Teisininkai dažnai nerimauja, kad technologinių sprendimų įgyvendinimas gali atimti jų darbą. Tačiau realybė yra nevisai tokia: pasitelkus šiuolaikinius darbo įrankius galima atsikratyti daugybės nemėgstamų užduočių. Pavyzdžiui, teisininkai kasdieniame darbe tvarko, rengia ir pasirašo daugybę sutarčių ir kitų teisinių dokumentų. Visa tai lemia didelį darbo krūvį, popierizmą ir poreikį atlikti varginančius pasikartojančius veiksmus.
Teisės skyriaus darbas su dokumentu labai supaprastės pradėjus naudoti el. pasirašymo sprendimus. Žemiau plačiau paaiškinsime, kaip el. pasirašymo sprendimai kasdienius advokatų darbo procesus pavers sklandesniais ir efektyvesniais.
Šiuolaikiniai įrankiai užtikrina didesnį našumą
El. pasirašymo sprendimai leis savo klientams pasiūlyti greitą ir patogią dokumentų pasirašymo patirtį bei sumažinti jų tvarkymo laiką.
Pavyzdžiui, portalas „Dokobit by Signicat“ leidžia patogiai vienoje vietoje atlikti visus su el. pasirašymu susijusius veiksmus: įkelti dokumentus, juos pasirašyti, rinkti klientų ar partnerių parašus, siųsti automatinius priminimus ir stebėti dokumentų būseną. Tokiu būdu galima atsikratyti kelių nereikalingų žingsnių, tokių kaip apsikeitimas dideliu skaičiumi elektroninių laiškų ir dokumentų atsisiuntimas į kompiuterį.
Kodėl verta naudoti el. pasirašymo portalą teisės skyriuje?
- Suteiksite geresnę patirtį klientui
Juk mes visi negalime pakęsti sudėtingų ir daug laiko reikalaujančių procesų. Šiandien, norint išlikti konkurencingiems, svarbu savo klientams pasiūlyti sprendimus, kurie būtų prieinami 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę ir jais naudotis būtų lengva bei patogu. Tas pats pasakytina ir apie el. pasirašymą – svarbu, kad klientas sutartį galėtų pasirašyti iš karto, be ilgo laukimo ar varginančių rankinių veiksmų.
Teisės skyriuje dažnai tenka pasirašyti ar patvirtinti dokumentą keliems įmonės darbuotojams. „Dokobit“ portalas leidžia rinkti kolegų parašus ar patvirtinimus taip, kad iš kitos pusės nereikėtų nieko daugiau, tik el. parašo įrankio. Rezultatas: jums nereikia keistis daugybe el. laiškų su klientais, kolegomis ar partneriais, perkelti dokumentus po vieną ir rankiniu būdu stebėti kiekvienos sutarties būseną – procesas visoms šalims tampa žymiai greitesnis ir lengvesnis.
- Padidinsite klientų duomenų saugumą
Teisės skyrius dažnai nagrinėja tokius dokumentus, kuriuose yra itin jautrios informacijos. Šio tipo failų bendrinimas parašams tradiciniu ar el. paštu nėra saugus sprendimas dėl duomenų nutekėjimo rizikos.
Naudodamiesi el. pasirašymo portalu, visus pasirašytus failus galite laikyti saugioje aplinkoje, kur jie yra prieinami tik įgaliotiems asmenims. Siekdama užtikrinti maksimalų dokumentų saugumą, „Dokobit“ yra apdraudę savo profesinę atsakomybę prieš trečiuosius asmenis dėl kibernetinių išpuolių, dokumentų praradimo, darbuotojų tyčios, klaidų ar aplaidumo vienam milijonui eurų.
- Atsikratysite dokumentų netvarkos
Naudodamiesi el. pasirašymo portalu, visada galite peržiūrėti laukiančius pasirašymo bei pasirašytus dokumentus ir jums nereikės jų ieškoti el. pašto dėžutėje ar kompiuteryje. Siekdami dar labiau supaprastinti dokumentų valdymą, visus „Dokobit“ portale esančius dokumentus galite patogiai surūšiuoti į kategorijas – taip vėliau juos bus lengva rasti filtruojant ar ieškant paieškoje. Taip pat galite pasidalinti sukurtomis kategorijomis su kitais kolegomis ir taip užtikrinti, kad visos šalys bet kuriuo metu turėtų prieigą prie reikiamų dokumentų.
Kaip naudotis el. pasirašymo portalu teisės skyriuje?
Naudojantis „Dokobit“ portalu, el. pasirašymas yra greitas, paprastas ir be rūpesčių. Tam reikia tik trijų paprastų žingsnių.
Visų pirma, jūs turite įkelti dokumentą į portalą ir pridėti visas reikalingas šalis. Visoms šalims automatiškai pranešama apie dokumentą, kurį reikia pasirašyti arba patvirtinti. Tada šalys gali pasirašyti dokumentą naudodamos joms tinkamą el. tapatybės įrankį. Jei norite, galite lengvai stebėti dokumento būseną matydami visus su dokumentu atliktus veiksmus.
Kaip minėjome anksčiau, šiuolaikinės technologijos vaidina didelį vaidmenį gerinant įvairių komandų, įskaitant ir teisės skyrių, darbo efektyvumą. El. pasirašymo portalo naudojimas padeda sutaupyti brangų advokatų darbo laiką ir skirti jį svarbių teisinių klausimų sprendimui.
Norėdami pradėti naudotis „Dokobit“ portalu, užregistruokite nemokamą paskyrą arba sužinokite daugiau apie „Dokobit“ portalo galimybes adresu dokobit.lt.