Tikriausiai dar prieš kelis metus nė vienas nebūtų pagalvojęs, kad per tokį trumpą laiką gali tekti kardinaliai keisti įprastą darbo rutiną ir derintis prie pandemijos diktuojamų sąlygų. Ne visiems tokie pokyčiai buvo lengvi ir sklandūs, tačiau teigiamų ir sektinų pavyzdžių, kaip sėkmingai susitvarkyti su užklupusiomis permainomis, turime ne vieną. Didžiausio Lietuvoje naujienų portalo Delfi.lt, SEB banko ir bendrovės Pigu patirtys rodo, kad laiku priimti ryžtingi sprendimai pasiteisino, o kai kuriais atvejais paskatino diegti ir naujas, darbuotojų atžvilgiu palankias praktikas.
Pandemija padiktavo savas taisykles
Reaguoti ir prisitaikyti prie naujų pandemijos padiktuotų sąlygų reikėjo itin operatyviai, tačiau kaip teigia Delfi direktorius Vytautas Benokraitis, tai tik paskatino imtis kai kurių pokyčių, apie kuriuos įmonė svarstė jau anksčiau.
„Pirmiausia pasirūpinome, kad dirbdami iš namų darbuotojai turėtų visas reikiamas darbo priemones. Tam, kad nesijaustų informacijos trūkumo ir nutolimo tarp kolegų, skatinome per nuotolį dalintis viskuo, kas vyksta, – apie pokyčius Delfi biure pasakoja Vytautas Benokraitis. – Galima sakyti, pats tapau vidinės įmonės komunikacijos atstovu ir iki šiol bent kas antrą penktadienį skiriu 2-3 valandas laiko tam, kad parašyčiau atvirai ir nuoširdžiai, kaip mums sekasi, kas naujo, supažindinu su įmonės pasiekimais ir sunkumais, laukiančiais iššūkiais. Kartais savęs paklausiu, ar to vis dar reikia? Ar žmonėms vis dar įdomu skaityti 3-4 A4 puslapių „rašinėlius“. Tačiau gaunamas grįžtamasis ryšys iš kolegų įkvepia tai daryti toliau. Ši minimali priemonė daugumai darbuotojų padėjo nenutolti nuo to, kur esame ir kuria linkme einame.“
Su nelengvais iššūkiais sprendžiant darbuotojų bei klientų saugumo klausimus susidūrė ir SEB banko vadovai. Kaip pasakoja SEB Personalo departamento vadovas Ugnius Vipartas, šalyje paskelbus pandemiją, buvo suburta speciali darbo grupė ir sudarytas veiklos tęstinumo planas, koreliuojantis su sergamumo situacija Lietuvoje ir vyriausybės taikomomis priemonėmis.
„Paskelbus karantiną šalyje, daugiau kaip pusė mūsų darbuotojų pradėjo dirbti nuotoliniu būdu. Vasarą, kai situacija pagerėjo, dalis darbuotojų norėjo grįžti dirbti į biurus, kiti ir toliau dirbo iš namų. Tačiau 2020 metų rudenį, kai sergančiųjų skaičiai vėl padidėjo, pradėjome aktyviau skatinti vadovus planuoti darbus taip, kad kuo daugiau komandos narių galėtų dirbti nuotoliniu būdu, – sako SEB banko Personalo departamento vadovas Ugnius Vipartas. – Tačiau kaip chirurgas negali operuoti namuose, taip ir banke yra tam tikros kritinės funkcijos, tokios kaip dalis IT ar operacijų, kurios dėl saugumo ir rizikos valdymo prevencijos negali būti vykdomos nuotoliniu būdu. Todėl dalis darbuotojų negali dirbti iš namų. Kritines funkcijas atliekančias komandas esame padalinę ir fiziškai – siekiant sumažinti riziką, dalis komandos dirba skirtingose patalpose ir nesusitinka – bendrauja tik nuotoliniu būdu.“
Bendrovei Pigu, kaip ir kitiems verslams, pandemija taip pat atnešė nemažai iššūkių. E-komercijos bendrovė valdo internetines parduotuves Lietuvoje, Latvijoje ir Estijoje, tad vienu kartu turėjo pasirūpinti ne tik visų trijų šalių biurų, sandėlių ir aštuoniolikos fizinių parduotuvių darbuotojais, bet ir klientais, kuriems e. prekyba kai kuriais atvejais tapo bene vieninteliu būdu apsirūpinti reikalingiausiomis prekėmis. Pasikeitus situacijai dėl pandemijos, įmonė kone per naktį turėjo priimti darbuotojams ir verslo rezultatams svarbius sprendimus. Tai pareikalavo išskirtinio komandos susitelkimo, profesionalumo ir noro nesustoti vietoje.
„Vadovų komandai teko operatyviai priimti sprendimus ir veikti kartais net ir neturint aiškių institucijų sprendimų ar rekomendacijų. Prioritetu buvo saugumas. Atsargumo, apsaugos priemonių ir vidinės komunikacijos, tikime, tokioje situacijoje nebūna per daug. Tad džiaugiamės, kad priimti sprendimai, ryžtingas ir greitas jų įgyvendinimas leido mums nenutrūkstamai organizuoti savo veiklą, išvengti ligos protrūkių įmonės viduje ir tinkamai aptarnauti klientus, plėsti e. prekybos platformos veiklą ir net fizinių parduotuvių, kurios performuotos į užsakymų atsiėmimo punktus, tinklą“ – sako bendrovės Pigu komunikacijos vadovė Raimonda Strazdauskaitė.
Įmonių prioritetu tapo darbuotojų saugumas ir fizinė bei psichinė sveikata
Pandeminis laikotarpis ir jo padiktuotos naujos gyvenimo taisyklės neišvengiamai paskatino įmones labiau rūpintis savo darbuotojų sveikata. Kaip pastebi Delfi direktorius Vytautas Benokraitis, derinantis prie nuolatos kintančios situacijos prioritetu tapo darbuotojų poreikiai ir gerovė, todėl atsižvelgiant į darbuotojų pageidavimus, teko ieškoti naujų sprendimų, užtikrinančių darbuotojų saugumą ir komfortą.
„Atsižvelgdami į darbuotojų poreikius pakeitėme darbo biure taisykles. Biuras tapo labiau atviras, su vidine darbo vietos ir automobilio parkavimo vietos rezervavimo sistema. Neliko jokių direktorių ar skyrių kabinetų – visi esame vienos bendros komandos nariai. Šie pokyčiai buvo svarbūs ne tik darbo organizavimo, bet ir saugumo sumetimais: reikalui esant žinome, kas, kada ir kur dirbo, todėl Covid-19 užsikrėtimu atveju galime užtikrinti atsekamumą bei garantuoti, kad biure vienu metu nebus daugiau darbuotojų, nei leidžia mūsų darbo sąlygos, – pasakoja Delfi direktorius. – Esama situacija paskatino dar labiau rūpintis darbuotojų fizine bei psichine sveikata. Delfi darbuotojams suteikiama galimybė anonimiškai ir konfidencialiai konsultuotis su psichologu, o patys darbuotojai šį įmonės žingsnį įvertino itin teigiamai, juk kartais tereikia vieno ar kelių pokalbių su kitu žmogumi, kad viskas sugrįžtu į savo vėžes. Kitas svarbus dalykas – fizinis aktyvumas, tad čia irgi nenuleidome rankų ir visais įmanomais būdais stengiamės skatinti savo darbuotojus judėti: nuo žingsnių iššūkių iki treniruočių lauke, bendro ruošimosi maratonams ir kitų aktyvių veiklų, kurios skatina žmones bendrauti, ir gerina jų savijautą.“
Pandemija paskatino spartesnius pokyčius ir transformaciją daugelyje sričių. Pasikeitė komandų formavimo būdai, vadovų ir lyderių funkcijos, darbuotojų poreikiai ir lūkesčiai. Šiems pokyčiams suvokti, suvaldyti ir atliepti reikia skirti daug dėmesio.
SEB banko Personalo departamento vadovas Ugnius Vipartas atkreipia dėmesį, kad nuolatinis įsiklausimas – tai svarbiausia priemonė, kurios reikia nepamiršti norint motyvuoti kolegas bei neatitolti vieniems nuo kitų, kai laikomasi fizinio atstumo.
„Darbuotojų motyvacija bei sveikata rūpinamės ne tik skirdami kiekvienam kolegai apsauginių kaukių, vitaminų ar užkandžių, kuriuos darbuotojai labai vertina. Organizacijoje turime tvirtą bei motyvuotą iniciatyvių kolegų grupę „iDo“, kurių veiklos vienija – kviečia dalyvauti nuotoliniuose protmūšiuose ar ėjimo iššūkiuose. Taip pat įdiegėme naujų bendravimo, bendradarbiavimo ir darbo komandose įrankių, pavyzdžiui, vidinę „Kudos“ platformą, kurioje darbuotojai dalijasi vieni kitų pasiekimais ir įvertinimais. Tai išties svarbu, kad galėtume kokybiškai skaitmenizuoti vienas kito pripažinimą ir bendradarbiavimą, o atstumas nebebūtų kliūtimi,– pasakoja SEB banko Personalo departamento vadovas. – Suprantame, kad namuose dirbantiems kolegoms kyla natūralių iššūkių, kuomet nebelieka aiškios ribos tarp namų ir darbo. Stengiamės jiems padėti. Darbuotojams teikiame informaciją apie emocinę pagalbą – nuotoliniu būdu juos konsultuoja psichologai-psichoterapeutai. Taip pat organizuojame specialius seminarus, kuriuose vadovai mokosi puoselėti sveiką klimatą komandoje, pažinti ženklus, liudijančius, kad kolega patiria emocinių sunkumų, užmegzti pokalbį ir pasiūlyti pagalbą.“
Bendrovės Pigu komunikacijos vadovė Raimonda Strazdauskaitė pastebi, kad elektroninės prekybos srityje pokyčiai itin greiti, tad siekiant užtikrinti visų darbuotojų saugumą ir akcentuoti saugos priemonių bei naujai taikomų priemonių svarbą, įmonėje buvo aktyviai vykdoma vidinė komunikacija, imtasi visų saugumo priemonių.
„Ne tik operacijose dirbančius, bet ir kitų padalinių darbuotojus aprūpinome asmens apsaugos priemonėmis – apsauginėmis kaukėmis, pirštinėmis, dezinfekciniais skysčiais. Iš viso buvo išdalinta apie 1,5 tūkst. asmens apsaugos priemonių rinkinių. Operacijose dirbančius darbuotojus išskaidėme į tarpusavyje nesusisiekiančias pamainas, įvestas srautų suvaldymas, atskirtos ir poilsio zonos. Įtarus, kad darbuotojas serga, įmonės lėšomis jis buvo testuojamas, o siekiant užkirsti kelią viruso plitimui, atlikti grupiniai kai kurių padalinių testavimai, – sako bendrovės Pigu komunikacijos vadovė. – Prie darbuotojų motyvacijos ir geros darbo aplinkos kūrimo prisidėjo ir naujos priemonės, kurios pradėtos taikyti karantino metu. Siekiant palaikyti gerą darbuotojų psichologinę sveikatą, pradėjome kartą per savaitę organizuoti psichologų konsultacijas internetu. Siekiant palaikyti gerą darbuotojų fizinę bei emocinę būklę, kelis kartus per savaitę kolegos kviečiami sportuoti, vyksta ne tik kelių rūšių treniruotės su skirtingais treneriais, bet ir protmūšio turnyras ar kitos smagios iniciatyvos.“
Darbuotojų įsitraukimas ir efektyvumas nenukentėjo
Dirbant nuotoliniu būdu išlaikyti komandinę dvasią, bendrų tikslų siekį ir efektyvumą nėra paprasta, tad vienu iš sudėtingiausių uždavinių įmonių vadovams tapo darbuotojų motyvacijos ir įsitraukimo skatinimas.
„Sakoma, kad negalima praleisti geros krizės. Džiaugiuosi, kad susitelkusios komandos dėka ne tik kad išgyvenome, bet tuo pačiu ir sugebėjome toliau auginti pajamas, investavome į naujus projektus, o darbuotojų kiekį didinome beveik 10 proc. Tad nors mūsų rinkai pirmosios pandeminės savaitės smogė labai stipriai, mums pavyko viduje stabilizuoti situaciją“, – sako Delfi direktorius Vytautas Benokraitis. – Žinoma, dirbant nuotoliniu būdu iš pradžių daugumai buvo sunku atskirti darbo ir asmeninio gyvenimo laiką, tačiau su laiku viskas susidėliojo į savas vietas. Nuolatos skatinome darbuotojus ilsėtis, galvoti apie save ir prisiminti, kad perdegimas niekam nėra naudingas – nei asmeninio gyvenimo, nei darbinėje srityje. Džiaugiamės, kad Delfi pavyko išlaikyti tempą ir efektyvumą net ir tokiu sudėtingu ir ilgai užsitęsusiu etapu.“
SEB banko Personalo departamento vadovas Ugnius Vipartas pastebi, kad darbuotojams ne visada lengva dirbti ilgai nesusitinkant su komanda, todėl būtina palaikyti ir suteikti naujų įgūdžių darbuotojams bei vadovams, padėti komandoms išlaikyti mikroklimatą, o visai organizacijai – bendrus kultūrinius ir vertybinius pamatus.
„Nuolat organizuojame vebinarus, kurių metu mokomės, kaip dirbti su kolegomis nuotoliniu būdu, kaip įtraukti, sudominti, išlaikyti komandos dvasią, kaip darbuotojams išlikti komandos nariais, kai nebeliko paprastų, bet organizacijos mikroklimatui svarbių kavos pertraukėlių ritualų ir pašnekesių poilsio erdvėse, – sako Ugnius Vipartas. – Taip pat itin svarbus šiuo aspektu yra lyderių vaidmuo. Kalbame apie lyderius plačiąją prasme – jais gali būti ir vadovaujančias pareigas užimantys, ir neformalūs komandos lyderiai. Todėl SEB banke pradėjome plėtoti transformuojančios lyderystės koncepciją. Čia kalbame apie įtraukios ir psichologiškai saugios aplinkos puoselėjimą, kur visiems leidžiama išsakyti savo nuomonę, kur visi kartu apibrėžiame iššūkius ir ieškome sprendimų. Transformuojantis lyderis klausosi skirtingų perspektyvų, įkvepia ir skatina kitų stipriąsias puses. Taip galime maksimaliai pasitelkti kolektyvinį intelektą, kuris prisideda prie naujovių ir tvaresnių pokyčių, nes žmonės labiau linkę palaikyti tai, ką patys kūrė.“
Bendrovės Pigu komunikacijos vadovė Raimonda Strazdauskaitė džiaugiasi, kad prie visų pandemijos metu netikėtai užklupusių iššūkių įmonių grupei pavyko ne tik prisiderinti, bet ir paversti juos galimybėmis. Tai rodo 1,5 karto išaugęs darbuotojų skaičius, puikūs darbuotojų įvertinimai ir jų įsitraukimo į skirtingas veiklas rodikliai.
„Atlikome kelias darbuotojų apklausas ir matome, kad bendras darbuotojų susitelkimas bei motyvacija nesumažėjo. Tą puikiai įrodo ir geri įmonės rezultatai – išaugo ne tik pardavimų apimtys, bet ir mūsų komanda“ – sako Raimonda Strazdauskaitė.
.