„Pastaraisiais metais parodų sektoriuje pastebimi ryškūs kokybiniai pokyčiai. Kuriami vis įdomesni ir inovatoriškesni stendai, o klientai tampa reiklesni, linkę išmėginti ir pritaikyti naujus sprendimus. Savo indėlio nepamiršta ir renginių organizatoriai, kurie investuoja į eksliuzyvių lounge zonų, nestandartinių foto erdvių kūrimą bei dekoravimą. Šiandien integruojamos net ir mažos paralelinės realybės, kuriančios nuostabias patirtis bei gyvo bendravimo galimybę“, – pasakoja vizualinius sprendimus verslui teikiančios įmonės UAB „Ink Idea” vadovė Ugnė Chlynovienė pranešime spaudai.
Ji išskiria 8 svarbiausius patarimus verslui, kurie padės tinkamai pasiruošti parodai ir išvengti nemalonių netikėtumų.
Suformuokite aiškius lūkesčius
Aiškiai įsivardinkite, kodėl dalyvaujate parodoje: ar siekiate pristatyti naują produktą, o gal parodyti prekės ženklą, užmegzti naujus ryšius, skatinti pardavimus ar juos tiesiogiai vykdyti? Žinodami savo lūkesčius, galėsite tinkamai suformuluoti užduotį agentūrai, sėkmingai pasiruošti renginiui bei pamatuotai įsivertinti jo rezultatus.
Nusistatykite biudžetą
Kuklus ar solidus – biudžetas renginiui yra būtinas. Numatę lėšas bei nubrėžę „lubas“, sutaupysite daug laiko. Pirma, gausite geriausius pasiūlymus, kurie leis efektyviai panaudoti konkrečią sumą pinigų. Antra, išvengsite nesusikalbėjimo su agentūra, jai pateikiant (o jums analizuojant) sprendimus, kurių, arba neįperkate, arba jie jums atrodo per daug paprasti.
Pasidomėkite galimais parodos ar renginio plotais
Renginių organizatoriai pateikia planus su galimomis standartinėmis pozicijomis, kurias galite pasirinkti. Taip pat, suteikia visą reikalingą informaciją apie srautus, aplink esančius dalyvius ir kt. Siūlome pasidomėti ir nestandartinėmis pozicijomis, kurių vis daugiau pasitaiko renginiuose: specialių lounge, fotografavimosi zonų bei kitokio formato erdvių, kurios gali būti tinkamos jūsų prekės ženklui.
Pasirinkite patikimus partnerius
Rinkitės partnerį, kuris turi patirties, kuriant stendus, instaliacijas ar aptarnaujant renginius. Pasidomėkite rekomendacijomis, peržiūrėkite atliktus darbus. Kaip ir kiekviena sritis, ši – pilna teigiamų ir neigiamų patirčių, itin daug netikėtumų, streso, techninių niuansų. Procesas nuo idėjos iki rezultato – ilgas, ir suklysti galima daug kur. Dėl šios priežasties mūsų įmonė naudojasi išmaniąja verslo valdymo sistema, kuri leidžia efektyviai valdyti kūrybinius bei gamybinius procesus. Taip išvengiame nesusikalbėjimo bei klientams galime teikti informaciją apie projekto stadiją bet kuriuo momentu.
Aiškiai suformuokite ir perduokite užduotį bei įtvirtinkite užsakymą raštu
Kadangi jau turite apsibrėžę konkrečius lūkesčius, nustatytą biudžetą bei patikimą partnerį, aiškiai perduokite užduotį jam. Patariu iš pradžių viską aptarti gyvai (ar nuotoliniu būdu – pagal aplinkybes) dėl keleto priežasčių: dialogo metu galima tiesiogiai dalintis spontaniškomis idėjomis, iškart numatyti galimus sprendimus bei gauti grįžtamąjį ryšį.
Po pokalbio agentūros suformuotą užduotį suderinkite raštu. Be to, į sutartį įtraukite kuo daugiau detalių, smulkmenų, kurios paaiškės jau suderinus projektą. Taip apsaugosite abi puses bei turėsite galimybę dar kartą pasitikrinti, ar nieko nepamiršote.
Raskite būdus išsiskirti
Pasitelkite kūrybiškus ir nestandartinius dekoro elementus bei technikas: įtraukite judesį, šviesą, garsą bei kvapą ir siūlykite lankytojams unikalias patirtis. Siūlome atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:
Išnaudokite erdvę. Galvojant, kaip dekoruoti sieną, dažnai pamirštama, jog ir lubos ar grindys gali padėti sukurti vientisą vaizdą. Tiek specialiai kuriami, tiek ir montuojami iš „BeMatrix“ konstrukcijų stendai gali turėti skirtingų lygių grindis, sienas bei stogus, taip pat lenktas formas ar net kelis aukštus.
Ieškokite netikėtų medžiagiškų derinių. Tai gali būti blizgios medžiagos su matinėmis plėvelėmis, o gal mediena su metalu. Taip pat, veidrodžiai su augalais arba auksas ir drobė. Atradę jums tinkamus kontrastus sukursite akį traukiančias erdves.
Integruokite naujausias technologijas. Kažkada ant sienos pakabinamas TV ekranas buvo pagrindinis įrenginys, transliuojantis video. Visgi, šiandien rinkoje esantys video moduliai pasižymi įvairove: jie gali būti integruojami į sienas, grindis, lubas; taip pat naudojami populiarūs skaidrūs ekranai, hologramos, programuojamos švieslentės ir pan.
Nepamirškite papildomo apšvietimo. Be funkcinio apšvietimo, kuris įprastai pasirenkamas, atsižvelgiant į jūsų ekspozicijos vietą, itin daug galimybių gali suteikti dekoratyvus apšvietimas.
Paskirstykite zonas. Numatykite vietą dalyviams, lankytojams, pasirūpinkite tinkamais baldais, kurie būtų šiuolaikiški, patrauklūs, patogūs bei derantys prie bendros erdvės koncepcijos.
Jei galite, pasiūlykite pramogas. Pramogos – tai užsiėmimai, kurie suteikia jums galimybę užmegzti pokalbį su renginio lankytojais. Jie nebūtinai turi būti susiję tiesiogiai su jūsų vykdoma veikla. Atminkite, jog dėmesį pritraukia tos ekspozicijos, kuriose lankytojai gali ką nors išbandyti, patirti, pajusti.
Pasirūpinkite vaišėmis. Be abejo, vanduo, kava, užkandžiai visuomet pageidaujami ir priimami itin šiltai bet kurio lankytojo.
Pasidomėkite galimais nuomos sprendimais
Norint sukurti išskirtinį efektą nebūtina visko kurti bei gaminti nuo nulio. Rinkoje yra daugybė nuomojamų, lengvai transformuojamų ir adaptuojamų elementų, kuriuos pasirinkdami ne tik sumažinsite kaštus, bet ir prisidėsite prie tvaraus verslo.
Laikykitės terminų ir pasilikite saugų laiko rezervą
Nors dažnai įprasta manyti, jog labiausiai vėluoja kūrybininkai, ne ką rečiau kliento delsimas bei nesugebėjimas apsispręsti vilkina procesą ir trukdo sklandžiam darbui. Komunikuokite, reikalaukite, tačiau ir patys pakluskite terminams.
Ne visuomet, tačiau pasitaiko atvejų, kai dalyviai turi daugiau laiko įsirengti savo zoną, nei likus dienai iki renginio. Jeigu tik tokia galimybė yra, būtinai pasilikite laiko galutiniam rezultatui įvertinti. Taip atsiribosite nuo papildomo streso, kuris nuolat tvyro ore, įrenginėjant didelio masto renginius.