Norėčiau pakomentuoti tris gamybinės įmonės stadijas su pavyzdžiais, kurie padės geriau suprasti veiklos tobulinimo kelią.
Pirma – chaosas ir nepastovumas, arba variacija. Dalis Lean konsultantų moko įmones mažinti švaistymus. Tai yra teisinga, tačiau orientacija į švaistymus ne visada sumažina švaistymų priežastis. To pasekmė – prasti rezultatai, demotyvacija, papildomos išlaidos ir, labai tikėtina, padidėję švaistymai. Pabandysiu aprašyti, kaip atrodo tokia įmonė: užrakintos spintelės darbo vietose, informacija ant popieriaus atliekų, sienų ar darbo baldų. Darbuotojai dirba taip, kaip moka, ieško informacijos, detalių, įrankių. Gamyboje turime greituolius, kurie žino, kaip greitai ir gerai padaryti, bet informacija nesidalina – jaučia pavojų ir konkurenciją. Komandinio darbo nėra net užuomazgų. Darbo įrankiai skirtingi – vienam taip patogiau, kitam kitaip. Sunku prognozuoti – jei susirgs „geras“ darbuotojas, galime ir nesuspėti pagaminti. Gaminio kokybė yra darbuotojų reikalas – ji skirtinga, kaip ir skirtingas supratimas apie ją. Gali būti, kad didelė darbuotojų kaita. Čia tik keletas pastebėjimų, kuriuos galima lengvai pamatyti. Administracijoje kiek kitaip – bėdos didesnės, tik ne tokios matomos. Tokioje aplinkoje veiklos tobulinimas praktiškai neįmanomas, o Lean įrankių taikymas yra pradžia į kitą lygį – nepastovumo mažinimą ir standartizaciją.
Standartai reikalingi variacijai eliminuoti ir darbuotojų perkrovimui sumažinti – kam reikia pavargusio, klaidas darančio ir nemotyvuoto darbuotojo arba vadovo? Šioje stadijoje galime pasiekti vienodus darbo metodus ir vienodą darbo greitį, tvarką darbo vietose, vienodus įrankius, gamybos proceso aprašymus, idealiu atveju – turėti jų laikus. Tai yra Lean įrankių prasmė. Su standartais kokybę visi supranta vienodai arba labai panašiai. Vadovai prisiima už tai atsakomybę ir nesikrato jos permesdami darbuotojams. Jeigu pirmoje stadijoje turėjome užrakintas spinteles su įrankiais – po standartizavimo jų neturėtų likti – darbo vietos vienodos, aprūpinamos tokiais įrankiais, kurie yra reikalingi. Detalės į darbo vietas tiekiamos pagal aprašytą tvarką. Kažkodėl manau, kad kai kam skaitant gali atrodyti, kad čia yra Lean ar veiklos tobulinimo viršūnė. O aš sakyčiau – gera pradžia, nes didelis darbas yra standartus sugebėti išlaikyti.
Kai turime standartus ir stabilumą, galime tobulinti veiklą. Tobulinti – tai sukurti dar geresnį standartą. Kaip tai padaryti, mokė žinomas kokybės guru: identifikuok galimybę, planuok, veik, išmok pamoką ir patikrink naudą, standartizuok. Kad būtų lengviau suprasti, paaiškinsiu elementariu pavyzdžiu. Jeigu turime gaminio surinkimo laiką, pagal kurį apmokyti visi darbuotojai, galime išsikelti tikslą – padidinti efektyvumą X proc. Tai reiškia, kad esamą laiką reikia sumažinti X proc. eliminuojant vertės nekuriančią veiklą ar supaprastinant procesą.
Ir pabaigai apie sutaupymus. Atlaisvintas plotas po 5S nėra sutaupymas, o greičiau atlaisvintas gamybinis potencialas. Už atlaisvintą plotą mokesčius vis tiek reikia mokėti, tačiau tai yra potencialas plėtrai.