, planšetėje, telefone ar kitame išmaniajame įrenginyje. Knygas ir vadovėlius dažnas taip pat įsigyja ir dalinasi elektronine forma – taip sutaupomi ne tik pinigai, bet ir vieta ir taip sočiai primaitintoje studento kuprinėje.
O ką daryti su kasmet lentynose nugulančiomis studentų stojimo sutartimis, kurių ruošimas, tvarkymas ir pasirašymas sugaišta tiek visų laiko ir kantrybės?
Sutartys su universitetu: ar yra paprastesnis kelias?
Kasmet į studijas kreipiasi tūkstančiai naujų studentų – paprastai dar vasaros pabaigoje jie turi vykti į universitetą pasirašyti stojimo dokumentų. Neretai tai pareikalauja ne vienos būsimo studento valandos kelyje autobusu, galbūt ir nakvynės mieste, kuriame planuoja studijuoti. Universitetams tai dažnai kainuoja ne vieną papildomą darbo valandą, darbo jėgą, popieriaus lapus, atskirai tam dedikuotą lokaciją, organizacinių pastangų – kiek užtrunka vien tik darbas su paraiškos dokumentais. Maža to, į sutarties pasirašymo procesą būna įtraukiamas ir dekanas, kuriam tenka ilgai ir nuobodžiai dėlioti parašus ant sutarčių ranka.
„Dokobit“ įgalina universiteto darbuotojus dokumentų nepasirašinėti ranka – fizinį parašą sparčiai keičia elektroninis. Tai reiškia, kad dokumento nereikia spausdinti ir tai palengvina procesą, kai sutartis turi pasirašyti kelios šalys. „Dokobit“ platformoje taip pat galite patvirtinti pasirašyto dokumento autentiškumą, t. y., patvirtinti, kad parašas yra autentiškas ir po pasirašymo dokumentas nebuvo pakeistas. „El. sprendimai padeda iš naujo apibrėžti besimokančiojo naudotojo patirtį. Dokumentų pasirašymo el. parašu galimybė yra būtina siekiant padidinti visų veiklos procesų efektyvumą ir produktyvumą“, – teigia „Dokobit“ pardavimų komandos Lietuvoje vadovas Domantas Puslys.
Lietuvos sveikatos mokslų universitetas (LSMU) sutartis su studentais pasirašo nuotoliniu būdu
Kaip žinia, Lietuvos sveikatos mokslų universitetas yra didžiausia sveikatos specialistų rengimo įstaiga Lietuvoje ir vienas didžiausių universitetų Baltijos šalių regione. „LSMU klientai yra studentai, todėl pagrindinis organizacijos iššūkis – nesibaigiančios šūsnys popierinių sutarčių su jais. Idant pasirašytų sutartį, prieš tai studentas turėdavo atvykti iš miesto ar miestelio, esančio kitame šalies gale“, – patirtimi dalinasi prof. Kęstutis Petrikonis, LSMU Prorektorius studijoms.
Ne paslaptis, kad iki tol studentai sugaišdavo ne tik ne vieną dieną, bet kelionė juos nuskriausdavo ir finansiškai. Todėl kryptingas organizacijos žingsnis buvo inovatyvių, laiką taupančių el. sprendimų įsidiegimas. Dabar LSMU naudoja „Dokobit“ iškilus poreikiui nuotoliniu būdu pasirašyti dokumentus su trečiosiomis šalimis – su fiziniais asmenimis (pvz., studentais) ir organizacijomis, kadangi šis sprendimas turi galimybę palaikyti skirtingas eID priemones (asmens tapatybės kortelė, „Smart-ID“, mobilusis parašas) – taip dokumentus pasirašyti gali platesnis klientų spektras.
Pradėjus naudoti „Dokobit“, LSMU procesai pagreitėjo, sutartys su klientais pasirašomos nuotoliniu būdu. Tai labai paspartina patį sutarčių pasirašymo procesą, nes studentams nereikia fiziškai vykti į universitetą – pasirašyti jie gali būdami bet kokioje jiems patogioje vietoje. Sutaupomas ne tik studentų, bet ir universiteto darbuotojų laikas. „Dokobit“ taip pat praverčia inicijuojant sutarties pasirašymą su kitoms įstaigoms bei fiziniais asmenims – tai labai patogu tiek universitetui, tiek trečiosioms šalims, nes sutrumpėja sutarčių pasirašymo laikas (ypač su organizacijomis, esančiomis kituose miestuose). Abiejų pusių sutarties pasirašymas naudojant „Dokobit“ vyksta labai operatyviai – t. y., vos per kelias minutes. Organizacija pastebi, kad dokumentus galima pasirašyti įvairiomis el. parašo priemonėmis – pvz., patrauklia bei patogia „Smart-ID“ programėle.
Vaikystėje matytas filmas „Atgal į ateitį“ mums pranašavo, kad dar 2015 metais keliausime skraidančiais automobiliais. Bet kas galėjo pagalvoti, kad ateitis mums žada visai kitokius siurprizus – pavyzdžiui, jog viską galėsime atlikti savo mobiliuoju įrenginiu ar kompiuteriu. Pasak „Dokobit” pardavimų komandos Lietuvoje vadovo Domanto Puslio, neretam šis neišsemiamas elektroninių galimybių lobynas vis dar atrodo kaip ateities idėja. Tačiau realybė yra ta, kad jau daugelyje pasaulio šalių el. pasirašymą naudoja galybė gyventojų. Vien dėl to, kad galėtų mėgautis būtent tokiu saugiu ir paprastu skaitmeniniu gyvenimu, kuris ateitį paverčia dabartimi. Smagu pripažinti, kad dokumentų pasirašymas el. parašu ir švietimo sektoriuje po truputį įgauna pagreitį.