Vis daugiau vadovų renkasi tokį įmonės buhalterinės apskaitos tvarkymo modelį, kai atsisakoma vyr. buhalterio pareigybės bei pasirenkama apskaitos paslaugas teikianti įmonė, kuriai patikimos labai atsakingos, svarbios funkcijos.
Aukštas buhalterinės apskaitos organizavimo lygis – labai svarbi sėkmingo verslo sąlyga, to neperpratusių verslininkų anksčiau ar vėliau laukia dideli nemalonumai. Buhalteris neuždirba įmonei pajamų, nors gali sutaupyti nemažai lėšų. Taip pat gali, nenorėdamas blogo, padaryti didelę žalą. Nuolatinė norminių aktų kaita, jų sudėtingumas, laisvas traktavimas bei didelės nuobaudos? už mokesčių įstatymų pažeidimus daro apskaitos tvarkymą rizikinga profesine veikla, reikalaujančia aukštos kvalifikacijos bei ypatingo atsakomybės jausmo. Buhalterinės apskaitos duomenų tikslumas bei jų teikimas laiku įmonės vadovybei užtikrina sėkmingą įmonės valdymą, veiklos analizės bei prognozavimo darbų efektyvumą, todėl suprantama, kad įmonės buhalterinė apskaita turi būti patikimose rankose.
Tad kam pavesti buhalterinės apskaitos tvarkymą? Samdyti vyr. buhalterį ar ieškoti apskaitos paslaugas teikiančios įmonės? Kokia apskaitos tvarkymo forma patikimesnė, naudingesnė?
Vienareikšmiškai atsakyti į šiuos klausimus sudėtinga, nes ir viena, ir kita apskaitos tvarkymo forma turi pranašumų ir trūkumų. Kiekvienas verslininkas turi individualiai nuspręsti, kas jam yra priimta, kokie apskaitos tvarkymo momentai jam yra prioritetiniai, pagaliau, ar jo verslo pobūdis, mastai apskritai leidžia rinktis apskaitos tvarkymo modelį.
Šiame straipsnyje pabandysime aptarti dažniausiai verslininkams kylančius klausimus, susijusius su buhalterinės apskaitos organizavimu. Manome, tai padės suprasti apskaitos tvarkymo formų skirtumus bei priimti teisingą sprendimą dėl buhalterinės apskaitos organizavimo formos pasirinkimo. Pažymėtina, jog straipsnyje sąmoningai neliesime didelių įmonių buhalterinės apskaitos tvarkymo bendradarbiaujant su audito įmonėmis klausimų, nes toks bendradarbiavimas iš esmės skiriasi nuo nedidelių įmonių apskaitos tvarkymo audito įmonėse (džiugu tai, kad Lietuvoje plečiasi ir didelių įmonių apskaitos tvarkymas pasitelkiant audito įmones).
Buhalterinės apskaitos įstatymas įteisino nuostatą, kad nuo 2002 m. sausio 1 d. juridiniams asmenims leidžiama tvarkyti buhalterinę apskaitą turint buhalterinės apskaitos tarnybą, vyr. buhalterio pareigybę ar pasirašius sutartį su apskaitos paslaugas teikiančia įmone (anksčiau bet kokiu atveju juridiniai asmenys turėjo įdarbinti vyr. buhalterį, kad ir formaliai). Sutartyje su buhalterinę apskaitą tvarkančia įmone, be kitų paslaugų teikimo sąlygų, šalys sutaria dėl įmonės atstovavimo, įgaliojimų suteikimo apskaitos paslaugas teikiančios įmonės atstovui pasirašyti oficialius įmonės dokumentus vyr. buhalterio vardu. Taip teisiškai įforminama, kad įmonėje nėra vyr. buhalterio pareigybės. Kiti apskaitos paslaugų teikimo sąlygų, atsakomybės pasidalijimo klausimai aptariami šalių sutartyje.
Lentelėje pateikiame skirtingų buhalterinės apskaitos organizavimo formų pranašumų ir trūkumų palyginimą.
Buhalterinės apskaitos organizavimo formų pranašumų ir trūkumų palyginimas.
Pirmose dvejose grafose - pateikiamas atvejis, kai buhalterinė apskaita tvarkoma įmonės vyr. buhalterio (buhalterinės tarnybos), trečioje ir ketvirtoje - kai Buhalterinė apskaita tvarkoma audito įmonės (apskaitos paslaugas teikiančios įmonės)
| Pranašumai | Trūkumai | Pranašumai | Trūkumai | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Darbo vietos, kompiuterinės technikos, buhalterinės programos, kanceliarinių prekių, profesinės literatūros sąnaudos | Darbo vietos, kompiuterinės technikos, buhalterinės programos, kanceliarinių prekių, profesinės literatūros sąnaudų ekonomija | ||
| 2. | Socialinio draudimo įmokų sąnaudos | Socialinio draudimo įmokų sąnaudos ekonomija | ||
| 3. | Kadrų kaitos, pavadavimo ligos atveju ir atostogų metu problemų sprendimas | Nėra kadrų kaitos, pavadavimo ligos atveju ir atostogų metu problemų | ||
| 4. | Konsultantų paslaugų, profesinio mokymo sąnaudos | Konsultantų paslaugų, profesinio mokymo sąnaudos ekonomija | ||
| 5. | Apskaitos dokumentai surašomi buhalterio (kontroliuojami buhalterio) | Užpildytus apskaitos dokumentus paslaugų užsakovas pateikia audito įmonei | ||
| 6. | Apskaitos duomenų apdorojimo operatyvumas | Apskaitos duomenys apdorojami periodiškai, pateikus per tam tikrą laikotarpį surinktus dokumentus | ||
| 7. | Žalos atlyginimo garantijų praktiškai nėra | Žalos atlyginimo garantijos | ||
| 8. | Kontrolės organų atstovų priėmimas (patalpos darbo laikas aiškinant rodiklių apskaičiavimą ir panašiai) | Kontrolės organų atstovus priima apskaitos paslaugas teikianti įmonė | ||
| 9. | Paprastai nelanksti darbo apmokėjimo sistema (fiksuotas mėnesio darbo užmokestis) | Paslaugų kaina priklauso nuo atliktų operacijų apimties (lanksti apmokėjimo sistema) | ||
| 10. | Geresnės komunikacijos galimybės (greitesnis ryšys) | Yra bendravimo operatyvumo trūkumų |
Lentelėje pateikėme pagrindinių bendrojo pobūdžio buhalterinės apskaitos organizavimo formų skirtumų analizės duomenis. Žinoma, konkrečiu atveju gali būti ir kitų apskaitos organizavimo ypatumų, taikytinų atskiroms įmonėms, priklausančių nuo šalių susitarimo dėl buhalterinės apskaitos tvarkymo.
Kaip pavyzdį galima paminėti tokį apskaitos organizavimo modelį, kai tam tikra buhalterinės apskaitos dalis (pvz., sandėlio apskaita) tvarkoma įmonėje, o visą apskaitą galutinai tvarko audito įmonė. Tokį apskaitos tvarkymo modelį paprastai taiko didesnės įmonės. Pažymėtina, jog neretai apskaitos paslaugas teikiančių įmonių darbuotojai tvarko įmonių apskaitą klientų biuruose. Šiuo atveju įmonei (paslaugų užsakovei) nereikia vežioti apskaitos dokumentų į audito įmonę, tačiau ji turi aprūpinti audito įmonės atstovą darbo vieta, kompiuterine įranga, buhalterine programa ir pan.
Minėtina ir tokia retai pasitaikanti, bet vis dėlto iki šiol gyvuojanti apskaitos organizavimo forma, kai mažos įmonės savininkas savo jėgomis visus metus tvarko įmonės apskaitą, o pasibaigus metams kreipiasi į audito įmonę dėl finansinės atskaitomybės formų parengimo pagal metų duomenis. Pažymėtina, kad pastaroji apskaitos organizavimo forma pasiteisina tik tvarkant paslaugų sferos veikla užsiimančių įmonių labai nedidelės apimties apskaitos dokumentus.
Baigdami norėtume patarti verslininkams tik viena – rinkitės kurį tik norite apskaitos organizavimo modelį, pasirinkimas priklauso nuo Jūsų individualaus požiūrio į apskaitos politiką, tačiau nepadarykite pagrindinės, dažnai pasitaikančios klaidos – netaupykite ieškodami pigios apskaitos organizavimo formos. Patikėkite, prarasite daugiau!