Veiklos ataskaita – tai dokumentas, kuriame nurodoma informacija apie pasiektus rezultatus, įgyvendinant strateginį veiklos planą. Atnaujinti finansinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės įstatymai nurodo, kad finansinė atskaitomybė tapo vadovo veiklos ataskaitos dalimi.
Vadovas, teikdamas einamųjų metų ataskaitą, rodo dinaminius turto, įsipareigojimų, pajamų, sąnaudų pokyčius, kai yra lyginami einamieji ir ankstesni metai. Taip pat teikia ataskaitą apie einamųjų metų turto, įsipareigojimų, pajamų, sąnaudų dalis, vertina savo įstaigos mokumą, pelningumą.
Įstaigos veikla suprantama kaip sistema, kurioje viskas sujungta priežasties-pasekmės ryšiais. Norint tinkamai planuoti ir parengti veiklos atskaitą, įstaigos veiklos vertinimą – būtina planavimo, procesų ir rezultatų finansinė analizė.
Ne vienas vadovas užduoda sau klausimus, kaip teisingai parinkti formules, kaip suprasti ir interpretuoti gaunamą finansinės analizės informaciją tam, kad būtų numatytos silpnos vietos, kurios trukdo siekti užsibrėžtų tikslų. Norint priimti sprendimus, būtina įvertinti kuo daugiau esamų ir galimų veiksnių, kurie lemia arba gali lemti siekiamo rezultato rodiklius.
Prieš atliekant finansinę analizę, nustatomi analizės uždaviniai:
- Pritaikyti finansinės informacijos sistemą, atitinkančią įstaigos strategiją;
- Palyginti faktinę padėtį su planais;
- Suformuoti finansų valdymo kontrolę;
- Nustatyti pelningiausias ir silpniausias veiklos sritis bei darbo organizavimo procesus;
- Koordinuoti visas veiklos sferas ir funkcinių padalinių darbą, teikiant jiems periodinius pastebėjimus ir siūlymus.
Taigi, labai svarbu, kad pradiniai duomenys, kurie bus naudojami analizei, būtų paruošti teisingai ir palengvintų analizės procesą. Šiam tikslui įstaigos turėtų papildyti jau parengtas Veiklos kontrolės taisykles. Jose turėtų būti aprašyti darbuotojų indėliai ir funkcijos rengiant informaciją bei ją tikrinant. Taip pat – prognozavimo, planavimo, apskaitos ir kontrolės procesai.
Nauji iššūkiai verčia įstaigų vadovus kelti kvalifikaciją finansinės analizės srityje, ieškoti šios krypties specialistų, peržiūrėti personalo funkcijas, siekiant surinkti patikimus ir išsamius duomenis tam, kad būtų atlikta analizė, parinktos tinkamiausios formulės.