Tačiau šios empiriniais tyrimais pagrįstos teorijos svarba neapsiriboja pastatų priežiūra. Ją taikant versle, galima atsakyti į dažnai kamuojančius klausimus, kaip sumažinti procesuose švaistomą laiką, klaidų skaičių, galiausiai – sukurti aplinką, kuri savaime skatintų darbuotojus elgtis atsakingai?
Versle – bet kurioje gamykloje ar paslaugas teikiančios įmonės biure – „išdaužtu langu“ galima pavadinti kiekvieno darbuotojo nuožiūra tvarkomus dokumentus, dokumentų ar įrankių palikimą ten, kur tuo metu patogiausia.
Blogu pavyzdžiu tapti gali ir tai, kai darbuotojai skirtingai ir galbūt ne pačiu efektyviausiu keliu naudojasi įranga ar įgyvendina visą savo darbo procesą. Vienas išdaužtas ir nepakeistas langas parodo, kad šioje aplinkoje tai priimtina ir galiausiai tai tampa elgesio pavyzdžiu kitiems.
Tada nevaldoma situacija įneša chaosą, kuris švaisto darbuotojų laiką, nes užduotys dubliuojamos, reikiamos informacijos ar įrankių ieškoma ilgai ar net nerandama, išauga klaidų tikimybė, tampa sudėtingiau užtikrinti saugią darbo aplinką, o iššvaistomo laiko kiekis siekia šimtus valandų.
Tyrimais nustatyta, kad kiekvienas darbuotojas kasdien gali sugaišti net pusvalandį kažko ieškodamas. Tarkime, kad įmonėje dirba 200 darbuotojų, tuomet kasdien jie bendrai sugaišta net 100 darbo valandų vien daiktų ar informacijos paieškoms.
Vertinant įprastą aštuonių valandų darbo dieną, tai lygu 12 žmonių, kurie visą darbo dieną skiria vien ieškojimui. Toks skaičius sudaro visai nemažą padalinį, kuriam greičiausiai prireiktų ir atskiro vadovo. Nejaugi tikrai verta investuoti į tokį kiekį žmonių su tokiomis ribotomis atsakomybėmis ir per metus iššvaistyti kone 5000 darbo valandų?
Netvarka skatina netvarką, o esant nuolatinei tvarkai, žmogus jaučia poreikį ją suprasti ir prisiderinti.
Nuolatinės tvarkos aplinkoje palaikymui svarbiausia, kad bendros metodikos sprendimai būtų pateikiami aiškiai, t.y. juos vienodai suprastų visi organizacijos darbuotojai. Vizualiai valdomi procesai padeda ne tik sukurti ir efektyviau palaikyti tvarką darbo aplinkoje, tačiau taip pat eliminuoja galimus veiklos procesų nuostolius.
Būtent tokį pagrindinį tikslą kelia vienas iš procesų valdymo sistemos Lean metodų, kuriuo organizacijos ištekliai tausojami pasitelkus vizualines priemones. 5S metodas remiasi 5 pagrindiniais žingsniais: surūšiavimas, susitvarkymas, švara, standartizavimas ir savikontrolė.
Pirmieji du metodo žingsniai apima nereikalingų daiktų, dokumentų ar informacijos atranką ir pašalinimą, tik tuomet trečiuoju žingsniu darbo vieta galutinai išvaloma ir sutvarkoma.
Kito metodo žingsnio įgyvendinimas apima tvarkos standartų sukūrimą: kur bus laikomi daiktai, kokių normų turės laikytis kiekvienas darbuotojas, kokie vizualiniai sprendimai bus taikomi.
Pavyzdžiui, šalia įrenginių ar kitų darbui reikalingų daiktų pateikiamos išsamios naudojimosi instrukcijos, gamyklos patalpose ryškiaspalvės juostos žymi, kur koks daiktas turi atsidurti, linijos ant grindų nurodo saugias judėjimo kryptis, biure atskirų sričių aplankų nugarėlės sugrupuojamos pagal spalvas, stalčiuose lipdukais žymimos darbo inventoriaus laikymo vietos ir t.t.
Paskutinis metodo žingsnis įtvirtinamas, kai įmonėje sukuriama tvirta vizualinių priemonių naudojimo disciplina, kuri savaime palaiko nuolatinį ir sistemingą darbo vietos tvarkymą, atsisakoma nereikalingų procesų bei ženkliai sumažinamas galimas klaidų skaičius.
Sėkmingų vizualaus valdymo praktikos pavyzdžių toli ieškoti nereikia, jų turime ir Lietuvoje. Valstybinė įstaiga per 5S metodo taikymo pusmetį atsikratė net 3 tonų nereikalingų ar perteklinių dokumentų.
Patalpose atsirado daugiau erdvės, dokumentai randami greičiau, taip pat lengviau pastebėti, kurių aplankų trūksta ar kurie iš jų padėti ne vietoje. Kitą sėkmingą vizualaus valdymo pavyzdį demonstruoja Lietuvos plastikinių pakuočių gamintojas.
Sumažinus nereikalingų atsargų kiekį sandėlyje, per dieną buvo sutaupyta net 24 tūkst. eurų. Pritaikius 5S metodą, sandėlio darbuotojai greičiau randa ir pakrauna prekes, lengviau pastebimi nukrypimai nuo bendro tvarkos standarto, todėl kilusios problemos išsprendžiamos sparčiau. Negana to, sklandus šio metodo įgyvendinimas tampa pagrindu sėkmingam kitų Lean sistemos iniciatyvų įgyvendinimui.
Aišku, rodomas geras pavyzdys neabejotinai skatina pasitempti, tačiau pirmiausia tai turi tapti natūraliu standartu.
Vertės nekuriantys ar net žalingi veiklos darbo vietoje įpročiai virsta organizacijos „išdaužtu langu“, kurį būtina kuo greičiau pakeisti. Į pokyčius įsitraukęs darbuotojas tampa savo darbo vietos šeimininku ir tvarkos palaikytoju.
Tik tikslingai suplanuota, metodiška ir nuolat prižiūrima darbo aplinka demonstruos elgesio standartą, kuris skatins esamus ir naujus darbuotojus joje elgtis atsakingai ir savarankiškai remtis gerosiomis praktikomis.