Šimtai tūkstančių metų evoliucija, kurioje šis išgyvenimo principas liko nepakitęs, tik įrodo, kad pati gamta nesugalvojo geriau.
Kodėl visa tai pasakojame ir kuo tai susiję su buhalterija ar su verslu apskritai? Iš tikrųjų, panašumas yra didesnis nei gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio. Žaibiškas informacijos pasiekiamumas ar dalijimasis ja yra vienos iš pamatinių šiuolaikinio sėkmingo verslo savybių – kiekviena uždelsta minutė, kiekviena tarpinė grandis riboja verslo galimybes priimti operatyvius sprendimus.
Įmonės buhalterija yra neatsiejama verslo dalis, ji taip pat yra ir verslo sąnaudos. Ar kada susimąstėte, kad buhalterija gali tapti „ginklu“ konkurencinėje kovoje ir padėti verslui siekti sėkmės?
Tradicinė buhalterinė apskaita – pernelyg sudėtinga
Idėja sukurti savo, lietuvišką buhalterinės apskaitos programą kompanijai „B1.lt“ kilo susidūrus su praktine problema – kaip greitai ir paprastai peržiūrėti klientų mokėjimus ar jų skolų dydžius, patikrinti sukauptas darbuotojų atostogas, patvirtinti išmokas? Visi šie kasdieniai veiksmai vadovui ar kitam darbuotojui, neturinčiam gilių buhalterinės apskaitos žinių, arba be buhalterio pagalbos, tampa tikru iššūkiu.
Įprastai įmonės vadovo ir kitų darbuotojų kompetencijos dirbti su buhalterinės apskaitos programomis yra ganėtinai menkos. Tuomet jie kreipiasi į buhalterį, jam formuoja užduotį ir laukia atsakymo. Visų pirma, buhalteriui tai atima daug brangaus laiko, kuris užuot dirbęs kitus darbus, turi pateikti reikiamą informaciją. Antra, ne visiškai tiksliai suformavus užduotį, šis gali pateikti netikslius arba ne visus reikiamus duomenis.
Iki šiol buvusios populiariausios apskaitos programos nepasižymėjo gausia dokumentacija ar struktūra, leidusia jas lengvai integruoti į kitas verslo sistemas. Be to, tų programų kūrėjai integracijas daryti patys nelabai norėjo arba sprendimo reikėjo laukti pusmečiais.
Buhalterija – minties greičiu
Taip gimė idėja sukurti savo, lietuvišką „B1.lt“ – paprastą, debesijos principu veikiančią apskaitos programą, prieinamą visų lygių darbuotojams. Ji turi visus pagrindinius modulius, labai detalią dokumentaciją ir lengvą integraciją su kitomis, išorės sistemomis.
Prieš pradedama darbus, komanda išsikėlė sau kelias užduotis:
1. Visi duomenys turi keliauti iš karto į apskaitą, išvengiant tarpininkų (šiuo atveju – buhalterio arba įmonės vadovo), o patys duomenys taip pat turi būti lengvai pasiekiami kiekvieno, turinčio prieigos teisės prie tų duomenų (buhalteriui ir vadovui lieka tik kontrolės funkcija);
2. Eliminuoti popieriaus naudojimą procese. Skaitmeniniu būdu duomenys keliauja akimirksniu, pavyzdžiui: po pardavimo svetainėje duomenys iš karto atsiranda apskaitos programoje, sandėlininkas gali pakuoti prekes, rinkodaros specialistai (arba tam sukurti dirbtinio intelekto robotai) gali analizuoti sandėlių likučius ir pirkėjų profilius, į juos nukreipti rinkodaros veiksmus. Tuo pat metu per išorės sistemas užsakomos naujos prekės į sandėlį. Į šį procesą įtraukus popierinių dokumentų judėjimą, toks operatyvus įmonės darbas būtų neįmanomas.
Pradėjus veikti „B1.lt“ sistemai, išryškėjo keli papildomi teigiami efektai:
1. Darbuotojų darbo nebestabdo anksčiau būtini vadovo parašai ar su darbo procesais jam skirti klausimai, todėl darbuotojai tampa labiau motyvuoti. Turėdami prieigą prie apskaitos sistemos, visi pasijunta bendro darbo dalimi;
2. Visa informacija pasiekiama čia ir dabar – išauga įmonės skaidrumas ir pasitikėjimas vadovu;
3. Augant darbo apimtims (užsakymams, pardavimams), vadovų užimtumas lieka nepakitęs. Į buhalterinę apskaitą įtraukus visus verslo dalyvius, šie patys mato ir valdo informaciją;
4. Įgyvendinus galimybę visą informaciją matyti telefono ekrane, darbuotojai gali laisviau judėti, „neprisirišdami“ prie konkrečios darbo vietos, todėl gali keliauti, o darbo efektyvumui tai neturi įtakos.
Kodėl įmonės dirba neefektyviai?
Toli gražu ne visos įmonės siekia optimizuoti verslo procesus, nes trumpojoje laiko perspektyvoje tai gali reikalauti ir daug laiko, ir pinigų. Rečiausiai įmonės optimizuojasi stabiliu laikotarpiu, tiek geru („dabar ir taip viskas gerai“), tiek ir blogu („dabar ir taip viskas blogai“). Tokiose įmonėse buhalteriai paprastai yra vieninteliai gerai išmanantys įmonės finansų apskaitos reikalus, yra itin vadovo saugomi, todėl ir brangiai apmokami. Klientai atitinkamai bijo keisti įmonę, nes tik šios buhalteris viską gerai supranta ir žino.
Ir tik situacijai rinkoje keičiantis, vadovai pradeda galvoti apie permainas. Pandemijos krizė „supurtė“ daugelį verslų, ir tik tie, kurie greitai ir teisingai adaptavosi, ne tik išlaikė pozicijas, bet ir išaugo.
Pastebėta, kad greitai augančios šiuolaikiškos apskaitos kompanijos dažnai naudoja „LEAN“ metodologijos principus, stengdamosi išmesti nereikalingus procesus ir grandis, ir visiškai nebijo būti pakeistos. Įtraukdamos visus proceso dalyvius į vieną sistemą – elektronines parduotuves, vadovus, apskaitininkus, net ir kliento apskaitininkus, vadybininkus – įmonės greičiau sukuria pridėtinę vertę, todėl žino, kad klientų netrūks.
Kiekvienas vadovas turi žinoti: jeigu jis pats negali prieiti prie įmonės buhalterijos duomenų, jis už tai sumokės dvigubai – ir už buhalterį, kuris jam kainuos daugiau nei progresyviam jo konkurentui, ir už savo neefektyvų verslą.
Užsakymo nr.: PT_88653873