Pasak elektroniniu parašu paremtų sprendimų teikėjo „Dokobit by Signicat" pardavimų Baltijos šalyse vadovo Domanto Puslio, laikas ir terminų laikymasis viešųjų pirkimų departamente yra kritiškai svarbūs aspektai. Vos tik praleidi paprastą patvirtinimą ar parašą – visas pirkimų procesas gali nueiti šuniui ant uodegos. Kiekviena dokumentų eilutė privalo būti atidžiai perskaityta, patikrinta, užpildyta bei suderinta. Maža to, viešųjų pirkimų procedūras sudaro nesibaigiantys kalnai dokumentų, pareikalaujančių ne tik jūsų, bet ir kitų komandos narių įsitraukimo – kažkur pasirašyti, kažką patvirtinti ar kažką pakeisti. Taip, kiekvienas viešasis pirkimas yra grįstas daugybe dokumentacijos ir patvirtinimų. Kaip tai palengvinti?
Dokumentų pasirašymas ir parašų surinkimas el. būdu viešųjų pirkimų skyriuje
Jūsų viešųjų pirkimų komandai nebereikia lakstyti po biurą ir persekioti suinteresuotų šalių dėl paprasčiausio patvirtinimo ar parašo. Viską galima atlikti nuotoliniu būdu – siųsti, stebėti, gauti ir pasiekti dokumentus iš bet kurios pasaulio vietos. Patvirtinimo procesas taip pat nestabdomas, nes dokumentas pasirašomas kompiuteryje. Ko dar galite pasiekti į savo komandos kasdienius procesus įsileisdami pasirašinėjimą el. būdu?
- Pagreitinsite pirkimų procesus. Naudodami el. parašo sprendimus gebėsite net kelis kartus sutrumpinti viešųjų pirkimų procedūros kelią. O taip pat išnyks įvairiausi atidėliojimai – surinksite reikiamus parašus daug greičiau ir be jokių trukdžių.
- Padidinsite pasitikėjimą. Elektroninis pasirašymas taip pat didina skaidrumą ir dokumentų patikimumą. Visi pasirašymo procesai gali būti lengvai stebimi ir kontroliuojami, o el. parašo saugumas užtikrina, kad dokumentai nebus klastojami arba neteisėtai pakeisti.
- Mažinsite išlaidas. Popieriaus atsisakymas ir viešųjų pirkimų procesų skaitmenizavimas padės jums sutaupyti išlaidas, o taip pat padidinti produktyvumą sutrumpinant visą dokumentų pasirašymo ciklą.
- Dirbsite tvariau. El. pasirašymas, kaip viena naujausių technologijų integracijų, paverčia ankstesnius popierinius ritualus greitesniais ir saugesniais pasirašymo procesais. Tai, kas anksčiau reikalavo fizinio buvimo vietoje, dabar gali būti atlikta pasitelkus įvairias el. priemones.
Kokius dokumentus galite pasirašinėti?
Visus viešųjų pirkimų ciklo žingsnius galite atlikti visai paprastai – dokumentų pasirašymas el. būdu gali būti vykdomas visur. Pavyzdžiui, pasirašant konfidencialumo sutartis (su darbuotojais ar tiekėjais), tiekėjų sutikimus, pirkimų susitarimus, pasiūlymų užsakymus, kainų pasiūlymus, užsakymus, užsakymų patvirtinimus ir pan.
Tačiau ne tik el. parašai gali būti naudingi viešųjų pirkimų departamente. Paprasčiausių patvirtinimų skaitmenizavimas taip pat gali pagerinti procesus ir suteiks galimybę tvarkingai vesti bei saugoti jų registrą. Kaip žinia, viešųjų pirkimų dokumentai reikalauja ne vieno skyriaus įsitraukimo, pvz., prieš pasirašant pirkimų užsakymai dažnai turi būti patvirtinti vadovų ir tik tada pasirašomi atsakingų asmenų.
Kaip pasirašyti dokumentus ir surinkti parašus el. būdu?
Viešųjų pirkimų ištekliai organizacijai yra kritiškai svarbūs, tačiau pripažinkime – šie procesai užtrunka ištisą amžinybę. Todėl užuot skyrę laiko organizacijos strategijos vystymui, paskęstate paprasčiausiose administracinėse užduotyse. Nudžiuginsime – panašu, kad tokie laikai jau nugrimzdo praeitin. Dokumentų pasirašymui ir parašų surinkimui el. būdu galite naudoti „Dokobit“ portalą ir reikšmingai sutrumpinti savo organizacijos viešųjų pirkimų procesus. Nuo ko pradėti?
Visų pirma, į „Dokobit“ portalą įkelkite dokumentą, kuris, norite, kad būtų pasirašytas, ir pridėkite suinteresuotų asmenų el. pašto adresus. Apie laukiančius dokumentus jie bus informuoti el. paštu automatiškai. Antra, patvirtinkite ar pasirašykite dokumentus nesunkiai naudodami savo pasirinktą el. parašo įrankį. Trečia, sekite visą pasirašymo procesą matydami visus veiksmus, atliekamus suinteresuotų šalių – jie čia pateikiami tvarkingame, detaliame veiksmų sąraše.
El. pasirašymas viešųjų pirkimų skyriuje atspindi mūsų laikų skaitmeninę transformaciją: tai – svarbus žingsnis link modernių, efektyvių ir skaidrių viešųjų pirkimų procedūrų. Jis leidžia siekti sparčiau ir efektyviau vykstančių viešųjų pirkimų, atitinkančių aukščiausius administracinius standartus bei reikalavimus. Kaip jau turbūt supratote, savo ir savo kolegų darbą galite palengvinti keliskart – skaitmenizuodami viešųjų pirkimų komandos dokumentų pasirašymą ir parašų inicijavimą sutaupysite laiko, žmogiškųjų bei finansinių išteklių. Vos keli žingsneliai ir administraciniai darbai baigti.