Tokia komunikacija padeda geriau vieniems kitus suprasti. Tai gali pasirodyti per maža, per daug abstraktu ar net per daug savaime suprantama. Deja, organizacijose vis dar dažnos situacijos, kai, pavyzdžiui, vadovo komunikacija – lyg serija pasirodymų ant scenos, po kurių visi išsiskirsto viską skirtingai supratę, arba bendravimas mažesnėje grupėje tėra one man show (vieno žmogaus koncertas – red.), po kurio ilgai tvyro neaiškumo rūkas. Problemos – ne tik vadovų pusėje, nes komandų nariai nesuteikdami grįžtamojo ryšio ar pasyviai klausydami lygiai taip pat gali įsukti nesusikalbėjimo, gandų ar neteisingų interpretacijų karuselę.
Kitą pusę įtraukianti komunikacija vadovui padeda:
- suprasti, kokia informacija aktuali
- operatyviai patikslinti tai, kas neteisingai suprasta
- strategiškai dėlioti tinkamą turinį ateityje
- užmegzti geresnius ryšius
- užkirsti kelią klaidoms ar gandams
- sutaupyti laiko tikslinimams ar klaidų taisymui
- tobulėti
- etc.
Darbuotojas, įtraukiantis į komunikaciją kitą pusę, gali:
- išvengti klaidų ar nesusipratimų
- geriau suprasti kontekstą ir aplinkybes
- atskleisti savo kompetenciją, pastangas, indėlį
- įsitikinti, ar buvo išgirstas
- parodyti tikrą įsitraukimą ir susidomėjimą
- užmegzti geresnius ryšius
- tobulėti
- etc.
Tad ką gali daryti vadovas ir ne vadovas, norėdamas, kad komunikacija didelėje grupėje ar tiesiog tarp dviejų žmonių, būtų labiau įtraukianti kitą pusę?
Prašyti grįžtamojo ryšio. Grįžtamojo ryšio prašymas gali tapti geru komunikacijos įpročiu, tačiau jis pirmiausia prasideda nuo nuostatos, kad tai, ką komunikuojame, nėra savaime suprantama ar aišku. Lygiai taip pat tokio įpročio ugdymui labai praverčia požiūris, kad toli gražu nesame viską geriausiai išmanantys, noras keistis ir tobulėti. Naujus įpročius lengviau formuojame turėdami asmeninės motyvacijos, todėl visada pravartu pirmiausia sau aiškiai ir tiksliai įsivardyti, kuo naudingas grįžtamasis ryšys. Vienus labiau domina galimybė tobulėti, o kitus gali patraukti laiko taupymas ateityje ar geresni ryšiai su kolegomis. Tiesa, tokie formalūs pasakymai kaip „laukiu iš jūsų grįžtamojo ryšio“ tikrai tinka ne visomis aplinkybėmis, tad pravartu prisiminti, kad toks paprastas klausimas, kaip „ką jūs apie tai manote?“ – lengvas būdas paskatinti grįžtamąjį ryšį.
Išlaukti. Realybėje grįžtamasis ryšys ne visada gali būti malonus. Tai jokiu būdu nereiškia, kad jis lygus kritikai. Tačiau komentuojanti, papildanti ar oponuojanti kita pusė natūraliai iššaukia norą gintis, prieštarauti, įrodinėti. Paskatinti emocinės reakcijos žmonės pirmiausia tiesiog neleidžia kitam žmogui išsakyti visko, užbėga už akių, pertraukia, per daug emocingai sureaguoja. Pasitaiko ir nebūtinai neigiamų reakcijų, galbūt tiesiog kito žmogaus komentarai pakiša naują mintį, kurią norime iš karto pasakyti, arba, jeigu kas nors mums pasakoja apie problemą, pradedame ją spręsti vidury sakinio. Situacijų būna pačių įvairiausių, įskaitant ir tokias, kada tiesiog mintimis nuklystame kitur, kai kitas mums duoda grįžtamąjį ryšį. Pirmas žingsnis į pokyčius – užfiksuoti save tokiose situacijose, pripažinti, kad taip elgiamės, o toliau – ilgos kasdienės praktinės treniruotės, kai klausydami kito žmogaus mokomės išlaukti, kol jis tikrai išdėstys visas mintis.
Užduoti atvirų klausimų. Įtraukianti komunikacija neįmanoma be atvirų klausimų. Pavyzdžiui, „ar viskas aišku?“ ir „kas jums iš visko pasirodė svarbiausia?“ – du klausimai, kuriuos galima užduoti identiškomis aplinkybėmis ir gauti visiškai skirtingus atsakymus. Atviri klausimai ne tik, kaip jau buvo minėta, gali paskatinti duoti grįžtamąjį ryšį, bet ir padėti gerokai geriau suprasti visas aplinkybes, tikrąją situaciją, tai, kas slypi tarp eilučių ir kt.
Apibendrinti. Apibendrinti prasminga ne tik tai, ką pasakei pats. Žinoma, tai nereiškia, kad reikia apibendrinti kiekvieną ilgesnį pašnekovo pasisakymą ir tik tada pradėti kalbėti pačiam – gali būti labai nejauku. Tačiau situacijose, kai aptariami rimti, jautrūs, didelio tikslumo reikalaujantys dalykai ir pan. arba bendraujate su žmogumi, su kuriuo jau turite nesusikalbėjimo patirties, tinkama technika – apibendrinti pašnekovo mintį ar kelias mintis. Taip sukuriama erdvė abiem pusėms suvienodinti žinojimą apie situaciją, o pašnekovui – įsitikinti, kad jo buvo tikrai klausomasi.