Ar dar pamenate, kai pasirašant sutartis arba kitus dokumentus tradiciniu būdu, reikėjo susitikti su klientu fiziškai arba naudoti paštą, kurjerines tarnybas? Tai ne tik trukdė iš pirmo žvilgsnio itin nesudėtingam procesui, bet ir padidindavo biurokratinius išlaidų kaštus. Tačiau šiandien finansinių institucijų darbuotojai naudoja el. pasirašymo sprendimus nepakildami nuo savo biuro kėdžių – taip jie sutaupo daug laiko, išteklių ir pagerina duomenų saugumą.
Šiame straipsnyje aptarsime didžiausias naudas, kurias finansinės institucijos gauna naudodamos elektroninio pasirašymo sprendimus. Išsamiau aptarsime efektyvumo, saugumo, aplinkosaugos aspektus ir kitas sritis, kuriose elektroninio pasirašymo technologija keičia finansinio sektoriaus veiklą. Taip pat susipažinsime su finansinės institucijos sėkmės istorija, pradėjus naudotis „Dokobit by Signicat" el. pasirašymo sprendimus.
Kokios pagrindines naudas pastebi finansinio sektoriaus organizacijos?
El. pasirašymas suteikia daug naudos finansinėms institucijoms. Jis leidžia efektyviau ir greičiau tvarkyti dokumentus, sumažinti administracines išlaidas, pagerinti klientų aptarnavimą ir padidinti duomenų saugumą. Tai šiuolaikiškas būdas, padedantis finansinėms institucijoms geriau prisitaikyti prie sparčiai kintančios verslo aplinkos ir klientų poreikių. Kokias dar naudas finansinėms organizacijoms gali suteikti el. pasirašymo sprendimai?
- Efektyvumas ir greitis: el. pasirašymo sprendimai gali sumažinti procesų trukmę, nes jie leidžia sklandžiai valdyti dokumentus internetu. Tai gali sutaupyti laiką, kurį paprastai skiriame norėdami gauti pasirašytas sutartis ir kitus dokumentus.
- Mažiau biurokratijos: el. pasirašymo sprendimai gali sumažinti fizinio dokumentų ruošimo ir saugojimo poreikį, o tai gali sumažinti dalį biurokratinių išlaidų.
- Saugumas: dauguma el. pasirašymo sprendimų pasižymi aukštu duomenų saugumo lygiu. Tai padeda apsaugoti svarbius finansinius ir asmeninius duomenis.
- Komfortas ir patogumas: el. pasirašymo sprendimai leidžia naudotojams pasirašyti dokumentus el. būdu iš bet kurios vietos, be reikalavimo fiziškai pasirodyti banke ar kitoje finansinėje institucijoje.
- Aplinkosauga: mažiau fizinių dokumentų naudojimo padeda sumažinti spausdintų puslapių kiekį ir prisideda prie aplinkos apsaugos.
- Efektyvus dokumentų valdymas: el. pasirašymo sprendimai gali būti integruoti į dokumentų valdymo sistemas, palengvinančias dokumentų sekimą, saugojimą ir archyvavimą.
Kaip finansinės institucijos naudoja el. pasirašymo sprendimus: realus panaudojimo atvejis
Nacionalinė plėtros įstaiga „Investicijų ir verslo garantijos“ (INVEGA) – valstybės įsteigta finansų įstaiga, kurios pagrindiniai veiklos tikslai yra teikti finansines paslaugas, įgyvendinti ir administruoti finansines bei kitokio pobūdžio verslo finansavimo priemones. Vyriausybės nutarimu INVEGA tapo vienintele finansų įstaiga, turinčia nacionalinės plėtros įstaigos statusą, leidžiantį įgyvendinti skatinamąsias finansines priemones. Taip pat šiuo metu INVEGOS pagrindu yra konsoliduojamos įmonės: UAB Viešųjų investicijų plėtros agentūra (VIPA), UAB Valstybės investicijų valdymo agentūra (VIVA) ir UAB Žemės ūkio paskolų garantijų fondas (ŽŪPGF), o LR finansų ministerija paskirta atstovauti valstybei akcininkės teisėmis.
Finansinių paslaugų valdymas – didelės atsakomybės pareikalaujantis procesas. Svarbu, kad procesai veiktų ne tik sklandžiai, bet ir saugiai bei skaidriai. INVEGOS interesams atstovauja kelios skirtingos sistemos (keli paslaugų teikėjai), kuriose yra įdiegti sprendimai, tačiau visų jų valdymas ir priežiūra individualiai užtrukdavo per ilgai ir vykdavo neefektyviai. Siekdama sutaupyti laiko ir supaprastinti procesus, INVEGA pradėjo ieškoti vieno partnerio, galėsiančio pateikti integruotus sprendimus visiems įmonės autentifikavimo ir el. pasirašymo poreikiams. Prieš pradedant naudotis el. pasirašymo sprendimais, INVEGA atliko išsamią rinkos analizę. „Dokobit“ pilnai išpildė organizacijos lūkesčius dėl plataus siūlomų paslaugų spektro – taip bendrovė „Dokobit“ pradėjo naudoti dar 2018–tųjų pradžioje.
Prieš diegiant el. pasirašymo sprendimus INVEGOS sistemose, buvo atliekamas išsamus paslaugos testavimas, siekiant sumažinti riziką dėl galimų paslaugų trikdžių pradėjus darbą produkcinėje aplinkoje. Diegdama sprendimus į sistemas, organizacija džiaugiasi nesusidūrusi su jokiais nesklandumais. „Dokobit“ pilnai išpildė organizacijos lūkesčius dėl plataus siūlomų paslaugų spektro, draugiškos naudotojo aplinkos ir operatyvaus klientų aptarnavimo. Kertinė mūsų pastebima el. pasirašymo paslaugų nauda yra sutaupomo laiko kiekis, kurį sėkmingai panaudojame kitoms užduotims atlikti“, – patirtimi dalinasi INVEGOS Informacinių technologijų skyriaus IT projektų vadovė Ernesta Sečinskytė.
Dabar INVEGA „Dokobit” el. pasirašymo sprendimus naudoja sutarčių dėl finansavimo skyrimo su klientais pasirašymui ir tapatybės patvirtinimui vienoje iš paraiškų teikimo sistemų. Pradėjus naudoti el. pasirašymo sprendimus, organizacija pastebi, kad sutaupo nemažai laiko – viskas yra vienoje vietoje, t. y., klientui ar INVEGOS atstovui norint pasirašyti dokumentą nereikia naudoti kitų įrankių ir vėliau dokumentą įkelti į sistemą. Maža to, išvengiama ir galimų parašo (laiko žymų, sertifikatų) klaidų keliant dokumentus, pasirašytus skirtingomis priemonėmis. Reikšminga ir tai, kad iškilus klausimams dėl paslaugų pobūdžio ar veikimo „Dokobit“ atstovai reaguoja operatyviai ir noriai padeda atsakyti į visus kilusius klausimus.
Naudodamos el. pasirašymo sprendimus, finansinės institucijos ne tik tampa efektyvesnės, tačiau ir teikia klientams patogesnį ir saugesnį aptarnavimą bei prisideda prie tvarumo. Su el. pasirašymo galimybėmis, finansinės institucijos žengia žingsnį į novatoriškumo dvelkiančią ateitį, kurioje tikėtina, kad fiziniai dokumentai taps tik istorinių pasakojimų tema.