Procesų efektyvumas – koja kojon su skaitmenizacija
Kaip pasakoja LRVK LEAN projekto vadovė Aistė Kotryna Remeikienė, įgyvendinant šį projektą, pagrindinis tikslas buvo institucijose sukurti ir įdiegti kokybės valdymo sistemą, leidžiančią efektyviau organizuoti viešojo sektoriaus institucijų veiklą, nuolat gerinti jų atliekamų funkcijų kokybę ir efektyviau tenkinti visuomenės bei kitų suinteresuotų šalių poreikius.
„Susibūrus komandai ir pradėjus analizuoti procesus, pamatėme, kad ieškant veiklos gerinimo ir efektyvinimo sprendimų, viskas atsiremia į skaitmenizacijos sprendimus, procesų robotizavimą ir automatizavimą – nuo tokių paprastų dalykų, kaip popierinių formų perkėlimas į skaitmeninę erdvę, iki aplikacijų, skirtų vidinių procesų supaprastinimui, pavyzdžiui, valdant logistinius renginių organizavimo klausimus ar sudėtingesnių procesų automatizavimo ir robotizavimo sprendimų, kaip kad roboto, registruojančio ir paskirstančio dokumentus. Skaitmenizacija natūraliai, bet labai greitai tapo neišvengiamai svarbia mūsų projekto dalimi“, – teigia LRVK atstovė.
Įgyvendinus skaitmenizacijos sprendimus viešajame sektoriuje, kaip teigia A. K. Remeikienė, pavyko gerokai sumažinti administracinę naštą, eliminuoti vertės nekuriančius ir iš inercijos daromus žingsnius.
„Tai nebūtinai įmantrūs sprendimai – daug laiko sutaupome, kai ilgus elektroninius laiškus, daugybę pokalbių telefonu, vaikščiojimus su šūsnimis dokumentų iš vieno kabineto į kitą pakeičia komunikacija intranete – šiandien LRVK ir kitose projekto institucijose veikiantys vidiniai tinklalapiai, kurie yra tapę pagrindine komunikacijos erdve darbuotojams.
Per visą projekto įgyvendinimo laikotarpį įtraukėme 11 viešojo sektoriaus institucijų, kurios tapo stipriu mūsų bendruomenės pagrindu. Šiandien galime džiaugtis jau keliasdešimt institucijų vienijančiu ,,LEAN klubu“ – jie mūsų įgyvendinamų pokyčių ,,vėliavnešiai“ ir iniciatyvūs skaitmenizacijos entuziastai – tai pagrindinis elementas, kurio reikia skaitmeninei transformacijai viešajame sektoriuje“, – pasakoja A. K. Remeikienė.
Skaitmeninių įgūdžių svarba
,,Siekiant efektyvesnių procesų, reikalingi skaitmeniniai įgūdžiai ir gebėjimas dirbti su procesus optimizuojančiais įrankiais“, – neabejoja „Microsoft“ atstovas Lietuvai Simonas Černiauskas.
Šiandien pasaulis yra neįsivaizduojamas be skaitmeninių sprendimų. „Visiškai nesvarbu, kokią industriją ar sektorių atstovaujame – esame valstybės tarnautojai ar privačių institucijų darbuotojai, programuotojai ar pardavėjai – skaitmena mus lydi visur ir visada. Ne išimtis ir viešasis sektorius, kuris Lietuvoje sparčiai juda skaitmenizacijos keliu. Tai reiškia, kad viešojo sektoriaus procesai tampa efektyvesni, greitesni ir paprastesni, o tai leidžia daugiau ir greičiau padaryti ne tik patiems institucijų darbuotojams, bet neša naudą ir visuomenei: mes – piliečiai, verslai ir kitos organizacijos – galime lengviau ir greičiau gauti įvairių paslaugų“, – teigia S. Černiauskas.
„Galima išleisti milžiniškas sumas brangiai ir sudėtingai programinei įrangai, tačiau jeigu institucijos darbuotojas nesugebės su ja dirbti ir neišnaudos jos teikiamų galimybių, tai neduos didelės naudos. Todėl skaitmeninis raštingumas yra kritinis sėkmės elementas.
Pavyzdžiui, su tinkamu įgūdžių rinkiniu tam tikriems uždaviniams galima panaudoti inovatyvius skaitmeninius sprendimus, pavyzdžiui, „no-code“ arba „low-code“ programas, kurios praktiškai nereikalauja programavimo įgūdžių, o jas pasitelkiant galima labai greitai ir nebrangiai kurti aplikacijas, analizuoti duomenis ir automatizuoti procesus“, – aiškina „Microsoft“ atstovas.
Dar vienas labai svarbus skaitmeninio raštingumo aspektas yra kibernetinis saugumas, kuris šių dienų geopolitiniame kontekste ir visuotinėje skaitmenizacijoje yra kaip niekad aktualus. Siekdama gerinti valstybės tarnautojų skaitmeninius įgūdžius bei žinias apie kibernetinį saugumą, šių metų pradžioje „Microsoft“ kartu su Vyriausybės kanceliarijos LEAN komanda Lietuvos viešojo sektoriaus institucijose ėmėsi įgyvendinti „Enterprise Skills Initiative“ (ESI) programą – atvėrė platformą, skirtą tobulinti įgūdžius dirbant su visomis „Microsoft“ technologijomis pasirinktu gyliu, pločiu ir sparta.
„Sėkmingai šią programą plėtodami Estijoje, kurios viešasis sektorius yra vienas pažangiausių Europoje, įgytą praktiką ir patirtį pritaikėme ir Lietuvoje. Čia mums labai padėjo LEAN bendruomenės ir LRVK užsidegimas imtis pokyčių, nes be jų tikėjimo tikrai nebūtų pavykę pasiekti užsibrėžtų tikslų“, – neabejoja „Microsoft“ atstovas Lietuvai.
LEAN bendruomenės susikūrimas
Nenuneigiama tiesa: bet koks projektas, iniciatyva ir pokytis tiesiog neįmanomas be žmonių. Įgyvendinat LEAN projektą, pagrindinį vaidmenį jame atliko iš viešojo ir privataus sektorių susibūrusi LEAN bendruomenė.
„Ši bendruomenė – tai inovatyvūs, iniciatyvus ir naujovėms atviri žmonės, kuriuos vienija supratimas apie technologijų svarbą gyvenime, panašus požiūris ir noras diegti skaitmeninius sprendimus, generuoti idėjas ir jas įgyvendinti viešajame sektoriuje. Mūsų bendras tikslas – sukurti visuomenei paprastą ir greitą bendradarbiavimą ir bendravimą su valstybinėmis įstaigomis“, – sako viena iš projekto koordinatorių Lina Kriaučiūnaitė.
LEAN bendruomenė šiuo metu susibūrusi „LinkedIn“ platformoje. Šioje erdvėje galima pasitarti su srities specialistais ir gauti atsakymus tiek LEAN metodų, tiek skaitmenizacijos tematika.
,,Mes dalijamės, nuo ko pradėti diegti LEAN organizacijoje, gerosiomis praktikomis, įdiegtais skaitmenizacijos sprendimais, kurie leidžia efektyvinti veiklą, taip pat dalijamės mokomąja medžiaga ir vykstančiais mokymais bei patys juos organizuojame“, – sako specialistė.
Pavienių žmonių iniciatyva gimusi bendruomenė, per ketverius projekto metus nuolatos augo ir šiandien ją sudaro apie 200 specialistų. Pasiekti tokį rezultatą, kaip teigia projekto koordinatorė, leido gerosios praktikos sklaida. „Pritaikę vienokį ar kitokį sprendimą, metodą Vyriausybės kanceliarijoje ir kitose projekto institucijose, įvairiomis formomis, t. y., intranetu, vebinarais, gyvų susitikimų, mokymų metu, nešdavome žinią apie tai į kitas institucijas, aiškindavome ir rodydavome, kaip veikimą praktikoje, kokią sukuria vertę organizacijai“, – pasakoja specialistė.
Daugelis idėjų ir sprendimų viešajame sektoriuje, kaip teigia L. Kriaučiūnaitė, buvo pritaikyti vadovaujantis privataus sektoriaus patirtimi.
„Vienas mūsų tikslų yra burti kuo įvairesnę bendruomenę, nes kuo ji didesnė ir įvairiapusiškesnė, tuo priimami sprendimai yra efektyvesni ir inovatyvesni. Dėl šios priežasties kartu su kolegomis inicijuojame patirčių sklaidą tarp viešojo ir privataus sektoriaus, nes tiesa ta, kad mokytis viena iš kitos gali abi pusės“, – teigia pašnekovė.
Patirties tiltai
„Sugalvojome konceptą, kuris leistų savo patirtimi dalintis su visais. Įstaigos identifikuoja, su kokiomis problemomis susiduria, kokie procesai juos domina, ir tuomet kreipiasi į LEAN bendruomenę. Tada mes stengiamės atsakyti į jiems rūpimus klausimus, užvesti ant kelio, nukreipti tinkama linkme ir pasidalinti savo žiniomis, kurios jiems galėtų praversti optimizuojant ir skaitmenizuojant konkrečius procesus“, – pasakoja projekto koordinatorė Gintautė Pieslekaitė.
LEAN komanda siekia tobulinti ne tik institucijų kompetencijas, bet nuolat mokosi ir patirties semiasi įvairiose veiklos tobulinimo srityse. Kaip pasakoja projekto koordinatorė G. Pieslekaitė,bendradarbiaujama tiek su vyriausybinėmis organizacijomis, tiek su verslo atstovais:
„Svarbu suprasti, kad valstybės institucijos gali savo veiklą tobulinti pasitelkiant naujausias praktikas, taikomas ir privačiame versle. Verslai pradėję eiti veiklos efektyvumo keliu per ne vienerius metus yra sukaupę įvairių žinių, patirčių ir nesėkmių. Stengiamės iš neigiamų aspektų pasiimti pamokas, o pasiteisinusias praktikas atnešti į viešąjį sektorių.“
G. Pieslekaitė mini, jog džiugina tai, kad valstybėje taikome vis daugiau gerųjų praktikų, kurios aktyviai taikomos ir privačiame sektoriuje.
Skaitmeninė transformacija ir išmoktos pamokos
Projekto koordinatorė Asta Zubkevičė pasakoja, kad kaip ir į bet kurį pokytį, taip ir į skaitmeninę transformaciją, kurią į valstybines įstaigas atnešė LEAN projektas, iš pradžių buvo žiūrima gana atsargiai.
„Įgyvendinant skaitmenizacijos pokytį susidūrėme su keliais iššūkiais – pirma, žinių trūkumu, antra, turimų įrankių nepanaudojimu. Nors nuo pat pradžių viešajame sektoriuje sutikome daug entuziastų, kurie naujoves priėmė labai greitai ir buvo linkę mokytis, tačiau sutikome ir tokių darbuotojų, kurių požiūris buvo gana skeptiškas“, – prisimena koordinatorė.
Įveikti šiuos iššūkius, kaip teigia A. Zubkevičė, padėjo nuoseklus darbas su viešojo sektoriaus darbuotojų motyvacija ir suvokimu, kad pokyčiai gali atnešti išties daug naudos bei palengvinti jų kasdienius darbus.
„Pradėjome organizuoti mokymus projekte dalyvaujančių institucijų darbuotojams. Iš pradžių supažindinome su programų naudomis ir teikiamomis galimybėmis. Tuomet sekė gerųjų patirčių sklaida – rodėme, kaip įrankiai ir skaitmeniniai sprendimai veikia kitose institucijose, kokią vertę kuria, kaip palengvina procesus, galiausiai – apmokymai, kaip naudotis skaitmeniniais įrankiais.
Nors oficialiai LEAN projektas baigsis po kelių mėnesių, rugsėjo 1 dieną, bendruomenės veiklos, kaip aiškina A. Zubkevičė, tikrai nenutrūks. Veiklų tęstinumą viešajame sektoriuje, anot jos, užtikrins LEAN ambasadorių komandos.
„Mūsų tikslas, kad projekto institucijose atsirastų daugiau kompetencijų. Pamačiusios naudą, valstybinės įstaigos jau dabar kuria etatus ir kviečiasi pas save LEAN specialistus, procesų valdymo, skaitmeninių sprendimų profesionalus. Akivaizdu, norint, kad įdiegti sprendimai veiktų, būtų tobulinami ir būtų kuriami nauji, reikalingi darbuotojai, kurie galėtų tuo pasirūpinti“, – sako projekto koordinatorė.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.