Bet kaip iš tikrųjų atrodo skaitmenizacija kiekviename įmonės skyriuje – ar tai paprasta, saugu ir kokią apčiuopiamą naudą tai neša organizacijai? Svarstydami galimybę nuo fizinių dokumentų pasirašymo procesų pereiti prie skaitmeninių, verslai neretai susimąsto – kokius dokumentus jie galėtų pasirašyti el. parašu? El. pasirašymo teikiamus privalumus galite puikiai išnaudoti tobulindami vidinius procesus savo organizacijoje. Dokumentų pasirašymas el. parašu gali praversti pirkimų, pardavimų, teisės, žmogiškųjų išteklių, klientų aptarnavimo ar iš esmės bet kuriame kitame su dokumentų tvarkymu susijusiame skyriuje.
Operatyviau sudaromi sandoriai pardavimo skyriuose
Apklausų duomenimis, 27 proc. pardavėjų praranda kritiškai daug laiko švaistydami jį administracinėms užduotims – jie daugiau nei valandą per dieną skiria duomenų įvedinėjimui, o ne tiesioginiam savo darbui – pardavimams. Sutikite, visas šis dokumentų tvarkymas yra toks pat neveiksmingas, kaip ir betikslis naršymas socialiniuose tinkluose. Daugelis pardavėjų paprastai įstringa atliekant kasdienes administracines užduotis, užuot pardavę savo produktą. Reikia pokyčių!
„Popieriniais dokumentais apvainikuoti procesai stabdo pardavimų padalinius nuo operatyvesnio sandorių sudarymo, todėl mažėja produktyvumas ir, nenuostabu, pajamos. Nustoję gaišti laiką skirtą gaudyti fizinius parašus, galėsite sukurti produktyvų pardavimo mechanizmą, atsikratydami to, kas trukdo sudaryti sandorius ir sutelkti dėmesį į rezultatus. Be to, pardavimo skyriuje nuotoliu galėsite pasirašyti tokius dokumentus kaip pasiūlymai, klientų sutartys, pristatymo užsakymai, pardavimo kvitai ir sąskaitos faktūros", – teigia Kristina Gabrilavičiūtė, „Dokobit" pardavimų ir verslo plėtros vadovė.
Laiku pasirašomi dokumentai pirkimo skyriuose
Specialistai, dirbantys viešųjų pirkimų srityje, ko gero geriausiai supras, koks kenksmingas organizacijai gali būti sutarčių nepasirašymas laiku arba koks didelis iššūkis yra registruoti ir sekti pirkimo patvirtinimus – tai gali baigtis svarbių sandorių atidėliojimu ar net ieškiniais, sukeliančiais daugybę streso. Dokumentus pasirašydami el. parašu galėsite sutrumpinti pirkimų ciklo laiką ir nevėluoti, nes parašus ant pirkimo dokumentų rinksite greičiau ir be rūpesčių. Pirkimų skyriuje galite pasirašyti konfidencialumo sutartis su tiekėjais, vidinius patvirtinimus bei sutartis su kitais padaliniais, tiekėjais, trečiosiomis šalimis, prašymus, pateikti pasiūlymus, informaciją, pirkimo sutartis, užsakymus ir užsakymų patvirtinimus bei kitus dokumentus. Pasak K. Gabrilavičiūtės, „Dokobit" puikiai veikia su jau naudojamomis įmonės pirkimo ir dokumentų valdymo sistemomis – sprendimą galima integruoti tiesiai į jas arba pradėti naudoti „Dokobit" portale vos per kelias sekundes. Be to, komandos galės siųsti ir pasirašyti dokumentus iš bet kur.
Mažiau popierizmo žmogiškųjų išteklių skyriuose
Dokumentų tvarkymas atima daug žmogiškųjų išteklių specialistų laiko dėl ilgų įdarbinimo procesų ir kitų administracinių užduočių. Paspartinus įdarbinimo ir darbuotojų įvedimo procesus nuotoliniu būdu ir atsisakius susitikimų, skirtų dokumentų pasirašymui, turėsite daugiau laiko skirti kitoms žmogiškųjų išteklių skyriaus užduotims: naujų talentų paieškai, darbuotojų motyvavimui, vidinių renginių organizavimui ir kt. Personalo skyriuje galėsite pasirašyti įdarbinimo dokumentus (darbo pasiūlymus, įdarbinimo formas, konfidencialumo sutartis ir kt.), naujų darbuotojų įvedimo dokumentus (organizacijos politiką, etikos kodeksą ir kt.), darbuotojų dokumentus (atostogų patvirtinimus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, pretenzijas ir kt.), išėjimo, atleidimo iš darbo, perkėlimo į kitą skyrių dokumentus (formas, prašymus, rekomendacinius laiškus ir kt.).
Teisės skyriai dirba greičiau, įvykdo daugiau ir tai kainuoja mažiau. Taip, perskaitėte teisingai. Tiesa ta, kad dėl nuolat didėjančio laiko spaudimo ir išlaidų apribojimų teisininkų prašoma įgyvendinti daugiau už mažiau ir greičiau. Popieriaus atsisakymas ir teisinių procesų skaitmeninimas leidžia sutaupyti išlaidas, skiriamas popieriui, spausdinimui ir siuntimui paštu, taip pat padidinti efektyvumą dėl sutrumpėjusių dokumentų pasirašymo ciklų. Teisės skyriuje galite pasirašyti standartines teisines (konfidencialumo, partnerystės, paslaugų ir kt.), tiekėjų (pirkimo, darbų ataskaitas, pardavėjų registracijas ir kt.) sutartis, vidines operacijas (darbo sutartis, valdybos sutikimus, posėdžių protokolus) ir kt.
Jokių vėlavimų klientų aptarnavimo skyriuose
Klientus retai (jei kada nors išvis) džiugina laukimas, nes konkurencingoje verslo aplinkoje jie nori, kad reikalai būtų išspręsti greitai. Pasirašydami dokumentus elektroniniu parašu užtikrinsite, kad jų tvarkymas neužvilkins darbo eigos ir dėl ilgai trunkančio pasirašymo proceso jūsų klientai nepatirs nepatogumų, o priešingai, iš karto gaunama paslauga ar produktas sukurs teigiamas klientų patirtis. Klientų aptarnavimo skyriuje galite pasirašyti klientų sutarčių sąlygas ir politiką, sąskaitas faktūras, grąžinimus bei darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Organizuotas dokumentų pasirašymas tarp skirtingų įmonės skyrių
Kai kurie dokumentai dažnai keliauja per kelis organizacijos skyrius. Pavyzdžiui, norint peržiūrėti kliento sutartį, dalyvauja bent du skyriai – pardavimo ir teisės. Kaip pažymi K. Gabrilavičiūtė, „Dokobit" pardavimų ir verslo plėtros vadovė, elektroniniai procesai čia leidžia stipriai supaprastinti procesus – pereidami prie skaitmeninės erdvės, galėsite organizuočiau gauti reikalingus patvirtinimus ir parašus ant dokumentų iš asmenų, išsibarsčiusių po visus organizacijos skyrius.
Sparčiai daugėja kompanijų, kurios savo kasdienėse operacijose renkasi skaitmeninius, o ne popierinius dokumentus. O juk tapdami mažiau priklausomi nuo popieriaus darome paslaugą ne tik sau – saugome aplinką ir taupome mums taip brangios planetos išteklius.