Popierinių dokumentų – popieriaus ir spausdintuvų išlaidos bei popierinių archyvų – sudarymo ir laikymo kaštai visiems yra žinomi ir nesunkiai apskaičiuojami. Jau senokai įmonių vadovai skatina apskaitos specialistus pereiti tik prie skaitmeninių dokumentų, tačiau pokytis kai kuriuose apskaitos padaliniuose vis dar vangokas. Vieni buhalteriai motyvuoja, kad popierinis dokumentas visada saugesnis, kiti – kad lengviau popierinio dokumento pagrindu atlikti įrašą apskaitos programose, o po to vykdyti ir įrašų kontrolę.
Dokumentus lengviau surasti ar atkurti skaitmeniniame archyve
Visgi, skaitmeninių įrašų valdymas nieko nekainuoja, išskyrus – laiko sąnaudas, atliekant įrašą. Tiesa, tą patį reikia padaryti ir įvedant popierinį dokumentą į apskaitą. Taip pat kainuoja ir apskaitos programos išlaikymas – tai irgi jau įprastai darome. Vienok, iššūkiu kai kurioms įmonėms, kurios iki šiol kaupė tik popierinius apskaitos dokumentus, tampa skaitmeninių dokumentų saugojimas. Pabrėžtina, kad nuo šių metų gegužės 1 dienos įmonės vadovas „nustato vidaus kontrolės priemones ir užtikrina jų taikymą“, o vidaus kontrolės sudedamosios dalys yra:
- apsaugoti prieigas prie apskaitos informacinių sistemų ir apskaitos registrų;
- saugoti apskaitos dokumentus ir apskaitos registrus, o juos praradus arba sugadinus – atkurti.
Apibendrinant galima teigti – dokumentų saugojimo kaštai, saugant juos skaitmeniniu būdu, taip pat yra realūs, tačiau dokumentų paieška, atkūrimas ir kiti aspektai vis tiek labiau palankūs skaitmeniniam dokumentų saugojimo variantui.
Sudėtingiausia pakeisti įpročius
Tikra tiesa, kad įpročių keitimas reikalauja daugiausiai pastangų. Ir šį pasipriešinimą iš buhalterių pusės patiria ne vienas vadovas. Apskaitos specialistai pateiks tūkstantį ir vieną argumentą, kodėl reikia popierinių dokumentų – dėl saugumo, patogumo, kontrolės ir t. t.
Vadovas gali ant buhalterio darbo stalo pastatyti du monitorius, tačiau vis tiek buhalteriui teks ilgai pratintis, kol nebeatsiras priežasties vis dar ką nors atsispausdinti.
Taigi, drąsiai galima teigti – popierinių dokumentų spausdinimas yra labai seniai susiformavęs įprotis ir tai tęsėsi ilgus metus, todėl įpročių keitimui buhalterinės apskaitos taisyklės nepadės. Galima pritaikyti motyvacinę sistemą: pavyzdžiui, sutaupius popieriaus ir spausdintuvų kasečių – dalį šių nebesusidarančių išlaidų išmokėti premijų pavidalu apskaitos specialistams. Po pusės metų – tokios premijos jau nebebus efektyvios, nes bus tikrai jau susiformavęs tvirtas įprotis nieko nebespausdinti.
Popieriniai dokumentai pakeisti įrašų valdymu
Tam, kad pokytis vyktų sparčiau, būtina paaiškinti apskaitos specialistams, kas pasikeitė po gegužės 1-osios. Naujos redakcijos LR Finansinės apskaitos įstatymas (toliau tekste – Įstatymas) sudarė galimybę tiek apskaitos dokumentus, tiek ir apskaitos registrus sudaryti elektroniniu būdu, o gautus popierinius dokumentus – taip pat saugoti tik elektroniniu būdu.
Vadinasi, tai leidžia visiškai atsisakyti popierinių archyvų, o gautus popierinius pirminius dokumentus – nuskenuoti ir saugoti elektroniniu formatu. Tik tą popierinį dokumentą dar teks pusę metų pasaugoti, o vėliau jau bus galima ir sunaikinti.
Atkreiptinas dėmesys turintiems popierinius dokumentus iš tarptautinių sandorių – jeigu kiltų ginčas dėl šio sandorio ir tektų bylinėtis teisme ne Lietuvoje, gali tekti pateikti ir pirminį popierinį dokumentą; taigi, derėtų pasvarstyti, galbūt tą pirminį popierinį dokumentą verta būtų pasaugoti ir ilgesnį nei pusės metų laikotarpį. Specialiai tokių dokumentų archyvuoti nebūtina, tiesiog užteks susegti segtuvuose.
Jeigu paanalizuotume reikalavimą grynųjų pinigų dokumentus pasirašyti bent dviem parašais – pinigų davėjo ir pinigų gavėjo – tuomet Įstatymas numato tik tokių parašų būtinybę, tačiau koks tų parašų formatas privalo būti – nedetalizuojama arba yra nuoroda Įstatyme į tam tikrus teisės aktus. Trumpai tariant, tai gali būti: klasikinis parašas popieriuje, gali būti ir kvalifikuotas ar pažangusis elektroninis parašas.
Vadinasi, jeigu pasirašoma ne klasikiniu parašu popieriuje, tai ir dokumento spausdinti nereikia, juk kvalifikuotas ar pažangusis elektroninis parašas dedamas ant skaitmeninio dokumento.
Taigi, įrašų valdymas yra identifikuojamas ir prisijungus prie apskaitos programos bei atlikus įrašą, o atsakomybė ir bus to asmens, kuris tą įrašą atliko. Ir popieriniams dokumentams jokios prasmės nebelieka.
Vidaus kontrolės įgyvendinimas skaitmeniniuose dokumentuose
Kartais apskaitos specialistai dar paklausia: ar būtina trimis parašais patvirtinti sunaudotų ar parduotų atsargų nurašymo aktus? Tada norisi paklausti atgal: kokio senumo informacija vis dar disponuojate? Nė vienas teisės aktas jau bent dešimtmečio bėgyje ar net anksčiau nereglamentuoja, kad nurašymo aktai ar kiti įmonės vidaus dokumentai ar registrai privalomai būtų patvirtinti keliais parašais.
Tai yra kiekvienos įmonės vidaus kontrolės reikalas – kiek asmenų turi sankcionuoti tam tikras operacijas. Ryškiausiu to pavyzdžiu galėtų būti, pvz., 100 tūkst. eurų vertės pastato remonto (ne rekonstrukcijos) sąnaudos, kuomet įmonės kompetentingų asmenų komisija, sudaryta iš techninių žinių turinčio personalo, vadovų ir apskaitos specialistų, nusprendžia, kad atliktas remontas nei pailgino pastato naudingo tarnavimo laiką, nei pagerino naudingąsias jo savybes. Vadinasi, visa remonto vertė gali būti priskirta ataskaitinio laikotarpio sąnaudoms.
Tokia komisija turi prasmę – juk buvo visais aspektais įvertintas atliktas remontas. Tik ar šis komisijos sudarytas aktas turi būti popierinis? Tikrai ne. Juk dokumentas gali būti pasirašytas pažangiuoju elektroniniu parašu, kuris yra sukurtas pačios įmonės, pavyzdžiui, dokumentų valdymo sistemoje ar finansinės apskaitos programoje, kai kiekvienas vartotojas identifikuojamas atskiru prisijungimo vardu ir slaptažodžiu. Taip ir kuriama vidaus kontrolės sistema, kuri turėtų apimti visus įmonėje vykstančius procesus ir ūkines operacijas, ir kurios dalimi yra finansinė apskaita.
Belieka paklausti – kada pagaliau atsisakysime popierinių dokumentų? Taip įmanoma jau nuo šiandien.