Elektroninio parašo naudojimas gali būti itin patogus, kai reikia rinkti parašus iš klientų, partnerių ar kitų asmenų, nepriklausančių jūsų organizacijai. Tačiau kaip šis procesas gali praversti jūsų klientams, tiekėjams, paslaugų teikėjams ar partneriams, ir kaip tai gali pagerinti abiejų šalių verslo efektyvumą?
Dokumentų pasirašymas su klientais
Pasak elektroniniu parašu paremtų sprendimų teikėjo „Dokobit by Signicat“ pardavimų Baltijos šalyse vadovo Domanto Puslio, elektroninis dokumentų pasirašymas palengvina procesą ne tik jums, bet ir jūsų klientams. Kadangi klientų patirtis šiais laikais yra vienas iš pagrindinių konkurencinių aspektų, tai gali būti didelės pridėtinės vertės arba trūkumo šaltinis. Įsivaizduokite, kiek laiko ir resursų galite sutaupyti, jei dėl parašo nereikės niekur vykti – viską galite atlikti nuotoliniu būdu.
Nesvarbu, kokioje srityje dirbate, jei bendraujate su klientais ir kai kuriuose dokumentuose jums būtinai reikia jų parašų, el. sprendimai jums neabejotinai palengvins procesą.
Parašus iš klientų galite rinkti įvairiomis situacijomis, pvz.:
- Visose verslo srityse galima pasirašyti bet kokias sutartis elektroniniu būdu. Kadangi klientai tikisi galėti atlikti pirkimus ir užsakymus iš savo namų (ar iš bet kur kitur, kur jie bebūtų), jūs galite netgi viršyti jų lūkesčius. Nuotoliniu būdu greitai vykdomas paslaugų sutarčių, terminų ir sąlygų, nuomos sutarčių ir kitų integracijos dokumentų pasirašymas, nepriklausomai nuo vietos.
- Jei dirbate finansų sektoriuje, paskolų ir nuomos procesai svarbūs tiek jums, tiek jūsų klientams. Paskolų sutartys, nuo būsto iki studentų paskolų, gali taip pat būti vykdomos el. būdu. Taip pat galima atlikti nuotolinius automobilių, sunkvežimių ir žemės ūkio technikos sutarčių pasirašymus, padedant finansų institucijoms greitai patenkinti klientų poreikius ir pagerinti jų patirtį. Tai naudinga tiems, kurie neturi laiko fiziškai eiti į banko filialą, ir yra ypač patogu pasirašyti trišalius susitarimus, nes nereikės visiems susitikti, o susitikimus suorganizuoti dažnai būna nemenkas iššūkis.
- Draudimo sektoriuje draudimo polisai ir pretenzijos gali būti irgi tvarkomos el. būdu. Suteikdami savo klientams galimybę bet kada ir bet kur pasirašyti naujus draudimo liudijimus ir su jais susijusius dokumentus bei internetu teikti prašymus ir patvirtinamuosius dokumentus, patvirtinančius jų kilmę ir galiojimą teisiškai įpareigojančiu elektroniniu parašu, jūs ne tik supaprastinate procesą, bet ir užtikrinate dokumentų saugumą ir originalumą.
Su prekių tiekėjais ar paslaugų teikėjais susiję dokumentai
Dokumentų pasirašymas su prekių tiekėjais, paslaugų teikėjais ar verslo partneriais, priklausomai nuo veiklos srities, kartais gali būti sudėtingas procesas. Elektroninio dokumentų pasirašymo procesai šiose situacijose gali jums padėti:
- Jūsų organizacijai gali būti gyvybiškai svarbu pasirašyti sutartis arba rinkti parašus laiku - tai gali lemti svarbių resursų vėlavimą jums ar jūsų partneriams. Juk taip galima prarasti sandorius. El. dokumentų pasirašymas leidžia pagreitinti procesus ir išvengti tokių kliūčių.
- Popieriniai dokumentai dažnai dingsta, ypač kai reikia rinkti parašus tuo pačiu metu, pavyzdžiui, pristatant prekes. Kartais susitarimai arba užsakymų patvirtinimai turi būti pasirašyti, bet kas nutinka su dokumentais po to? Jei jie nėra tinkamai suskirstyti arba palikti konkrečioje vietoje, jie dažnai dingsta, tai reiškia, kad nėra rašytinio įrodymo. Kai dokumentai pasirašomi elektroniniu būdu, visi jie lieka sistemoje ir gali būti lengvai randami, kai tik reikia.
- Dokumentų pasirašymas el. būdu taip pat yra patogesnis pasikartojančiuose procesuose. Jei turite rinkti parašus, o jūsų partneriai turi pasirašyti dokumentus daugiau nei vieną kartą, tai gali įgristi. Dokumentų pasirašymas el. būdu supaprastina procesą, nes jis nėra priklausomas nuo fizinių vietų bei laiko, ir gali būti atliekamas vienu metu.
El. parašų erai pagaliau atėjus, išorinių dokumentų pasirašymas tampa ne tik verslo efektyvumo, bet ir aplinkos draugiškumo simboliu. „Ši praktika ne tik sutaupo laiką ir išlaidas, bet ir sumažina popieriaus naudojimą bei padeda organizacijoms efektyviau prisitaikyti prie modernių darbo procesų. Šiuolaikinės technologijos leidžia mums pasirašyti sutartis, susitarimus ir kitus dokumentus elektroniniu būdu, nepriklausomai nuo to, kur esame. Tai puikus pavyzdys, kaip technologijos gali praturtinti mūsų darbo metodus“, – dalinasi „Dokobit" pardavimų Baltijos šalyse vadovas Domantas Puslys.
Siekdami efektyvesnės ir aplinkai draugiškesnės ateities, „Dokobit“ ragina organizacijas išnaudoti el. dokumentų pasirašymo galimybes. Tai ne tik žingsnis į priekį, bet ir žingsnis link tvarios ateities, kurioje įmonės gali veikti su mažiau popierizmo ir daugiau lankstumo.