Kai perkančioji organizacija nuolat siekia įsigyti įprastas, kasdieną naudojamas prekes, paslaugas ar darbus, kurių charakteristikos yra visuotinai žinomos rinkoje, pavyzdžiui, maisto produktus, kanceliarines prekes, valymo, automobilių remonto paslaugas ir pan., tiekėjų kvalifikacijos reikalavimų nustatytas ir tikrinimas kiekvienu atveju lemia tiek laiko, tiek perkančiosios organizacijos žmogiškųjų išteklių kaštus, kurių galima išvengti.
Viešųjų pirkimų įstatymas tam numato tinkamą priemonę – dinaminę pirkimo sistemą, – tačiau perkančiosios organizacijos vis dar nėra linkusios ja naudotis, nors dinaminė pirkimo sistema neabejotinai gali palengvinti rinkoje įprastų viešųjų pirkimų organizavimą ir vykdymą.
Visų pirma, nei dinaminės pirkimo sistemos paskelbimas, nei sukūrimas neįpareigoja perkančiosios organizacijos ja visais atvejais naudotis. Sukurta dinaminė pirkimo sistema nėra nei konkretaus pirkimo pradžia, nei, tuo labiau, pirkimo sutartis. Tai tik viešųjų pirkimų organizavimo techninė priemonė, kuri naudojama tam, kad, pirmiausia, būtų atrinkti kvalifikuoti tiekėjai, kurie vėliau visi, iškilus konkrečiam perkančiosios organizacijos poreikiui, būtų kviečiami teikti konkrečius pasiūlymus. Todėl, net ir sukūrus dinaminę pirkimo sistemą, perkančioji organizacija neturi prievolės naudotis sukurta dinamine pirkimo sistema ir konkretų viešąjį pirkimą gali vykdyti kitais būdais, t. y. ne per sukurtą dinaminę pirkimo sistemą.
Antra, dinaminę pirkimo sistemą sudaro du atskiri etapai, kurie leidžia perkančiajai organizacijai kiekvieno etapo metu orientuotis arba tik į tiekėjų kvalifikacijos įvertinimą, arba tik į pirkimo objekto apibrėžimą ir atitikties jam įvertinimą. Pirmojo etapo metu, tiekėjai yra kviečiami teikti paraiškas dalyvauti dinaminėje pirkimo sistemoje ir pagrįsti, įrodyti savo kvalifikacijos atitiktį skelbime nustatytiems reikalavimams.
Pasibaigus paraiškų dalyvauti dinaminėje pirkimo sistemoje pateikimo terminui (30 dienų tarptautinio pirkimo atveju arba 10 dienų supaprastinto pirkimo atveju, jeigu perkančioji organizacija nenustato ilgesnių terminų) ir perkančiajai organizacijai įvertinus paraiškas, baigiasi pirmasis dinaminės pirkimo sistemos etapas, dinaminė pirkimo sistema yra laikoma sukurta, t. y. sudarytas kvalifikuotų tiekėjų sąrašas.
Antrojo dinaminės pirkimo sistemos etapo metu, kuris gali būti organizuojamas tiek nedelsiant po dinaminės sistemos sukūrimo, tiek ir vėliau (visą dinaminės pirkimo sistemos galiojimo laiką), perkančioji organizacija kviečia visus dinaminėje pirkimo sistemoje dalyvaujančius tiekėjus teikti konkrečius pasiūlymus dėl konkretaus perkančiosios organizacijos nurodyto pirkimo objekto įsigijimo, t. y. antrojo etapo metu orientuojamasi į pirkimo objektą ir tiekėjų pasiūlymų atitikties įvertinimą būtent šiuo aspektu, tuo tarpu tiekėjų kvalifikacijos atskirai tikrinti nebereikia.
Trečia, dinaminės pirkimo sistemos taikymas leidžia konkrečius pirkimus įvykdyti daug operatyviau. Sukūrus dinaminę pirkimo sistemą, t. y. atrinkus kvalifikuotus tiekėjus, iš esmės perpus taupomas laikas, vykdant konkrečius pirkimus, kadangi pasiūlymų pateikimo terminas tarptautinio pirkimo atveju turi būti ne trumpesnis kaip 10 dienų, o supaprastinto pirkimo atveju – ne trumpesnis kaip 7 dienos nuo kvietimo pateikti pasiūlymą išsiuntimo dienos, taip pat kiekvieną kartą nereikia atlikti privalomos kvalifikacijos nustatymo ir tikrinimo procedūros.
Svarbu ir tai, kad dinaminės pirkimo sistemos antrajame etape gavus konkrečius tiekėjų pasiūlymus galima nedelsiant sudaryti pirkimo sutartį, kadangi nėra taikomas sutarties sudarymo atidėjimo terminas. Todėl perkančioji organizacija, taikydama dinaminę pirkimo sistemą, kasdienes, įprastas prekes, paslaugas ir darbus gali įsigyti daug greičiau ir paprasčiau.
Ketvirta, Viešųjų pirkimų įstatymas nenustato ilgiausio galimo sukurtos dinaminės pirkimo sistemos galiojimo laikotarpio, todėl perkančioji organizacija turi teisę nuspręsti, kokiam laikui bus sukurta dinaminė pirkimo sistema. Perkančioji organizacija turi teisę bet kada nutraukti sukurtą dinaminę pirkimo sistemą arba pakeisti (sutrumpinti / pratęsti) dinaminės pirkimo sistemos galiojimo laiką.
Penkta, tiekėjai visą dinaminės pirkimo sistemos galiojimo laiką, kuris yra nustatomas perkančiosios organizacijos pasirinkimu, gali pateikti paraiškas dalyvauti dinaminėje pirkimo sistemoje. Tai lemia, kad, naudojantis dinamine pirkimo sistema, tiekėjų konkurencija yra nuolat plečiama ir didinama. Tiekėjų, dalyvaujančių dinaminėje pirkimo sistemoje, skaičius nuolat auga, kas leidžia perkančiajai organizacijai, iškilus konkrečiam pirkimo objekto poreikiui, gauti konkurencingus pasiūlymus.
Dinaminė pirkimo sistema yra ypač aktuali ir veiksminga priemonė, vykdant tuos viešuosius pirkimus, kurių charakteristikos rinkoje yra visuotinai žinomos ir tinkamos konkrečiai perkančiajai organizacijai. Todėl dažnesnis dinaminės pirkimo sistemos taikymas palengvintų ir supaprastintų tiek viešųjų pirkimų vykdymą, tiek ir dalyvavimą juose.