„Verslas šiuo klausimu yra daug laisvesnis: privačių juridinių asmenų dokumentai yra jų nuosavybė ir valstybės mažiau reguliuoja tokių asmenų veiklos Dokumentų rengimą ar tvarkymą“, – pokalbį pradeda vyriausioji archyvarė.
Išsaugoti svarbūs dokumentai
Privačių juridinių asmenų dokumentų saugoma ir valstybės archyvuose. „Perduoti valstybės archyvui dokumentai turi atitikti tam tikrus vertinimo kriterijus, būti nuolat saugomais dokumentais. O tokiems dokumentams priskiriami tie, kurie svarbūs visai šaliai, gali iliustruoti virsmą ekonomikoje ar net politikoje. Pavyzdžiui, turime jau ir šimtamečių įmonių, apie kurių istoriją galima rasti duomenų valstybės archyvuose“, – pasakojo vyriausioji archyvarė.
Pasak pašnekovės, ilgametės įmonės irgi susidomi, kokia istorija apie jas yra sukaupta. O rasta informacija gali būti panaudota tiek rinkodaros, tiek įmonės įvaizdžiui formuoti. Tarp dokumentų, kurie gali turėti ateityje išliekamąją vertę, atsiduria tokie dokumentai, kaip įmonių steigimo sutartys, finansinės ataskaitos, svarbios sutartys, bendradarbiavimo dokumentai, taip pat gaminamą produkciją liudijantys dokumentai, buvę pirmieji įmonės prekės ženklai, sukurtos produkcijos etiketės.
„Ateityje tokie išsaugoti dokumentai gali ateities kartoms atskleisti verslo raidos aspektus Lietuvoje, kartu ir pateikti informaciją apie konkrečios įmonės veiklos kūrimąsi, nuo ko viskas prasidėjo, kokia buvo įmonės pradinė valdymo forma, kada pasiekti svarbiausi verslo lūžiai: plėtra, veiklos kaita, pajėgumai, kaip ir kokios gamybinės linijos veikė, kokia buvo kuriama strategija ir net komercinės paslaptys“, – pasakojo K. Ramonienė.
Jei įmonė sutinka, kad jos veiklos dokumentai būtų saugomi valstybės archyvuose, šių archyvų specialistai atlieka dokumentų ekspertizę, t.y. įvertina, ar tie dokumentai turės ateityje pridėtinę vertę. Priimami tik kriterijus atitinkantys, vertinama ar jie turi išliekamąją vertę. Valstybės archyvų specialistai vertina ir vykdomos veiklos išskirtinumą, ne tik konkrečius dokumentus. Svarbu pasakyti, kad įmonei sutinkant perduoti išliekamąją vertę turinčius dokumentus, būtų sudaroma sutartis tarp įmonės ir konkretaus valstybės archyvo.
„Jei konkrečiau, tikslas – surinkti kuo mažiau dokumentų, bet tokių, kurie pateikia kuo daugiau informacijos apie įmonės veiklą ar jos veiklos aspektus. Todėl neretai tarp atrenkamų dokumentų būna metų ataskaitos, pelno–nuostolio ataskaitos ar kiti veiklą apibendrinantys dokumentai. Tačiau tikrai atrenkami ir turinio aspektu unikalūs dokumentai, tai gali būti konkretaus produkto gamybą nusakantis dokumentas, unikalus receptas ar pan.“, – aiškino ji.
Ateityje tokie išsaugoti dokumentai gali būti panaudoti ne tik konkrečios įmonės ar įmonių grupės istorijos tikslais, bet gali tapti ir reikšmingais šaltiniais ekonomistams ir mokslininkams rašant mokslinius straipsnius ar kuriant ateities ekonomikos prognozes, jos dinamiką.
„Kalbant apie dokumentų saugojimą, dauguma sutelkia dėmesį į dokumento sudarymo momentą ir nepagalvoja, kad kai kurie dokumentai gali verslui ateityje sukurti pridėtinę vertę. Daugiau susidomėjimo susilaukiame iš tų įmonių, kurios skaičiuoja jau ilgus metus. Dalis pradeda ieškoti savo istorijos, nes įmonei ilgas gyvavimo laikas po kurio laiko tampa jau savaime vertybe ir norima rasti istorijos, – pasakojo K. Ramonienė. – Tai gali padėti įmonei atsakyti į klausimą, kas buvome, kas esame ir kas norime būti ateityje. Istoriniai dokumentai padeda rasti savo vietą dabartyje – pradedant nuo įmonės būsimų patalpų architektūrinių sprendimų, jų projektų iki steigiamųjų įmonės dokumentų“.
Ne tik saugojimas, bet ir tvarkymas įmonės viduje
Pasiteiravus, ar įmonės aktyviai domisi galimybe laikyti verslui svarbius dokumentus valstybės archyvuose, vyriausioji archyvarė teigė, kad susidomėjimas nėra itin didelis, tačiau sulaukia verslo įmonių atstovų skambučių ne tik dėl dokumentų saugojimo, bet ir dėl tvarkymo įmonei veikiant ar pertvarkant veiklą.
„Verslui kyla klausimų – kaip kaupti dokumentus, kaip juos tvarkyti – ar saugoti elektronine forma ar popierine. Įmonės neretai kelia klausimų dėl saugojimo terminų, ypač, kai lentynose prisikaupia daug dokumentų ir nebežino, ką su jais daryti – naikinti ar kai kuriuos pasilikti“, – vardijo pašnekovė.
Apie įmonės sistemingą dokumentų valdymą reikėtų verslams galvoti ir todėl, pašnekovės teigimu, nes atsiranda ir žmogiškojo faktoriaus rizika, kai pasikeitus kolektyvui, gali būti bėdų surasti tam tikrus dokumentus: pasitaiko, jog nėra vieningos sistemos net toje pačioje verslo įmonėje, skirtinguose jos padaliniuose, kaip juos tvarkyti.
„Dokumentų saugojimas – lėšų pareikalaujantis procesas, todėl kartais įmonės priima sprendimus dokumentus naikinti iškart, kai pasibaigia saugojimo terminas. Teisės aktai nereikalauja saugoti ilgiau nei nustatyta, todėl čia atsiranda įmonės atstovų sąmoningumo, patirties ir ateities matymo klausimas, kiek ir kokių dokumentų išliks“, – tęsė pašnekovė.
K. Ramonienė pastebi, kad kol kas daugiausia akcentų ir pastangų dedama į gamybos, paslaugų procesų skaitmenizavimą, tačiau Lietuvos vyriausiosios archyvarės nuomone, pastebimas išaugęs domėjimasis Dokumentų skaitmeninimo procesais, elektroninių dokumentų sudarymu ir jų išsaugojimu. Apie tai jau kalba IV-oji pramonės revoliucija, Žaliasis kursas.
Kalbėdama apie dokumentų skaitmenizaciją pašnekovė teigė tikinti, kad ateityje įmonės natūraliai skaitmenizuosis, nes tokiu būdu taupomas ir įmonės darbuotojų laikas. Pavyzdžiui, jei atostogų prašymai dar rašomi ranka, kurių suteikimą, galimumą vis dar vizuoja tiesioginis vadovas, personalo skyriaus kolega, departamento vadovas, buhalteris, o ranka rezoliuciją įrašo direktorius, dokumentas keliauja itin ilgą kelią per visas grandis iki kol pasiekia personalo skyrių dėl tokio įsakymo parengimo, o pasirašius direktoriui įsakymą pastarasis vėl keliauja atskirą naują kelią – iki buhalterių – atostoginiams paskaičiuoti, tad tokiu būdu prarandama daug laiko, kurį būtų galima sutaupyti viską pavertus efektyvia elektronine informacine sistema.
Kalbėdama apie dokumentus, pašnekovė teigė tikinti, kad ateityje įmonės natūraliai pereis į elektronine forma valdomų dokumentų rengimą.
„Verslas, turėdamas prieigą prie atvirų duomenų, ir neretai būdamas laisvesnis reguliavimo prasme, keičia veiklos procesus pereinant prie duomenų, ne tik elektroninių dokumentų ar įrašų valdymo. Jau dabar įmonės finansines ataskaitas ar duomenis VMI, Sodrai, Statistikos departamentui ar kitoms valstybės institucijoms pateikia nuotoliniu būdu, informacinių sistemų pagalba. Visgi, manau, kad ateityje išliks ir dalis popierinių dokumentų, nes tokie įvykiai kaip bendradarbiavimo susitarimai, ypač su tarptautiniais partneriais, susitarimų pasirašymas yra ne tik juridinis žingsnis, svarbus sandoris, bet ir nerašyta tradicija juos pasirašyti ranka“, – savo įžvalgomis dalijosi pašnekovė.