Iš tiesų daug žmonių, rašydami elektroninius laiškus, padaro gėdingų klaidų, kurios gali turėti įtakos karjerai. Savo knygoje „Verslo etiketo pagrindai“ B. Pachter įvardija pagrindines elektroninio pašto etiketo taisykles:
1. Aiški temos eilutė
Laiško tema turi aiškiai nurodyti, apie ką yra pats laiškas. Geri pavyzdžiai –„Pasikeitė susitikimo data“, „Keli klausimai apie tavo pristatymą“ arba „Keli pasiūlymai“. „Žmonės labai dažnai nusprendžia, ar skaityti laišką, pagal jo temos eilutę, – sakė B. Pachter.– Parašykite ją tokią, kad adresatas žinotų, jog laiškas susijęs su jo darbo, verslo ar kitais reikalais.“
2. Naudokitės profesionaliu elektroninio pašto adresu
Jeigu dirbate kompanijoje, naudokitės darbiniu elektroninio pašto adresu. O jeigu turite asmeninį paštą (galbūt esate savisamdis ir dirbate pats sau arba kartais darbo reikalais siunčiate laiškus ir iš savo asmeninės pašto dėžutes), labai atsakingai pasirinkite elektroninio pašto adresą, pabrėžia B. Pachter. Adrese turi būti paminėtas jūsų vardas, kad siuntėjas tiksliai žinotų, kam siunčia laišką. Ir niekada profesiniais tikslais nesinaudokite elektrinio pašto adresu (galbūt užsilikusiu dar nuo mokyklos laiku), primenančiu kažką panašaus į alausmėgėjas@..., gražuolytė@... ir pan.
3. Gerai pagalvokite prieš paspausdami „atsakyti visiems“
Niekas nenori skaityti laiškų, kuriuos siuntė 20 su jumis visai nesusijusių žmonių. O ignoruoti tokius aiškus gali būti sunku, nes daugelis žmonių šiais laikais gauna pranešimų apie gautus laiškus į savo išmaniuosius telefonus arba kompiuterio ekrane iššoka pranešimas. Venkite spausti „atsakyti visiems“, nebent esate tikri, kad jūsų laišką turi gauti visi adresatai, pataria B. Pachter.
4. Naudokite profesionalius kreipinius
Nevartokite familiarių šnekamosios kalbos kreipinių – „sveiki bičai“, „la“ ar „labas, chebra“.
„Net ir rašydami lengvo turinio laišką, nevartokite neformalių kreipinių“, – aiškina B. Pachter. Ji taip pat nerekomenduoja trumpinti adresatų vardų. Rašykite „laba diena, Vytautai“, o ne „laba diena, Vytai“. Nebent tikrai žinote, kad žmogus nori, kad į jį būtų kreipiamasi „Vytai“.
5. Venkite šauktukų
Jeigu savo laiške norite išreikšti jaudulį, tikrai pakanka vieno šauktuko. „Žmonės kartais pameta galvą ir prirašo krūvą šauktukų vos ne kiekvieno sakinio pabaigoje. Laiškas dėl to gali atrodyti labai emocionalus arba nebrandus“, – sako B. Pachter.
6. Atsargiai su humoru
Humorui labai lengva „pasiklysti vertime“ nematant žmogaus veido išraiškos ar negirdint tono. Profesionalaus susirašinėjimo metu geriausia atsisakyti humoro, nebent esate labai gerai pažįstami su adresatu. Be to, tai, kas jums atrodo juokinga, kitam gali visai taip neatrodyti. „Tai, kas pokalbio metu gali būti juokinga, gali būti labai skirtingai suprasta rašytine forma. Jeigu abejojate, geriau to nerašyti“, – sakė ekspertė.
7. Nepamirškite, kad skirtingų kultūrų žmonės kalba ir rašo skirtingai
Dėl kultūrinių skirtumų gali labai lengvai kilti nesusikalbėjimo atvejų, ypač rašytinėje formoje, kai nematome kito žmogaus ir nesuvokiame jo kūno kalbos. Rašydami laišką atsižvelkite į tai, kokios kultūros atstovu yra laiško gavėjas. B. Pachter pataria ypač to nepamiršti bendraujant su japonais, kinais ar arabais, kurių kultūroje labai svarbu pažinti žmogų prieš pradedant su juo tvarkyti kokius nors verslo reikalus. Dėl to bendravimas su šių kultūrų atstovais gali būti labai asmeniškas. O, pavyzdžiui, vokiečiai, amerikiečiai ar skandinavai, atvirkščiai, yra linkę iš karto eiti prie reikalo.
8. Atsakykite į visus laiškus, net jei jie nebuvo skirti jums
Tikrai sunku atrašyti į kiekvieną gautą laišką, tačiau turėtume stengtis tai daryti, sako B. Pachter. Tai pasakytina ir apie laiškus, kuriuos gavote per klaidą, nes jo siuntėjas tikisi kažkokio atsakymo. Atsakymas nėra privalomas, tačiau yra dalis gero susirašinėjimo etiketo, ypač jeigu siuntėjas dirba toje pačioje kompanijoje ar toje pačioje srityje.
9. Atidžiai perskaitykite tai, ką parašėte
Jūsų laiško gavėjas tikrai pastebės paliktas klaidas ir susidarys ne pačią geriausią nuomonę apie jus. Nepasitikėkite kompiuterinėmis klaidų tikrinimo programomis, kurios gali automatiškai ištaisyti jūsų žodį į kokį nors visai netinkantį tame kontekste ar net reiškiantį ką nors nepadoraus. Prieš išsiųsdami laišką kelis kartus jį perskaitykite, net ir garsiai.
10. Gavėjo adresą rašykite pabaigoje
„Tikrai nenorite savo laiško per klaidą išsiųsti dar jo neužbaigę ir neištaisę klaidų, –sako B. Pachter. – Net jei atsakote į gautą laišką, labai gera atsargumo priemonė yra iš pradžių ištrinti gavėjo adresą, o parašius atsakymą jį vėl parašyti.“
11. Du kartus patikrinkite, kad nurodėte teisingą gavėją
Anot B. Pachter, reikia būti ypač atidžiam perrašant žmogaus vardą, pavyzdžiui, iš savo adresų knygelės į elektroninio laiško gavėjo eilutę. „Labai lengva klaidingai parašyti vardą, dėl ko bus gėda ir jums ir nemalonu laišką gavusiam žmogui“, –sako ji.
12. Rinkitės klasikinį šriftą
Asmeninio pobūdžio laiškus galite rašyti įvairiu šriftu ir spalva, tačiau darbinei korespondencijai rinkitės tik klasikinius šriftus, spalvas ir teksto dydį. Pagrindinė taisyklės: kitam žmogui turi būti patogu skaityti jūsų laišką.
13. Kontroliuokite toną
Kaip juokeliai gali „pasiklysti vertime“, taip ir jūsų laiško tonas gavėjui nematant jūsų veido išraiškos ir negirdint balso gali būti klaidingai suprastas. Tas pats pasakytina ir apie tiesmukumą. Galbūt jums atrodė, kad rašote „konkrečiai“, o gavėjui jūsų laiškas pasirodė „piktas ir atžarus“. Tam, kad išvengtumėte nesusipratimų, B. Pachter rekomenduoja savo parašytus laiškus skaityti garsiai. „Jeigu jums pasirodys, kad laiško tonas yra per griežtas, gavėjas veikiausiai taip pat taip pamanys“, – sakė ji.
14. Nėra nieko konfidencialaus
Visuomet prisiminkite frazę, kurią pasakė buvęs JAV CŽV vadovas generolas Davidas Petraeusas: „Kiekviena elektroninė žinutė turi savo pėdsaką.“ „Esminis patarimas yra „manyk, kad tai, ką rašai, perskaitys kiti“, todėl „nerašykite to, ko nenorėtumėte, kad visi perskaitytų.“ Liberalesnis paaiškinimas: nerašykite nieko, kas galėtų pakenkti jums ar kitiems žmonėms. Galiausiai elektroninį laišką yra pavojingai paprasta persiųsti dar kitam žmogui. Tad geriau pasisaugoti, negu vėliau gailėtis.