10 populiariausių mitų apie prezentacijų skaidres

110 milijardų eurų – tokia pinigų suma, šveicarų ekspertų paskaičiavimais, Europoje kasmet sunaikinama vien dėl to, kad darbuotojai gaišta laiką kurdami neproduktyvias prezentacijas. Dauguma prezentacijų autorių iki šiol naudoja programos „PowerPoint“ skaidres, kurios vis labiau kritikuojamos visuose žemynuose, o Šveicarijoje net yra įsteigta „AntiPowerPointo“ partija.

Tuo tarpu Lietuvoje tik 1 iš 10-ties prezentacijų yra pakenčiamos kokybės, o likusios pranešėjui pridaro daugiau žalos nei naudos. Taip teigia prezentacijų ekspertas Arturas Laskauskas, jau 6-erius metus kuriantis originalias prezentacijas didžiausių Lietuvos įmonių vadovams.

Siūlome paskaityti ištrauką iš naujausios A. Laskausko knygos „Prezentacija kitaip, arba pamirškite migdančias skaidres“ (leidykla „Šviesa“), kuri spalio 8–12 d. buvo pristatyta Frankfurto knygų mugėje.

Rankšluosčiai ir 10 populiariausių mitų apie prezentacijų skaidres

Arizonos universiteto psichologijos ir rinkodaros profesorius Robertas Čaldinis viename viešbutyje atliko eksperimentą. Iki tol standartiniai užrašai vonios kambariuose ragindavo viešbučio klientus ilgiau naudotis tais pačiais rankšluosčiais – tausoti gamtą. Tačiau raginimai nebuvo veiksmingi. Profesorius užrašus pakeitė naujais: „Dauguma svečių, apsistojusių šiame viešbučio kambaryje, rankšluosčius jau naudoja daugiau negu po 1 kartą.“ Ar atspėtumėte, koks buvo rezultatas? Trečdalis klientų iškart pradėjo elgtis kaip dauguma!

Tokį pat polinkį sekti daugumos pėdomis turi ir prezentacijų autoriai. Jei dauguma kaskart rodo skaidres, ir aš rodau. Dauguma skaito iš ekrano, ir aš skaitau. Dauguma „kepa“ migdančias prezentacijas, ir aš „ke...“. Stop. O ką, jeigu dauguma klysta? Viduramžiais 99 % išsilavinusių žmonių buvo įsitikinę, kad Saulė sukasi aplink Žemę. Jie sudarė daugumą, bet klydo visą tūkstantmetį, kol Mikalojus Kopernikas (1473–1543) sugriovė seną mitą. Ne Saulė sukasi aplink Žemę, bet mūsų planeta skrieja aplink Saulę. Senus mitus sugriaukime ir mes.

Mitas	Tikrovė
1. Prezentacija – tai skaidrės.	Jei skaidrės būtų svarbiausios, JAV prezidentas B. Obama neskraidytų į Europą – nusiųstų PowerPointo dokumentą, ir baigtas kriukis... Tačiau nesiunčia. Skrenda pats, nes svarbiausias yra pranešėjas. Visa kita – tik priedai.
2. Rengiantis prezentacijai, darbas pradedamas nuo pirmos skaidrės.	Įsivaizduokite, kad vadovaujate reklamos agentūrai, kuriančiai 300 000 Lt vertės reklaminį televizijos klipą solidžiam bankui. Pasamdote geriausių specialistų komandą, išsinuomojate kalną aparatūros. Visus išrikiuojate filmavimo vietoje ir susimąstote: „Ką čia dabar nufilmavus... Gal pirmoje scenoje rodyti banko pastatą? O gal geriau – laimingą klientą?“ Toks darbų organizavimas – laiko ir pinigų švaistymas. Profesionalus režisierius pradeda ne nuo filmavimo, o nuo scenarijaus ir kadruotės: kiek vaizdų reikės, kas juose matyti, kokios turi būti spalvos, kiek stambių ir bendrų planų ir t. t.Panašiai elgiasi ir prezentacijų profesionalai – pradeda ne nuo skaidrių, o nuo plano:kada ir kur būtinai reikės skaidrių, kiek jų bus, kas jose turi būti pavaizduota...
3. Pirmoje skaidrėje turi būti nurodyta tema, pranešėjo vardas ir pavardė, prezentacijos data ir vieta, mano ir kliento įmonės logotipai.	Pavadinimo gali ir nebūti. Esu matęs skaidrių rinkinį, kur pačioje pradžioje buvo meniška banguojančios jūros nuotrauka. Be jokių prierašų. Pirmas pranešėjos sakinys: „Kodėl dviem iš trijų pacientų kraujospūdis banguoja tarsi jūra: čia pakyla, čia nuslūgsta?“ Stipru. Publika smalsiai laukė, kas bus toliau...Dėl datos ir vietos rašymo: ar klausytojai tokie negudrūs, kad nežino, kur ir kada jie susirinko?Logotipai taip pat nėra būtini, bet prie jų netrukus grįšime.
4. Antroji skaidrė skirta prezen- tacijos turiniui paskelbti.	Nusižiūrėta nuo knygų. Ten išties įprasta, kad pradžioje pateikiamas turinys. Tačiau prezentacija – ne knyga. Ji artimesnė scenos arba ekrano kūriniams. O jeigu jau taip, paklauskite savęs, ar mėgstate visą turinį sužinoti prieš teatro spektaklį arba filmą?
5. Kiekvienoje skaidrėje turi būti antraštė.	Pagalvokite: kiek spėtumėte nuveikti, jei šiandien jums padovanotų papildomą pusdienį? Klausiu todėl, kad parašyti antraštę užtrunka: trumpinant ryškinant ir kitaip tobulinant, kiekvienai antraštei prireikia mažiausiai 30 sek. Apskaičiavus laiko sąnaudas prezentacijų antraštėmis per visus metus, susidarys pusdienis arba net diena. Ar tokia investicija atsipirks? Abejoju. Kam rašyti tai, ką paprasčiau pasakyti?
6. Kiekvienoje skaidrėje turi būti pranešėjo pavardė ir įmonės pavadinimas.	Tai tinka tik pirmai arba paskutinei skaidrei. Tačiau su sąlyga: jei renginyje bus ir kitų konkuruojančių pranešėjų. O jei esate vienintelis pranešėjas, neprošal prisiminti: kuo daugiau žinučių vienoje skaidrėje, tuo mažesnė kiekvienos žinutės svarba.
7. Gera prezentacija turi stebinti naujausiais animaciniais PowerPointo efektais.	Mokslinių tyrimų rezultatai yra priešingi: daugelį žmonių erzina animaciniai efektai. Iliustracijų ir tekstų skraidymas po ekraną daro žalą, nes forma tarsi vampyras išsiurbia dėmesį – jo nebelieka turiniui. Kai klientai manęs klausia, kur geriau investuoti – į animacinius efektus ar naujesnes prezentacijų programas, atsakau, kad išmintingiau būtų pinigus skirti... profesionaliam fotografui. Meistriška įmonės ar produkto nuotrauka – įtaigiau už vartaliojimąsi ant sienos.
8. Prieš prezentaciją reikia daug kartų viską repetuoti.	Pavartę literatūrą, aptiksite raginimų: „Repetuokite, repetuokite, repetuokite.“ Vieni tvirtins, kad tuo reikia užsiimti 6 kartus, kiti – net 27. Nesutikčiau. Jei repetuodami per- degsite, jums patiems bus nebeįdomu. Arba prezentacijos metu pasirodys, kad ne- bereikia neva kartoti to, ką jau sakėte (nors sakėte tik per repeticiją). Mano patarimas būtų atsargesnis. Nereikia repetuoti visko. Pakanka dviejų dalykų:1) patikrinti, ar sklandžiai veiks konkretus kompiuteris, sujungtas su projektoriumi (ar tiks laidai ir kištukai, ar ekrane tikrai rodys vaizdą, ar neiškraipys šriftų, spalvų ir t. t.);2) repetuojant prezentacijos įžangą, gero draugo paprašyti, kad spragtelėtų pirštais, kai jam pirmą kartą pasidarys įdomu. Visas skaidres iki spragtelėjimo galima išmesti.
9. Būtų gerai pasidaryti profesionalesnes skaidres.	Restoranas. Išalkusiems svečiams padavėjas atneša 10 porcijų šašlykų. Daržovės, ryžiai, mėsytė, storas sluoksnis kečupo... Ar iš dešimties svečių atsiras bent vienas, kuris pastebės: mėsa pridegusi, o pomidorų padažu bandyta nuslėpti nesėkmę? Didelė tikimybė, kad atsiras. Panašiai ir per prezentaciją: jei turinys prisvilęs, kas nors pastebės, kad išdailintomis skaidrėmis bandoma nuslėpti nesėkmę.Per pastaruosius metus mačiau šimtus PowerPointo prezentacijų. Dažniausiai reikėjo taisyti ne skaidres, bet turinį – nesuprantama pagrindinė mintis, neaiški nauda klausy- tojams, šlubuojanti argumentacija, nėra pranešėjo įžvalgų ir pan. Kai mėsytė jau su kvapeliu – kečupas nebeišgelbės.
10. Kad skaidrės geriau matytųsi, reikia išjungti šviesą.	Net jei ir nutiko tokia nelaimė, kad patalpa per šviesi, projektorius per silpnas ir ką nors įžiūrėti įmanoma tik tamsoje, įjunkite šviesą iškart, kai skaidrės bus atlikusios savo darbą (pvz., prasidėjus klausimų ir atsakymų daliai). Klausytojai patiki ne skaidrėmis, o pranešėju. Tamsoje įtikinti sunkiau.