Didelė dalis įmonių kasdien pasirašo sutartis su partneriais, darbuotojais ar klientais. Tačiau tai darydami jie dažnai pasikliauja varginančiu ir daug laiko reikalaujančiu metodu – pasirašyti dokumentai rankiniu būdu persiunčiami vieni kitiems el. paštu.
Be to, kad tai yra daug laiko reikalaujantis procesas, jis taip pat kelia pavojų saugumui. Pirma, nėra garantijos, kad dokumentas tokiu būdu nepateks į trečiųjų šalių rankas. Taip pat kartais nutinka, kai įvedant el. pašto adresą padaroma klaida ir dokumentas nukeliauja ne tam gavėjui.
Kokia yra šiuolaikinė alternatyva? Norint atsikratyti nereikalingo rankinio darbo, supaprastinti parašų rinkimą ir saugiai saugoti visus elektroniniu būdu pasirašytus dokumentus vienoje vietoje, rekomenduojame naudotis el. pasirašymo portalu „Dokobit by Signicat“.
Kaip „Dokobit“ portale veikia dokumentų pasirašymas?
Su „Dokobit“ pasirašyti ir rinkti parašus labai paprasta: įkelkite dokumentą į portalą ir pasidalinkite juo su norimais žmonėmis. Tada portalas nusiųs automatinius pranešimus kitoms šalims. Paspaudę nuorodą, turite autentifikuoti save (jei dokumento savininkas nepasirinko dalintis dokumentu su neautentifikuotu vartotoju). Tada galite pasirašyti vos keliais paspaudimais naudodami tinkamiausią el. parašo įrankį (pavyzdžiui, „Smart-ID“, „Mobile-ID“ ar ID kortelę).
Sekite pasirašymo procesą realiuoju laiku
Apskritai įmonių dokumentų kiekiai yra tokie dideli, kad kiekvieną jų stebėti atskirai gali būti beveik neįmanoma. Kad neatsiliktumėte nuo visko, kas vyksta su dokumentais, „Dokobit“ portalas siūlo realiuoju laiku peržiūrėti pasirašymo būseną. Tai reiškia, kad galite matyti visus veiksmus, kuriuos kiti naudotojai atliko su dokumentu ir kurie dokumentai buvo pasirašyti bei kurie dar laukia pasirašymo ar patvirtinimo.
Laikykite dokumentus tvarkingai ir saugiai
Dokumentus galima suskirstyti į kategorijas – taip vėliau bus paprasčiau juos rasti. Galima dalytis kategorijomis su kitais kolegomis ir taip būti tikrais, kad visi atitinkami asmenys bet kuriuo metu turės prieigą prie failo.
Visi dokumentai yra saugomi „Dokobit“ portale saugioje aplinkoje, kurios negali pasiekti pašaliniai asmenys. Tik pats naudotojas gali ištrinti dokumentus iš savo paskyros. Todėl galite būti tikri, kad jūsų pasirašyti dokumentai yra laikomi saugiai vienoje vietoje ir nebus prarasti, jei, pavyzdžiui, kas nors nutiks jūsų kompiuteriui.
Lengvai ir saugiai pasirašykite dokumentus tarptautiniu mastu
Šiandien daugelis įmonių siūlo savo paslaugas įvairiose šalyse, o taip pat dirba su darbuotojais iš svetur. Dėl to išaugo poreikis dokumentus pasirašyti tarptautiniu lygmeniu.
El. pasirašymo portalas leidžia pasirašyti dokumentus su žmonėmis iš daugelio pasaulio šalių. Portalas palaiko įvairias el. parašo priemones, kurios yra priimtos visoje Europos Sąjungoje. Dokumentai gali būti pasirašyti jums tinkančiu formatu. PDF ir ASiCe tinka tarptautiniam pasirašymui, tačiau palaikomi ir keli nacionaliniai formatai (pvz., Lietuvos ADoc, Latvijos EDoc ir Estijos BDoc).
„Dokobit“ taip pat siūlo galimybę dokumentus pasirašyti video identifikacijos būdu. Tai dokumentų pasirašymo būdas, kurį galima naudoti klientams, neturintiems „Dokobit“ portale palaikomų el. pasirašymo priemonių ar neužsiregistravus paskyros šiame portale. Norint pradėti naudoti šį pasirašymo būdą, jums reikės interneto ryšio, galiojančio asmens tapatybę patvirtinančio dokumento, telefono bei įrenginio su kamera. Vaizdo įrašu pagrįstas autentifikavimas gali būti naudojamas tik pasirašyti dokumentą PDF formatu.
Ar galima pasirašyti dokumentus nesiregistruojant „Dokobit“ portale?
Taip, „Dokobit” suteikia galimybę dokumento savininkui pakviesti asmenį peržiūrėti ir pasirašyti dokumentą be „Dokobit” paskyros. Šis funkcionalumas padeda greitai surinkti parašus bei kurti sklandžią partnerių pasirašymo patirtį. Pasirašantysis el. paštu gauna nuorodą, kurią paspaudęs gali be papildomų registracijos žingsnių peržiūrėti ir pasirašyti jūsų inicijuotą dokumentą. Naudodami šį funkcionalumą taip pat galite pridėti saugumo priemonę, paprašydami gavėjų pradžioje save identifikuoti. Tai galima padaryti nurodžius asmens kodą kviečiant pasirašyti.
Ar norite įdiegti el. pasirašymo sprendimus į savo informacines sistemas?
„Dokobit“ taip pat siūlo keletą sprendimų, kuriuos galima integruoti į pačios įmonės informacinę sistemą – el. pasirašymui, parašų rinkimui, autentifikavimui, dokumentų tvirtinimu el. spaudu. Jei norite sužinoti daugiau apie visas „Dokobit“ siūlomas paslaugas, tai galite padaryti El. parašu dokumentus pasirašyti paprasčiau nei ranka | Dokobit.