„El. pasirašymas yra procesas, kai dokumentas arba sutartis yra patvirtinama elektroniniu parašu, turinčiu teisinę galią ir pakeičiančiu tradicinį ranka rašytą parašą. Šis būdas pasirašyti dokumentus teisės srityje suteikia daug privalumų ir galimybių, kurios ne tik pagerina procesų efektyvumą, bet ir didina saugumą bei patikimumą. El. parašo priemonės panaudojimas yra labai universalus: ja galime ne tik pasirašyti įvairius dokumentus elektroniniu formatu, bet ir prisijungti prie įvairių sistemų, kitaip tariant, patvirtinti savo tapatybę virtualioje erdvėje“, – teigia „Dokobit By Signicat“ verslo klientų vadybininkė Monika Nakaitė.
Kuo naudingas el. pasirašymas teisės sektoriuje?
Vienas iš svarbiausių el. pasirašymo privalumų yra jo efektyvumas ir greitis. Daugiau nebereikia laukti, kol dokumentas bus fiziškai perduotas ir pasirašytas, o tai leidžia greitai ir efektyviai tvarkyti teisinius dokumentus. Be to, šis procesas sumažina klaidų riziką, nes naudojama speciali programinė įranga, užtikrinanti tikslų ir nuoseklų dokumentų pasirašymo procesą.
Be efektyvumo, el. pasirašymas taip pat suteikia didesnį saugumo ir patikimumo lygį. Naudodamas modernias technologijas, jis užtikrina dokumentų autentiškumą, nekintamumą bei tam tikro asmens tapatybės autentiškumą. Tai yra labai svarbu teisinėse procedūrose, kuriose būtina užtikrinti, kad dokumentai yra autentiški ir nepakeisti. Svarbu paminėti ir tai, kad el. pasirašymas yra paprastas ir patogus būdas pasirašyti dokumentus – teisiniai dokumentai gali būti pasirašyti bet kurioje vietoje ir bet kuriuo metu, naudojant kompiuterius, planšetes arba mobiliuosius įrenginius, neeikvojant gamtinių išteklių (pvz., medienos, iš kurios gaminami popieriaus lapai).
Kam teisės sektoriaus atstovai naudoja el. pasirašymą?
„Elektroninis pasirašymas yra efektyvus ir patogus būdas patvirtinti dokumentų autentiškumą ir pasirašymą teisės sektoriuje. Tai suteikia greitesnį ir patogesnį būdą pasirašyti ir perduoti dokumentus, taip pat sumažina klaidų riziką ir sutaupo galybę laiko bei pinigų. El. pasirašymas taip pat užtikrina didelį saugumo ir patikimumo lygį, nes yra naudojamos modernios technologijos. Ne mažiau svarbus el. pasirašymo aspektas yra tvarumas: sutaupomas ne tik kuras, kurį sunaudotume sutarčiai pervežti iš taško A į tašką B, bet ir popieriaus lapai, kuriuose nugula svarbiausios teisinės sutartys“, – dalinasi „Dokobit“ verslo klientų vadybininkė.
Ne paslaptis, kad el. pasirašymas teisės sektoriuje dažniausiai naudojamas dokumentų pasirašymui ir autentiškumui patvirtinti. Tai apima įvairius dokumentus, tokius kaip:
⦁ El. pasirašymas gali būti naudojamas teismų sprendimų pasirašymui.
⦁ Teisinės sutartys dažnai pasirašomos el. būdu (tai yra greitesnis ir patogesnis būdas kuomet sutarties šalys yra toli viena nuo kitos).
⦁ El. pasirašymas naudojamas dokumentų perdavimui tarp teisės institucijų, tokių kaip notarai, advokatai, teismai ir kt.
⦁ Licencijų ir sertifikatų išdavimas taip pat gali būti patvirtintas el. parašu.
⦁ El. pasirašymas gali būti naudojamas bet kokiems teisiniams dokumentams, kuriems reikalingas patvirtinimas ir autentiškumas (įgaliojimai, įgaliojimų atšaukimas, bylos, susijusios su mokesčių arba kitais teisiniais reikalavimais ir kt.)
Kaip advokatų kontora sėkmingai naudoja el. pasirašymo sprendimus?
Advokatų kontora „Ellex Valiunas“ yra lyderiaujančios Baltijos šalių advokatų kontorų grupės „Ellex“ narė, turinti didžiausią specializuotą teisininkų komandą: Lietuvoje dirba virš 100 teisininkų, Baltijos šalyse – per 250. Nuo 1992 m. kontora yra sukaupusi reikšmingos verslo klientų konsultavimo patirties ir atstovavusi didžiausio rezonanso šalyje sulaukusiose bylose. Aukščiausios kompetencijos teisinės konsultacijos viešojo ir privataus sektoriaus klientams teikiamos visais įmonių valdymo, verslo procesų reguliavimo ir ginčų sprendimo srityse.
2019-aisiais el. parašo galimybės dažnam dar buvo daug klausimų kelianti tema. Užkietėjusiems mėlynojo tušinuko fanatikams – nenorima pažinti inovacija, apie tai girdėjusiems tik viena ausimi – per sudėtingas, papildomų technologijų reikalaujantis įrankis, dar kitiems – sėkmingai ir kasdienybėje, ir darbe pritaikomas pagalbininkas. El. parašas neaplenkė ir advokatų kontoros „Ellex Valiunas“ kolektyvo – pasiryžę savo ir klientų procesus palengvinti dokumentų pasirašymu el. būdu, prieš tai organizacija kruopščiai atliko namų darbus.
Teisininkų darbe procesai yra kantriai ir preciziškai apgalvojami, pirmiausia siekiama patogumo klientams ir patiems teisininkams. Todėl prieš pradedant naudotis „Dokobit“ sprendimais buvo paruoštas išsamus skaitmeninis vadovas, atsakantis į apie bet kokį el. parašo tema naudotojui galintį kilti klausimą (nuo el. parašo lygmenų iki galiojimo laiko). Svarbu buvo ir nuvaikyti mitą, kad el. parašas ir el. pasirašymo platforma yra vienas ir tas pats. Ne mažiau svarbus buvo ir „Ellex Valiunas“ komandos tikslas dar labiau sumažinti popieriaus naudojimą. Tai buvo proga žengti koja kojon su tvarumo strategijos įgyvendinimu.
„Ellex Valiunas“ kontora dar 2019-aisiais pradėjo ieškoti sklandaus, intuityvaus bei patogaus įrankio dokumentų pasirašymo skaitmenizavimui. Jiems rūpėjo, kad dokumentus būtų galima pasirašyti tiek kontoros viduje (savo organizacijos darbo organizavimui), tiek su išore (klientais, tiekėjais). Būdamos verslo teisės patarėjais, advokatų kontoros dažnai atlieka tarpininko vaidmenį: šalims turint pasirašyti dokumentą, būtina atrasti ir pasiūlyti abiems pusėms patogiausią pasirašymo būdą. Čia reikalingas visiškas skaidrumas ir aiškumas – svarbu, kad el. pasirašymo tema nekiltų klausimų nei teisininkams, nei klientams. Taip „Ellex Valiunas“ akiratyje atsirado „Dokobit“.
Per pasaulį nuvilnijus pandemijai, „Ellex Valiunas“ tam buvo pasiruošę – jau kurį laiką dokumentus pasirašinėjo el. būdu. Ankstyvas el. parašo prisijaukinimas padėjo išvengti galvos skausmo, susijusio su chaotišku procesų skaitmenizavimu. Jau pandemijos pradžioje darbas sklandžiai vyko tiek organizacijos viduje, tiek su išorės klientais. Ryškiausia gaida, pasižymėjusi visuose „Ellex Valiunas“ procesuose, tapo advokatų kasdienybėje sumažėjęs popieriaus kiekis – pradėjus naudotis „Dokobit“ buvo smarkiai sumažintas vidinis popieriaus sunaudojimas. Negana to, „Ellex Valiunas“ teisininkai vieni pirmųjų rinkoje pradėjo teikti teisines konsultacijas, susijusias su kvalifikuoto el. parašo naudojimu, ir, remdamiesi savo pavyzdžiu, klientams padėjo įgyvendinti skaitmenines el. dokumentų pasirašymo galimybes. Organizacija dar kartą įsitikino, kad inovacijos visada veda į teigiamą pokytį – naują įprotį lengvai bei greitai įsisavino ir klientai, ir darbuotojai.
„Nusprendus dokumentus pasirašinėti el. būdu, nustebino tai, kad pereiti prie to yra labai nesudėtinga – naują įprotį lengvai bei greitai įsisavino ir „Ellex Valiunas“ darbuotojai, ir klientai. Kai įrankis patogus, jis nesunkiai tampa įpročiu“, – dalinasi Nomeda Kemeklienė, „Ellex Valiunas“ finansų ir administracijos direktorė.
El. pasirašymas ne tik reprezentuoja technologinę inovaciją, bet ir žymi nepaprastą pokytį teisės sektoriuje – tai svarbus žingsnis į priekį siekiant visapusiškos skaitmeninės transformacijos. Šis pasirašymo būdas ne tik palengvina ir optimizuoja teisės procesus, bet taip pat atveria naujas galimybes būsimoms inovacijoms teisės praktikoje.