Sutikime, tvarumas yra vienas pagrindinių aspektų, raginančių pasukti el. spendimų keliu. Mažėjančios šūsnys popieriaus ne tik atlaisvina lentynas, bet ir gelbsti miškus. Juk medžiai auga ne tam, kad gamintume iš jų popierių, tiesa? Kitas svarbus aspektas yra laiko taupymas – niekur niekada nereikia vykti ir gaudyti nelemto parašo – viską per kelias minutes galite atlikti kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu. Dar labai svarbu – saugumas: pradėjus naudotis dokumentų pasirašymu el. parašu galimybė, kad jūsų parašas bus padirbtas ar sugadintas, eliminuojama. Tačiau vienas svarbiausių ir nūdienoje aktualiausių aspektų yra pinigų taupymas. Pasirašydami dokumentus el. parašu ne tik nebeperkate popieriaus, tačiau sutaupote ir lėšas, kurias skirtumėte dokumento siuntimui paštu, kurjeriu, degalus, kuriuos išdegintumėte važiuodami surinkti parašu į kitą miesto galą ar kitą miestą. Todėl šiame tekste detaliau paskaičiuosime, kiek išties galite sutaupyti pasirašinėdami dokumentus el. būdu.
Kiek kainuoja dokumentus pasirašinėti ranka?
Pradėkime nuo to, kad norėdami suprasti skirtumą tarp fizinio ir el. pasirašymo, reiktų pažvelgti į fizinio pasirašymo išlaidas ir įsitikinti – kiek tai kainuoja?
Pasak Kristinos Gabrilavičiūtės, „Dokobit” pardavimų ir verslo plėtros vadovės, fiziniai dokumentų apdorojimo procesai susideda iš popieriaus, spausdinimo, siuntimo paštu ir, svarbiausia, daug darbo jėgos, kuri iš tikrųjų yra brangiausia iš visų išteklių. Tačiau žmonės linkę pastarąjį pamiršti.
Tarkime, pasirašote 50 dokumentų per mėnesį, kiekviename iš jų yra 2 puslapiai, 2 kopijos. Tai yra 200 puslapių popieriaus ir jų spausdinimo išlaidos. Tarkime, kiekvienas popieriaus lapas ir vieno puslapio atspausdinimas kainuoja 5 euro centus, taigi už visus savo dokumentus išleistumėte 10 eurų per mėnesį. Tačiau tai yra mažiausia dalis. Pavyzdžiui, jei pusę siunčiate paštu arba per kurjerį – klientui, partneriui ar bet kuriai kitai šaliai – tai yra 25 išsiųsti dokumentai. Siuntimas iš viso gali kainuoti 1–2 eurus, taigi čia išleisite mažiausiai 25 eurus.
Tačiau viskas iš tikrųjų priklauso nuo to, kiek laiko skiriate pilnam dokumentų sutvarkymui. Vieno dokumento apdorojimo laikas apima spausdinimą, įrišimą, parašų gavimą iš įgaliotų asmenų, registravimą ir archyvavimą, taip pat pasirengimą (jei reikia) siųsti paštu ar kurjeriu. Taigi, tai gali trukti nuo kelių minučių iki valandų, viskas priklauso nuo jūsų procesų operatyvumo. Jei viskas einasi sklandžiai, tada vidutiniškai užtruksite 10 minučių. Jei vidutinis valandinis darbo užmokestis yra 10 eurų, tai 10 minučių kainuoja 1,7 Eur. Už visus 50 dokumentų sumokėsite 85 eurus.
Apibendrinant, iš viso per mėnesį jūsų fizinis dokumento pasirašymas kainuoja apie 120 eurų. Be to, neįskaičiuojant jokių galimų proceso klaidų, pvz., pakartotinio spausdinimo, pakartotinio siuntimo ir kt., kas iš tikrųjų taip pat glaudžiai susiję su padidėjusiu darbo jėgos kiekiu. Reiktų nepamiršti ir dar vieno svarbaus aspekto – viskas sparčiai brangsta.
Kiek sutaupote dokumentus pasirašinėdami el. būdu?
Kai pereinate prie el. pasirašymo, jūsų procesai pasikeičia kardinaliai. Dokumentų pasirašymas el. parašu reiškia, kad dokumentų spausdinimą ir jų siuntimą paštu ar kurjeriu galite paprasčiausiai pamiršti, taip atsisakydami ir papildomos darbo jėgos. Tačiau ar tai sutaupo ir jei taip, tai kiek?
Atsisakius spausdinimo ir pašto išlaidų, jūs jau sutaupote 35 eurus. Žinoma, atsižvelgiant į darbo jėgą, sutaupomos lėšos gali skirtis, tačiau dokumentų tvarkymas el. būdu užtrunka bent pusę fizinio laiko, taigi 42,5 eur, o dažnai – žymiai trumpiau, sutrumpindamas jį iki kelių minučių. Kodėl? Anksčiau kalbėjome, kad dokumento apdorojimas apima spausdinimą, įrišimą, parašų gavimą iš įgaliotų asmenų, registravimą ir archyvavimą, taip pat pasirengimą, jei reikia, siųsti (paštu arba per kurjerį). Tačiau naudojant skaitmeninius procesus, pasiekiamus savo kompiuteryje, jums tereikia įkelti dokumentą ir pasidalyti juo su tais, kuriems reikia pasirašyti. Viskas – tai užtrunka vos keletą minučių.
Taip, tai nereiškia, kad pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu – nieko nekainuoja. Pasak K. Gabrilavičiūtės, „Dokobit” pardavimų ir verslo plėtros vadovės, priklausomai nuo jūsų elektroninio parašo įrankio, kaina gali skirtis – el. parašas gali nieko nekainuoti (pvz., „Smart -ID“) arba simboliškai (pvz., „Mobile-ID“ iki 1 eur/mėn.). Lygiai taip pat priklausomai nuo sistemos ar platformos, kurioje pasirenkate tvarkyti dokumentus – ji gali būti nemokama arba kainuoti, jei siūlo patogią naudotojo patirtį, papildomas skaitmeninių dokumentų procesų funkcijas ir užtikrina dokumentų saugumą. Pavyzdžiui, elektroniniu būdu pasirašyti dokumentus ir surinkti parašus iš kitų „Dokobit“ portale, remiantis anksčiau aptartu scenarijumi, kainuos ~ 38 eur.
Galiausiai, viską sudėjus, per mėnesį jūsų dokumentų pasirašymas el. būdu kainuoja apie 40 eurų. Ir tai yra 80 eurų mažiau – tris kartus pigiau – palyginti su fiziniais dokumentų pasirašymo procesais, kuriems išleistumėte apie 120 eurų.
Svarbu paminėti ir dar vieną skaitmeninių procesų privalumą. Jūs galite labai paprastai valdyti dokumentus – jie visi yra vienoje vietoje ir juos lengva rasti naudojant paiešką arba pagal kategorijas, kurioms priskiriate dokumentus – tokiu būtų išvengsite galimybės juos pamesti.
Pabaigai
Kaip kad ką tik išsiaiškinome, dokumentus pasirašinėdami fiziniu būdu gaištate savo ir kitų laiką, o taip pat auginate savo verslo kasmėnesines išlaidas. Pasirinkdami dokumentų pasirašymą el. parašu ne tik gerbsite vieni kitų laiką, taupysite pinigus, tausosite gamtą, bet taip pat smarkiai pagerinsite naudotojo patirtį. Juk verslai, įrodantys, kad geba sužydėti naudodamiesi moderniais skaitmeniniais įrankiais, yra laikomi lanksčiais, naujoviškais ir itin prisitaikančiais prie pokyčių, tiesa?