Šiandien tikriausiai nerasime nei vienos įmonės, kurios darbui nebūtų pasitelkta vienokia ar kitokia technologinė pagalba. Programinės įrangos robotus galima sukonfigūruoti taip, kad jie atliktų įvairius veiksmus, pradedant automatiniu atsakymų generavimu ir baigiant dokumentų analize. Technologijos gali padidinti našumą net ir tokiose vietose, kur iki šiol remtasi žmogiškuoju faktoriumi. Pavyzdžiui, sandėlyje automatiškai apskaičiuojamas produktyviausias kelias, kuriuo turi eiti sandėlininkas, kad darydamas mažiausiai žingsnių surinktų visus reikiamus produktus. Kokios papildomos naudos organizacijai gali suteikti RPA sprendimai ir į ką reikia atsižvelgti, norint gauti iš jų daugiau pridėtinės vertės?
Automatizavimo vaidmuo versle
„If“ ekspertas pabrėžia, kad RPA ir dirbtinio intelekto (DI) privalumai versle labiausiai atsiskleidžia didinant efektyvumą, mažinant klaidų skaičių ir optimizuojant išteklių panaudojimą. R. Kazlauskas pastebi, kad tokios technologijos leidžia automatizuoti pasikartojančias užduotis, kurias anksčiau darbuotojai turėdavo atlikti rankiniu būdu, o sutaupytas laikas gali būti skirtas sudėtingesniems klausimams spręsti. Taip taupomas ne tik darbuotojų laikas, bet ir kaštai. Be to, didėja darbuotojų įsitraukimas ir motyvacija, nes jų indėlis į įmonės veiklą tampa reikšmingesnis.
2023 m. „If“ draudimo bendrovės Baltijos šalyse robotai sėkmingai įvykdė beveik 365 tūkst. užduočių – daugiau negu po 30 tūkst. užduočių per mėnesį arba 1 tūkst. užduočių per dieną. Pernai, naudojant RPA priemones, „If“ sutaupė 1 613 darbo dienų arba 12 903 darbo valandas, todėl komandos galėjo skirti daugiau dėmesio klientų poreikiams identifikuoti ir tenkinti. Vis dėlto, kaip ir bet kuri kita mašina, robotai turi savo gyvavimo ciklą: procesams ir sistemoms keičiantis kartais tenka juos patobulinti, sumoderninti arba kurti naujus. Pernai „If“ sukūrė 20 naujų robotų, kad patenkintų besikeičiančius įmonės poreikius.
Darbuotojų įsitraukimas ir švietimas
Norint, kad įmonės skaitmeninė transformacija klostytųsi sėkmingai, būtina turėti veiksmingą strategiją. R. Kazlauskas rekomenduoja pradžiai neužsibrėžtų ambicingų tikslų, o automatizavimo procesą pradėti pamažu. Naujovės visuomet kelia daug klausimų ar net baimių, tad pradėti patartina nuo paprastesnių procesų, kurie leidžia greitai įgyvendinti pirmąsias užduotis ir tiek darbuotojams, tiek įmonei pajusti teigiamus rezultatus.
Automatizavimas sudaro sąlygas verslui ne tik tobulinti esamas operacijas, bet ir kurti naują vertę, atrandant naujas galimybes ir skatinant naujų produktų ir paslaugų kūrimą. Kad būtų galima iki galo išnaudoti šių technologijų siūlomas galimybes, būtina sutelkti dėmesį į organizacijos kultūros keitimą ir skatinti technologijų diegimą visais organizacijos lygmenimis. Diegdamos RPA ir DI, bendrovės turi sudaryti sąlygas darbuotojams, kurie dirbs su šiomis technologijomis, kelti kvalifikaciją, išklausyti įvairius mokymus. Būtina darbuotojus ir vadovus šviesti apie RPA ir DI naudą, jų taikymą ir skatinti teigiamą kolektyvo požiūrį į automatizavimą parodant, kad robotai neatima iš žmonių darbo, o tik daro jį prasmingesniu.
Duomenų apsauga ir lankstumas – būtinos robotizavimo sėkmės sąlygos
Dažnai pasirodo, kad ateitis yra arčiau negu galvojame. R. Kazlauskas optimistiškai vertina RPA ir DI ateitį, tačiau pripažįsta, kad su tuo susijusių iššūkių išliks. Technologijos kasdien tobulėja ir siūlo naujas galimybes verslui, tačiau tai reikalauja lankstumo ir nuolatinio tobulėjimo. Jo nuomone, įmonės ir jų vadovai turi būti iniciatyvūs, pasirengę keisti verslo modelius ir diegti naujas technologijas. Tik taip išliksime konkurencingais Europos ir pasaulio rinkose.
Vienas svarbiausių klausimų, susijusių su RPA ir DI technologijų diegimu, yra duomenų saugumas. Ekspertas pastebi, kad nors duomenų nutekėjimai ir kibernetinės atakos tampa vis dažnesnės, kai kurios įmonės duomenų apsaugos nelaiko prioritetu. Duomenų šifravimas, prieigos kontrolė ir reguliarus saugumo auditas yra būtinos sėkmingo automatizavimo sąlygos. Įmonės turi būti pasiruošusios apsaugoti savo duomenis, užtikrinti, jog visos technologijos atitiktų teisinius reikalavimus ir standartus. Ne mažiau svarbu turėti planą, kokių veiksmų reiktų imtis, jei duomenų nutekėjimas vis tik nutiktų.
Pasak R. Kazlausko, reikia susitaikyti, kad diegiant automatizavimo procesus pasitaikys sunkumų bei klaidų. Versle, kuris žengia koja kojon su inovacijomis, tai ne tik neišvengiama, bet ir skatinama. RPA ir DI siūlo galimybę iš esmės pagerinti darbo našumą, sumažinti veiklos sąnaudas ir padidinti darbuotojų pasitenkinimą. Dėl to RPA ir DI tampa nepakeičiamu elementu, skatinančiu verslo augimą.
R. Kazlauskas dalijasi keletu praktinių pavyzdžių, kaip „If“ naudojasi RPA priemonėmis ir sprendžia klientų aptarnavimo iššūkius.
Darbas su duomenimis. Lietuvoje RPA sprendimai sėkmingai taikomi draudimo įmokų apskaitoje. Šiame procese dalyvauja vieni pirmųjų „If“ sukurtų robotų. Šis pavyzdys patvirtino, kad apskaita yra ta sritis, kur automatizavimas yra lengvai pritaikomas. Robotas kasdien peržiūri gautų mokėjimų failą ir patvirtina klientų mokėjimus, atliktus pagal konkrečius draudimo liudijimus. Paprastai šį procesą rankiniu būdu turi atlikti darbuotojai.
Draudimo liudijimų pratęsimas ir išdavimas. Robotai sutvarko didelį kiekį draudimo liudijimų, kuriuos reikia pratęsti arba išduoti per trumpą laiką. Pavyzdžiui, neseniai reikėjo per dvi dienas išduoti 1 500 liudijimų. Žmogus vieną liudijimą suformuoja per 3–5 minutes, o robotas geba tai padaryti per 1,5–2 minutes. Šią užduotį per 24 valandas įvykdė keli „If“ robotai. Nors įmonė turi daugiau nei vieną robotą, jų darbą organizuoti taip pat reikia atsakingai – kad nenukentėtų įprasti procesai, o draudimo liudijimus būtų įmanoma išduoti kaip galima greičiau.
Sveikatos žalų tvarkymas. Anksčiau bendrovės klientams būdavo sudėtingiau pateikti prašymą atlyginti su sveikata susijusias išlaidas. Kai klientams suteikiamos medicinos paslaugos, jie gauna apmokėjimo kvitus, kuriuos pateikia draudikui. Tai užimdavo nemažai laiko, nes klientui tekdavo pačiam įvesti visą informaciją apie suteiktą paslaugą. Ši informacija kone visuomet nurodoma kvite. Dabar, naudodamasis „If Mobile“ programėle, klientas nufotografuoja kvitą ir prideda kelių žodžių paslaugos aprašymą. To pakanka, kad sistema pati surastų reikiamą informaciją. Šį sprendimą sudaro trys dalys:optinis teksto atpažinimas (angl. OCR);vertingos informacijos išgavimas iš atpažinto teksto; gautos paslaugos priskyrimas atitinkamai kategorijai.
Sprendimas automatiškai nuskaito sumokėtą sumą, paslaugos teikėjo pavadinimą, registracijos numerį, kvito numerį, datą ir asmens kodą. Tuomet DI algoritmai priskiria šią informaciją atitinkamai kategorijai, pavyzdžiui, odontologams arba ligoninėms. Ši informacija pateikiama žalų administravimo sistemai taip paspartinant procesą. Turimais duomenimis, 87 proc. atvejų sistema pati suranda informaciją, kuri būtina, kad būtų galima automatiškai užregistruoti žalą. Šiam rodikliui įtakos turi ir kliento pateikiamų duomenų kokybė: nuotraukos ryškumas, ar ji buvo padaryta šviesoje, ar tamsoje, ir t. t.