Efektyvus būdas didinti verslo informuotumą yra įdiegti verslo įžvalgos sprendimus. Tokie sprendimai apima įmonės duomenis renkančios ir saugojančios platformos sukūrimą, analitinius įrankius, analizuojančius duomenis ir paverčiančius juos informacija, bei įžvalgomis grįsto sprendimo priėmimo integravimą į įmonės procesus. Verslo įžvalgos programiniai įrankiai realizuoja įmonių informacinius poreikius ir atlieka įvairiapusį informacijos paruošimą bei duomenų analizę, verslo rodiklių ir procesų optimizavimą bei daugelį kitų uždavinių. Tokie įrankiai grindžiami duomenų išgavimo, transformavimo, perdavimo ir matematinio apdorojimo metodais ir algoritmais. Jie turi gerai išvystytą vartotojo prieigą, suprantamus duomenų ir procesų modeliavimo bei apdorojimo mechanizmus, gerą grafinį rezultatų pristatymą – visi šie įrankiai ir procesai labai palengvina priemonių taikymą ir sprendinių įvertinimą.
Nors verslo įžvalgos sąvoka seniai nebėra nauja ir atitinkamų technologijų bei procesų diegimas turėtų būti įveikiamas iššūkis, ne visos įmonės ryžtasi šiam organizacijos pokyčiui. Dažnai baimę kelia įvairūs verslo įžvalgos temą supantys mitai.
1 mitas: verslo įžvalga – brangu!
Informacinių technologijų rinkoje – gausus verslo įžvalgos programinių produktų asortimentas. Orientuotis šioje rinkoje nėra paprasta – reikia ne tik gerai suprasti, ko norima, bet ir žinoti, kaip veikia verslui skirti informaciniai produktai bei technologijos, mokėti įvertinti jų efektyvumą individualiai organizacijai.
Stambios įmonės generuoja ir atnaujina itin didelius duomenų kiekius, kuriuos reikia apdoroti per trumpą laiką, todėl tinkamas analitinių technologijų pasirinkimas – itin svarbus. Be to, į šias technologijas investuojamos didelės lėšos ir iš jų laukiama atitinkamo rezultato.
Kitokia situacija yra gausesniame smulkiųjų ir vidutinių įmonių sektoriuje, kuriame didžioji dalis turimos informacijos lieka neišnaudota. Egzistuoja dvi objektyvios priežastys, dėl kurių verslo įžvalgos potencialas iki galo neišnaudojamas. Visų pirma, smulkios įmonės dažnai tiesiog neturi laisvų lėšų tokioms technologijoms įdiegti. Verslo duomenų, ypač didelės apimties, analizei skirta programinė įranga vis dar yra brangi, o vertingi rezultatai gaunami ne iš karto. Kita priežastis susijusi su tokiam darbui reikalingais specialistais. Jie turi gerai išmanyti technologijų specifiką ir žinoti įvairių produktų galimybes, o tai reiškia, kad specialistus pirma reikia parengti. Be to, už jų kvalifikaciją turi būti gerai mokama, o to nedidelės įmonės dažnai negali sau leisti.
Visa tai sukuria prielaidas manyti, kad verslo įžvalga yra prieinama tik didelius biudžetus turinčioms stambioms organizacijoms, siūlomų produktų potencialas nebus išnaudotas mažesnio dydžio įmonėse, o rankinis duomenų surinkimas ir paruošimas bei rankinis ataskaitų rengimas – pigesnė alternatyva.
Tačiau pastaruoju metu informacinių technologijų rinkoje ryškėja nauja tendencija – tradicines verslo įžvalgos technologijas teikiantys žinomi gamintojai (IBM, SAS, Microsoft bei kiti) stengiasi siūlyti ir paprastesnius, pigesnius sprendimus, prieinamus eiliniams vartotojams. Yra ir mažiau žinomų verslo įžvalgos programinės įrangos gamintojų, kurie siūlo savo produktus, orientuotus ne į IT specialistą, bet į paprastą verslo vartotoją. Net tokie populiarūs programų paketai, kaip „Microsoft Office“, turi versijas, realizuojančias analitikai skirtus modulius. Verslo įžvalgos diegimas įmonėje yra investicija, kuri, kaip ir bet kuri kita investicija, turi būti gerai apgalvota, o jos sėkmė priklauso nuo tinkamai suformuluotų įmonės poreikių bei verslo įžvalgos diegimo misijos.
2 mitas: verslo įžvalga – tai sudėtinga!
Verslo įžvalgos terminas (angl. Business intelligence arba BI) atsirado labai seniai. Jos sąvoką galima aptikti jau 1865 m., kuomet Richard Millar Devens savo knygoje „Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes“ apibūdino, kaip bankininkas seras Henry Furnese, gaudamas informaciją apie savo aplinką ir veikdamas prieš savo konkurentus, užsidirbdavo pelną. Vėliau, 1958 m., IBM kompanijos mokslininkas Hansas Peteris Luhnas parašė straipsnį, kuriame verslo įžvalgos terminą naudojo aprašyti verslo informacijos rinkimo potencialą naudojant technologijas.
Tobulėjant technologijoms, atsirandant pažangesnėms analitikos galimybėms, specialistai formuluodavo vis įvairesnius verslo įžvalgos tikslus. Galiausiai verslo įžvalgos sąvokos supratimas išsiplėtė nuo procesų ir programinės įrangos iki verslo įžvalgos infrastruktūros bei organizacinės analitinės kultūros, kurios turėtų būti visiškai integruotos į įmonės veiklą. Todėl 2014 m. Gartner analitikai pasiūlė bendresnį apibrėžimą: „Verslo įžvalga – tai platus terminas, apimantis infrastruktūrą, įrankius, geriausias praktikas ir jų taikymą duomenų prieigai ir analizei, leidžiančiai pagerinti ir optimizuoti sprendimus ir verslo našumą.“
Toks verslo įžvalgos apibūdinimas neabejotinai skamba labai sudėtingai ir siejasi su kompleksine įmonės transformacija renkantis verslo įžvalga grįstą kelią. Taip, verslo įžvalga gali tapti labai sudėtingu projektu, tačiau nereiškia, kad tokiu ji privalo būti. Šiuo metu rinkoje jau yra siūloma daugybė lanksčių verslo įžvalgos sprendimų, kurie gali pateikti duomenis paprastu ir lengvai suprantamu formatu. Įvairūs vaizdinės analizės įrankiai jau dabar suteikia intuityvias sąsajas netechniniams vartotojams efektyviai dirbti su duomenimis, savarankiškai ieškoti naujų tendencijų ir kurti interaktyvias ataskaitas.
3 mitas: geriausias verslo įžvalgos įrankis – „Excel“!
Programos-skaičiuoklės (pvz., „Excel“) turbūt yra geriausias netinkamai naudojamos programinės įrangos pavyzdys. Šių programų galimybės leidžia atlikti begalę sudėtingų skaičiavimų ir duomenų transformacijų, todėl šios programos yra naudojamos viskam – pradedant biudžeto sudarymu, laiko apskaita ir baigiant santykių su klientais valdymu. Tačiau didžiausias piktnaudžiavimas yra ataskaitų rengimas ir su tuo susiję veiksmai. Viskas prasideda nuo vienos paprastos ataskaitos rengimo ir nesudėtingo duomenų paruošimo skaičiuoklėje. Vėliau jos tampa gana sudėtingos ir sunkiai atnaujinamos dėl rankinio darbo, jomis pradeda dalintis skirtingi vartotojai. Galiausiai, tokios ataskaitos gali turėti klaidų, remiasi pasenusiais arba netiksliais duomenimis.
Tikras verslo įžvalgos įrankis gali apdoroti duomenis iš kelių šaltinių vienu metu, juos apjungti ir daryti tai realiu laiku. Tokios ataskaitos kuriamos remiantis naujais ir aktualiais duomenimis. Be to, vartotojas turi galimybę tinkinti įvairius ataskaitos rengimo parametrus bei filtrus ir pateikti jas norima forma.
Verslo poreikiai nuolat keičiasi, atsiranda vis naujų rinkos iššūkių. Jie skatina nuolat stebėti veiklos matuoklius ir mokytis suprasti ne tik jų parodymų priežastis, bet ir nuspėti ateities tendencijas. Vadovaujantis mitais ir laiku nepradėjus veikti bei neįsidiegus verslo sprendimų efektyvią informacinę paramą galinčių užtikrinti įrankių, įmonės gali prarasti konkurencinį pranašumą bei pralaimėti išlikimo kovoje. Remiantis bi-survey.com duomenimis, apie 80% respondentų iš 95 pasaulio šalių teigia, kad verslo įžvalgos pagalba pavyko pasiekti greitesnį ir tikslesnį raportavimą, analizę ir planavimą bei geresnį verslo sprendimų priėmimą, o virš 65% respondentų – aukštesnį kliento pasitenkinimą ir geresnį operatyvinį efektyvumą.
ISM Vadybos ir ekonomikos universitete Duomenų valdymo ir analitikos modulyje nuolat pabrėžiu, kad sėkmingu verslo įžvalgos diegimo faktoriumi tampa įmonės vadovybės palaikymas, kuri supranta verslo įžvalgos ir analitikos svarbą bei moka taikyti duomenų valdymą ir analitiką strateginiams bei taktiniams klausimams atsakyti.