Dokumentus vis dar pasirašinėjate tradiciniu būdu, tačiau pamažu svarstote pereiti nuo popierinių procesų prie skaitmeninių? Prieš pradėdami dokumentus pasirašinėti nuotoliniu būdu, jums prireiks kelių įrankių:
Elektroninis parašas
Turėti el. parašą yra pats pirmas ir svarbiausias žingsnis norintiems dokumentus pasirašinėti be fizinio kontakto. Čia nekalbame apie tuos skaitmeninius parašus, kuriuos galima rankiniu būdu brėžti ant įrenginio (pvz., planšetės ar mobiliojo telefono) ekrano.
Priklausomai nuo šalies, kurioje esate, yra keletas el. parašo kūrimo įrankių. Lietuvoje dažniausiai naudojami šie:
- „Mobile-ID“. Tai vienas iš populiariausių įrankių. „Mobile-ID“ el. parašą galite gauti savo mobiliojo ryšio operatoriaus parduotuvėje, ten jums bus suteiktas el. parašo sertifikatas. Jis yra populiarus dėl to, kad jo naudojimui jums nereikia jokių papildomų įrenginių – užteks tik mobiliojo telefono. Už kasmėnesinį „Mobile-ID“ naudojimą jūsų mobiliojo ryšio teikėjas gali taikyti nedidelį mokestį.
- „Smart-ID“. „Smart-ID“ yra mobilioji programėlė. Kadangi ji yra nemokama, o paskyrą galima sukurti nuotoliniu būdu, jos naudojimas ir populiarumas nuolat auga. Kaip ir su „Mobile-ID“, tai patogu, nes viskas, ko jums reikia, yra jūsų telefonas. „Smart-ID“ programėlę galite atsisiųsti iš „Google Play“ ar „App Store“.
- Tapatybės kortelė. El. parašo sertifikatas dažnai prieinamas lustinėse asmens tapatybės kortelėse. Asmens tapatybės kortelė kaip el. parašas dažnai naudojami viešajame sektoriuje. Tačiau kad galėtum ją naudoti, reikalingas specialus kortelių skaitytuvas.
Neužmirškite, kad el. parašų sertifikatai turi galiojimo laiką, todėl nors ir turite el. parašą, įsitikinkite, kad jis vis dar yra galiojantis.
El. pasirašymo sprendimas
„Nors gera pradžia – pusė darbo, norint pasirašyti dokumentus el. būdu tik el. parašo nepakanka; jums taip pat reikės platformos, kurioje galėsite pasirašyti dokumentus ir rinkti parašus iš kitų asmenų. Sprendimas gali būti paruoštas naudojimui, tai reiškia, kad yra galutinis produktas, kurį galite pradėti naudoti iš karto, pvz., internetinė platforma. Taip pat jis gali būti integruojamas, tai reiškia, kad jį galite integruoti į jau naudojamas sistemas (pvz., verslo valdymo, buhalterines ir pan.) ir jį padaryti savo vidaus įrankių dalimi“, – dalinasi el. parašu paremtų sprendimų teikėjo „Dokobit by Signicat“ pardavimų komandos Lietuvoje vadovas Domantas Puslys.
Dauguma el. parašo pagrindu veikiančių sprendimų teikėjų siūlo abu variantus, todėl nesunkiai pasirinksite pagal savo poreikius. Visada galite pradėti naudoti pasiruoštą sprendimą ir laikui bėgant prisitaikyti prie besikeičiančių poreikių. „Naudotojo patirtis yra vienas svarbiausių aspektų renkantis el. parašu paremtų sprendimų teikėją. Paprastumas ir aiškumas leis užtikrinti sklandų skaitmeninimo procesą – naudotis bus galima iš karto, be jokių papildomų instrukcijų. Jei sprendimas bus orientuotas į dokumentų pasirašymą su klientais, šio proceso paprastumas, aiškumas ir saugumas – bene kiekvieno verslo prioritetas. Siekiant išvengti dokumentų valdymo chaoso, nepriekaištinga naudotojo patirtis turėtų būti vienas svarbiausių kriterijų“, – teigia „Dokobit“ pardavimų komandos Lietuvoje vadovas.
Pabaigai, prisiminkime, kad besirenkant el. parašu paremtų sprendimų teikėją svarbu atkreipti dėmesį į šiuos kriterijus: teisiškai galiojantys parašai, ilgalaikis jų galiojimas, skaidrumas, aukštas paslaugų pasiekiamumas, informacinės saugos užtikrinimo priemonės, kvalifikuotos laiko žymos, kvalifikuotas el. parašų galiojimo patvirtinimas, dokumentų formatų ir eID priemonių įvairovė, draugiška naudotojo patirtis, poreikius atitinkantis sprendimas ir organizacijos reputacija. Palyginti pasirinktus el. pasirašymo sprendimų teikėjus galite čia. Linksite galva prie kiekvienos eilutės? Sveikiname, ko gero radote saugų, patikimą ir į paprastumą orientuotą savo el. pasirašymo sprendimų teikėją.