1. El. parašymas taupo brangų laiką
„El. pasirašymas pašalina rankines ir pasikartojančias užduotis, pagreitina derybas ir pagerina sutarčių vykdymą; taigi, lieka daugiau laiko susitelkti ties tuo, kas išties svarbu. Kiekviena įmonė, didelė ar maža, kovoja su laiką švaistančiomis administracinėmis užduotimis. Pereinant nuo įprastojo prie el. parašo galima sutaupyti daugybę valandų, o taip pat, nebereikės organizuoti susitikimų, skirtų parašo gavimui. Remiantis „Lietuvos Maisto Banko" patirtimi, dokumento pasirašymo procesas naudojant el. pasirašymo sprendimus sutrumpėja nuo kelių dienų iki mažiau nei valandos", – teigia elektroniniu parašu paremtų sprendimų teikėjo „Dokobit by Signicat" verslo klientų vadybininkė Monika Nakaitė.
2. El. pasirašymas mažina išlaidas
El. pasirašymas sutaupo kaštus, susijusius su spausdinimu, paštu ir tam skirta darbo jėga. Dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu sumažina darbo sąnaudas ir finansinę žmogiškųjų klaidų tikimybę. Kas be ko, atsisakius paties popieriaus, taip pat šiek tiek sutaupoma. Verslams, kurie savo praktikoje disponuoja gausybe dokumentų, skirtumas akivaizdus.
3. El. pasirašymas didina jūsų dokumentų saugumą
El. pasirašymas užtikrina didesnį saugumą konfidencialiems ir jautriems dokumentams nei tradiciniai procesai. El. parašas saugo savyje informaciją apie tai, kas pasirašė dokumentą ir kada jis buvo pasirašytas, todėl tai yra saugesnis būdas pasirašyti dokumentus, nei rašikliu. Sudėtingiau klastoti dokumentus, pasirašytus su pažangiais arba kvalifikuotais el. parašais, nes bet kokia dokumentų pakeitimo informacija tampa matoma. Be to, niekas negalės kopijuoti ar padirbti jūsų el. parašo. Nepageidaujami asmenys negalės pasiekti dokumento.
Kvalifikuotas el. parašas yra lygus ranka rašytam ir negali būti ginčijamas teisme. Pasirašydami vidinius ir išorinius dokumentus su trečiosiomis šalimis naudodami kvalifikuotus el. parašus, dokumentų negalima klastoti arba pasirašyti atgaline data.
4. Elektroninis pasirašymas pagerina klientų aptarnavimą
Klientai, galintys dokumentus pasirašyti nuotoliniu būdu, daugiau nebepriklauso nuo vietos, laiko ar kitų aplinkybių. Klientai laimingesni, nes patogumas yra vienas iš svarbiausių naudotojo patirties aspektų. Skirtingų įrenginių el. pasirašymo operacijos supaprastina procesus visoms suinteresuotiems šalims.
5. El. pasirašymo sprendimai didina darbo efektyvumą
Pakeisdami tradicinius, el. parašai skatina verslo efektyvumą – juk yra atsisakoma brangių ir nepatogių, popieriaus šūsnimis apvainikuotų procesų. Taip organizacijos gali sutelkti dėmesį į produktyvumą, o ne į užimtumą, automatizuojant pasikartojančias ir taip pabostančias rankines užduotis.
El. pasirašymo sprendimai leidžia atlikti nuotolinį dokumentų tvarkymą: galite stebėti dokumento gyvavimo ciklą, sekti jo būseną ir matyti, ar jūsų dokumentas buvo gautas, pasirašytas ar patvirtintas.
Įmonių produktyvumas auga dėl el. pasirašymo sprendimų naudojimo: greičiau surenkami parašai ir sutrumpėja sutarties patvirtinimo ciklas. Pasak „Dokobit" verslo klientų vadybininkės Monikos Nakaitės, tai yra dar svarbiau, jei jūsų verslas yra tarptautinis ir dokumentus pasirašote su žmonėmis iš kitų šalių. Naudojant el. parašą, jūsų verslo procesai pagreitėja ir nesustoja vien dėl to, kad turite laukti iš kažkur atkeliausiančio kažkieno parašo.
6. El. pasirašymas – tvarus sprendimas
Kasmet pagaminama apie 400 mln. tonų popieriaus ir kartono. Naudodamos el. pasirašymą, organizacijos gali smarkiai sumažinti naudojamo popieriaus kiekį ir pasiekti savo tvarumo tikslus. Žengus šį žingsnį, susidaro mažiau atliekų, o tai sumažina oro ir žemės taršą.
El. pasirašymas yra nepaprastai vertingas ir efektyvus įrankis versle. Jo įdiegimas į verslo procesus sumažina laiko ir išlaidų sąnaudas, padidina darbo efektyvumą, gerina klientų aptarnavimą, didina saugumą ir padeda prisidėti prie tvarumo tikslų. Tai modernus būdas vykdyti dokumentų pasirašymą, prisitaikyti prie sparčiai besikeičiančių verslo aplinkybių ir pateisinti klientų lūkesčius. El. pasirašymas tampa ne tik galimybe, bet ir būtinybe – tikėtina, kad ateityje dokumentai bus pasirašomi tik tokiu būdu.