Darbas tapo efektyvesnis
LEAN projekto metu 11-oje institucijų buvo įgyvendinta daugiau nei keliasdešimt skaitmenizacijos iniciatyvų bei įdiegta daugiau nei pusketvirto šimto patobulinimų.
Vienos iš projekto dalyvių, Ekonomikos ir inovacijų ministerijos (EIMIN) kanclerė Iveta Paludnevičiūtė pasakoja, kad LEAN neabejotinai prisidėjo prie efektyvesnio veiklos organizavimo institucijoje, o didžiausias proveržis buvo pasiektas efektyvinant teisėkūros procesą.
„Pagrindinė mus kamavusi problema – netikslus teisėkūros proceso planavimas, vertinant laiką. Rengdami teisės aktus, dažnu atveju užtrukdavome ilgiau, nei būdavo planuota. Tuomet tekdavo ieškoti priežasčių, kodėl stringame, užsitęsdavo parengimas ir t. t. Paprastai kalbant, darbas ne visada buvo efektyvus ir kartais stokojo aiškumo, kada bus pasiektas rezultatas. Dėl to nutarėme organizacijos viduje atlikti stebėseną, kiek realiai užtrunka procesas ir tuo pačiu nusistatyti realius terminus“, – teigia I. Paludnevičiūtė.
Šiam tikslui įgyvendinti ministerija pasitelkė Vertės srauto žemėlapio (VSM) LEAN metodą, kuris leido identifikuoti žingsnius, kurie nekuria pridėtinės vertės ir yra nereikalingi.
„Teisėkūros procesų efektyvinimą pradėjome praėjusių metų vasaros pabaigoje. Apie pusę metų vyko intensyvus darbas ministerijos viduje: iš skirtingų padalinių buvo suburta komanda, kuri diskusijų metu, generuodama idėjas ieškojo geriausio sprendimo. Taip pat buvo nustatyti nauji, gerokai trumpesni ir visiems aiškūs terminai. Galiausiai buvo parengtas norimas rezultatas, apibrėžtas ir visai ministerijai išsamiai pristatytas naujasis procesas“, – pasakoja EIMIN kanclerė.
I. Paludnevičiūtė džiaugiasi pasiektu rezultatu – nuo šiol dėl efektyvesnio teisėkūros proceso tiek ministerijai, tiek Vyriausybei yra lengviau planuoti savo įsipareigojimus, dienotvarkę, apie pokyčius informuoti socialinius partnerius ir visuomenę.
„Teisėkūrinių pokyčių metu visuomenei labai svarbu žinoti, kada teisinis reguliavimas gali keistis, sekti datas, būti pasiruošusiems, dalyvauti diskusijose, teikti savo nuomonę. Dabar mes aiškiai žinome, kaip teisės aktas juda ministerijos viduje, kada jis keliauja į vyriausybę, o kada patenka į Seimą. Negano to, atsirado ir reguliariai stebimas teisėkūros planas – vidinis ministerijos dokumentas, kuriame prioritetizuojame teisės aktus, jų rengimą ir tai padeda matyti visą ministerijos darbo krūvį, užimtumą ir planuoti ateities darbus“, – aiškina pašnekovė.
Ji priduria, kad metų pabaigoje EIMIN žada peržiūrėti teisėkūros procesą, mat viso procesinio valdymo esmė yra nuolatinis stebėjimas ir tobulinimas.
„Procesų stebėsena yra labai reikalinga veiklos efektyvinimui. Kol kas viskas veikia gana gerai, todėl turime ir toliau laikytis žaidimo taisyklių, kurias patys ir sukūrėme“, – sako I. Paludnevičiūtė.
Sumažėjo biurokratizmo
Viešųjų pirkimų proceso efektyvinimui LEAN VSM metodu pasinaudojo ir Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija (VRM). Kaip pasakoja šios įstaigos kanclerė Jovita Petkuvienė, mintis imtis permainų viešuosiuose pirkimuose kilo pastebint labai daug perteklinių veiksmų.
„Pavyzdžiui, atkeliauja pirkimo paraiška įsigyti kanceliarinių prekių už 12 eurų. Tačiau tam, kad pirkimas įvyktų, paraiška turi „praeiti“ 9 žmones ir galiausiai būti patvirtinta mano parašu. Tai buvo akivaizdus žmogiškųjų resursų švaistymas, todėl pagal tai, kiek mums leidžia įstatymas, nusprendėme supaprastinti procesą. Subūrėme komandą ir pradėjome darbą – identifikavome veiksmus, kurie nekuria pridėtinės vertės ir kuriuos būtina eliminuoti, jei norime, kad viešųjų pirkimų procesas būtų efektyvesnis“, – pasakoja J. Petkuvienė.
Maždaug per pusmetį ministerijai pavyko perorganizuoti viešųjų pirkimų procesą, paliekant tik tuos veiksmus, kurie yra išties būtini ir proporcingi konkretaus pirkimo vertei. VRM kanclerės teigimu, dėl to kelis kartus sutrumpėjo paprastų pirkimų, kuriems nereikia sudėtingų procedūrų, procesas, pasikeitė darbuotojų požiūris į darbo organizavimą, atsirado daugiau pasitikėjimo.
„Nuo šiol sprendimai priimami gerokai žemesniu lygmeniu – nebereikia eiti per visą hierarchiją ir sulaukti aukščiausio vadovo patvirtinimo, kad galima būtų įsigyti, pavyzdžiui, skaičiuotuvą. Dabar sprendimus ir atsakomybę už tokius pirkimus prisiima žemesnio lygio vadovai“, – sako pašnekovė.
Pasak jos, sumažėjęs perteklinis biurokratizmas VRM teigiamai paveiks ir plačiąją visuomenę. „Kai vidiniai procesai vyksta greičiau, mes kokybiškiau ir greičiau galime teikti paslaugas visuomenei, atsakyti į užklausas ir t.t.“, – teigia J. Petkuvienė.
Skirtingą praktiką pakeitė gerosios praktikos sklaida
2019 m. po reorganizacijos pradėjusi veiklą Vyriausybės atstovų įstaiga (VAĮ) taip pat prisijungė prie tais pačiais metais startavusio LEAN projekto, kuris, kaip pasakoja VAĮ vadovė Daiva Kerekeš, paskatino ieškoti efektyvesnių gerosios praktikos sklaidos būdų, kad įstaigos viduje būtų išvengta skirtingų praktikų.
„Nors visų Vyriausybės atstovų funkcijos tos pačios ir savivaldybių administracinė priežiūra iš esmės turėtų būti vykdoma vienodai, tačiau dėl skirtingo įstatymų nuostatų aiškinimo, nevienodų patirčių, pasitaikydavo, kai ta pati problema buvo interpretuojama ir sprendžiama skirtingai. Reikėjo suvienodinti praktiką ir darbo metodus, kad tiksliai žinotume, kaip elgtis ir kokių priemonių imtis vienokioje ar kitokioje situacijoje“, – teigia D. Kerekeš.
Pasak VAĮ vadovės, kadangi daugiausia skirtingų interpretacijų kildavo dėl išankstinės priežiūros, tai buvo pradėta nuo šio proceso tobulinimo ir jo rezultatų pasiekiamumo efektyvinimo.
„Po kiekvieno savivaldybės tarybos posėdžio dėl sprendimų projektų pateiktos pastabos buvo fiksuojamos pažymose. Jų pildymas, registravimas, paieška buvo gana ilgas ir sudėtingas procesas, todėl neskatino domėtis kolegų patirtimi. Gerosios praktikos sklaida nebuvo efektyvi“, – pasakoja pašnekovė.
Tačiau pasitelkus vieną iš LEAN metodų – KAIZEN, buvo rastas sprendimas – skaitmenizuoti išankstinės priežiūros rezultatų fiksavimo ir viešinimo procesą.
„Kreipėmės į mūsų darbuotojus, kad pasidalintų savo įžvalgomis, kaip pastabų fiksavimą ir sklaidą padaryti efektyvesniais. Po ilgų diskusijų išsigryninome idėją, kuri virto realybe – mūsų intranete atsirado bendras Pastabų registras. Šiame registre kiekvienas VAĮ darbuotojas pažymi savo pateiktas pastabas, kurias vėliau mato visi mūsų darbuotojams, jas patogiai gali rūšiuoti pagal įvairius kriterijus.
Tikimės, kad šis registras mums padės operatyviau identifikuoti, vienodai vertinti bei reaguoti į analogiškus pažeidimus, taip pat pagelbės rengiant metines ataskaitas, dar labiau skatins diskusijas ir bendradarbiavimą tarp skirtinguose VAĮ biuruose dirbančių kolegų“, – teigia D. Kerekeš.
Sekant geruoju pavyzdžiu, VAĮ buvo skaitmenizuoti ir kiti procesai – intranete atsirado Teisės aktų pakeitimų stebėsenos bei Patikrinimų registrai, kurie, kaip teigia pašnekovė, leidžia greitai ir patogiai pasiekti aktualią informaciją.
„Anksčiau kiekvienas VAĮ biuras informaciją apie patikrinimus žymėdavosi tik savo paskyroje. Šiandien visa informacija perkelta į intranetą, kur visi gali matyti, kas dėl pasikeitusio teisės akto turi būti padaryta, kokia situacija atskirose savivaldybėse, kokių veiksmų imtasi ir panašiai – informacija dalinamės kur kas efektyviau“, – pasakoja D. Kerekeš.
O kas toliau?
LEAN projektui artėjant prie finišo tiesiosios – procesų efektyvinimas ir skaitmenizacija viešajame sektoriuje įgauna dar didesnį pagreitį. Sėkmingos iniciatyvos ir tuo pačiu vis dar neefektyviai veikiantys procesai valstybinėse įstaigose LEAN projekto vėliavnešę – LRVK – paskatino įsteigti naują Valdysenos departamentą, kuris ir toliau bus atsakingas už procesų transformaciją, skaitmenizaciją ir pokyčius valstybės IT ūkyje.
„Ilgą laiką valstybė skyrė milžiniškus pinigus IT ūkiui, tačiau rezultatas buvo minimalus. To priežastis – investicijų į žmones stoka. Pinigai skiriami informacinėms sistemoms, tačiau negalvojama apie žmones, kurie su jomis dirbs. Pavyzdžiui, labai realu valstybėje rasti 5 mln. eurų vertės IT sistemų projektą, prižiūrimą žmogaus, kuriam šis darbas nepatenka net į jo veiklų ir kompetencijų penketuką. Tokiu būdu sistemų priežiūra tinkamai nekontroliuojama, „lūžta“ ir pan. Vėliau bandoma viską taisyti naujais projektais, kuriems reikalingos naujos investicijos, trumpai tariant – į nedidelę problemą pažiūrima per sudėtingai ir vietoje 100–200 tūkst. eurų gauname milijoninės vertės projektus“, – teigia LRVK vyriausiasis patarėjas Eimantas Norkūnas.
Pasako jo, naujasis Valdysenos departamentas kartu yra 2,5 metų trukusios darbo su Aplinkos ministerija (AM) tęstinumas.
„Šioje ministerijoje mums pavyko sėkmingai sustabdyti išlaidų srautus, pradėjome griežčiau žiūrėti į finansavimą, reikalauti pagrindimo, o svarbiausia – prie kiekvieno didesnio projekto priskirti po savo srities profesionalą, kuris jį kuruotų. Tad pirmiausia mes investuodavome į žmones, o tik po to jau žiūrėdavome, kiek ir ko mums reikia, galbūt galima kažką įsigyti jau egzistuojančio rinkoje, nebrangiai. Turėjome ne vieną sėkmingą pirkimą, kuriuo pavyko sumažinti kaštus ir kuris parodė, kad pokyčiai yra naudingi“, – pasakoja E. Norkūnas.
Dalis specialistų komandos, dirbusios su IT sprendimais AM, perėjo į LRVK Valdysenos departamentą, su skaitmenizacijos iniciatyvomis prie naujojo departamento prisijungė ir LEAN komanda.
Valdysenos departamentas yra žinia viešajam sektoriui, kad ateina pokyčiai, o kartu su jais ir pagalba, kaip efektyvinti procesus, kaip su mažesniais resursais pasiekti geresnių rezultatų.
,,LEAN komandos pagalba čia išties yra labai didelė, jų patirtis skirtingose institucijose yra labai naudinga, o LEAN projektas buvo geras kojų apšilimas ir atspirties taškas dar didesniems pokyčiams ir skaitmeninei transformacijai, kuri atkeliauja su naujuoju Valdysenos departamentu.
Galiausiai, visas pokytis vyksta dėl visuomenės gerovės. Rezultatais mes galime matuoti, kiek buvo sutaupyta valstybės biudžeto, kokie sprendimai padarė įtaką piliečių gerovei, leido jiems patiems būti proceso dalimi“, – teigia E. Norkūnas.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.