Nuo apskaitininko iki CFO
Hierarchinėje vidutinės įmonės finansų skyriaus (departamento) struktūroje, einant nuo žemiausios grandies, pareigybės išsidėsto taip: apskaitininkas, buhalteris/finansininkas ir vyr. finansininkas. Toliau – ketvirtoji grandis – finansų skyriaus vadovas, kuris priklausomai nuo organizacijos dydžio dar gali būti vadinamas finansų direktoriumi ar vyriausiu finansų pareigūnu (angl. Chief Financial Officer, CFO). Didžiulėse korporacijose, kokių Lietuvoje turime nedaug, yra dar viena pakopa – vice prezidentas finansams (ang. Vicepresident, Finance).
Pirminių apskaitos dokumentų duomenis į apskaitos sistemą suveda apskaitininkas. Jis paprastai neatlieka jokios finansinių duomenų analizės. Buhalteris/finansininkas – dažnai ne tik suveda duomenis, bet ir atlieka sudėtingesnes finansų skyriaus funkcijas, t. y. pildo bei pateikia nustatytos formos deklaracijas mokesčių institucijoms: pelno mokesčio, pajamų mokesčio, „Sodros“ ir t. t. Vyr. finansininkas apjungia aukščiau minėtų žmonių darbą bei parengia finansines ataskaitas. Jam yra pavaldūs apskaitininkas ir buhalteris/finansininkas. Dažniausiai organizacijose dirba tik buhalteris/finansininkas ar buhalterio/finansininko padėjėjas ir vyr. finansininkas.
Tuo tarpu finansų vadovas yra atsakingas už finansų skyriaus ar padalinio strategiją. Jo rankose yra sukaupta visa informacija apie įmonės pinigų srautus, jis planuoja, sudaro biudžetus, dalyvauja valdybos susirinkimuose, interpretuoja duomenis, jei įmonė yra listinguojama biržoje, atstovauja akcininkų susirinkimuose.
Taigi, sutikite, tikrai juokingai atrodo, kai įmonės ieško finansų vadovo, darbo aprašyme nurodydamos pirminių dokumentų suvedimą ir finansinių ataskaitų parengimą.
Finansų vadovo funkcijos, arba – kas greitesnis, tas gudresnis
Dabar aptarkime finansų vadovo funkcijas. Tarkime, jums reikia sužinoti, kiek su tam tikromis pajamomis yra susiję kaštų. Jei jūsų buhalterė atsako, kad informaciją surinks per savaitę–dvi ir atsiųs jums, esate pasmerkti žūti konkurencinėje kovoje. Greitis – štai kas yra svarbiausia, įmonei norint būti lanksčiai ir prisitaikančiai prie rinkos pokyčių. Neturėdami informacijos – nevaldote situacijos.
Bet kokios įmonės veiklos planavimo procesas labai glaudžiai susijęs su finansų apskaita. Būtent finansų vadovas disponuoja informacija apie tai, kokia įmonės finansinė padėtis čia ir dabar. Labai svarbu valdyti įmonės finansų srautų informaciją, kad būtų galima laiku apmokėti ar efektyviai panaudoti atsilaisvinusias lėšas. Piniginius srautus planuojančios įmonės kiekvieną mėnesį į priekį sudaro pinigų srautų ataskaitas, kad žinotų, kiek mėnesio gale turės laisvų pinigų. Tokia informacija padeda planuoti kasdienį grynų pinigų poreikį, pvz., galima atlikti trumpalaikes investicijas ar planuoti panaudoti overdraftą.
Disponuodamas visa finansine informacija, finansų vadovas tampa patarėju, dešiniąja įmonės vadovo ranka. Pastarasis tikrai neprivalo žinoti, kokioje biudžeto eilutėje pažymėtas turto nusidėvėjimas. Vadovui svarbi galutinė informacija ir prognozės. Būtent finansų vadovas bendradarbiaudamas su įmonės funkcijų vadovais parengia biudžetus, juos pristato aukščiau stovinčiam vadovui ar akcininkams. Neturėdami finansų vadovo, gebančio analizuoti duomenis ir pateikti rekomendacijas, turite mažiau šansų efektyviai naudoti lėšas, planuotis pajamas ir kaštus.
Tarkime, esate įmonių grupės vadovas, jūsų grupė turi bendrą pinigų fondą (angl. cash pool). Reikia surinkti informaciją apie įmonių skolas, atlikti prognozes, apskaičiuoti, kokias galite turėti įplaukas, informuoti atsakingus asmenis apie skolas, su galutiniu vadovu suderinus atlikti mokėjimus iš šio bendro pinigų fondo ir efektyviai panaudoti likutį investicijoms ar kitiems įmonės poreikiams, įvertinus prioritetus ir grąžą. Visa tai – finansų vadovo užduotis. Jis ruošia prognozes, vidines ataskaitas, biudžetų palyginimus. Pavyzdžiui, lygina einamojo mėnesio rezultatą su biudžetu ar praėjusių metų atitinkamo periodo rezultatu. Gali būti lyginami padalinių, projektų kaštai bei pajamos.
Finansų vadovas yra atsakingas ir už tai, kad įmonėje būtų teisingai sutvarkyti finansiniai procesai. Pavyzdžiui, suvedant pajamas ir išlaidas, nurodyti, kad jos būtų priskiriamos prie konkrečių padalinių, projektų, produktų ar pan. Toks priskyrimas vadinamas „kaštų centru“. Jis yra labai aktualus, kai įmonės veikla susideda iš kelių sričių. Teisingai sutvarkius procesus, visa informacija apie konkretaus projekto kaštus bei pajamas, t. y. pelno nuostolio ataskaita, už bet kurį laikotarpį bus gaunama kone „vieno mygtuko paspaudimu“.
Trumpai tariant, finansų vadovas yra žmogus, kuris objektyviai, iš šalies, mato įmonės finansinę situaciją.
Samdyti ar pirkti paslaugą?
Įmonei augant, didėjant finansinės informacijos kiekiui, nebeužteks tik buhalterio paslaugų, prireiks ir finansų vadovo. Kada nuspręsti, ar jau samdyti žmogų, ar gal kol kas nusipirkti paslaugą? Gali būti keli atvejai.
Tarkime, kad esate prekybinė įmonė, turite apskaitininką, suvedantį apskaitos pirminius dokumentus, turite buhalterį, parengiantį deklaracijas, finansines ataskaitas. Tačiau gilesnės įžvalgos, procesų kontrolės šie darbuotojai dėl laiko stokos ar dėl kompetencijų trūkumo neturi galimybės atlikti. Lyg ir reiktų papildomo žmogaus, tačiau pilnam etatui samdyti per brangu, o ir darbo tiek nėra. Iš kitos pusės – galima būtų surasti papildomų darbų tam žmogui, bet tada iškyla darbuotojo motyvacijos klausimas.
Gali būti visai kitokia situacija. Tarkime, išėjo (emigravo, išėjo motinystės atostogų, keičia darbą) jūsų įmonės finansų vadovas, taigi, reikia naujo žmogaus. Arba galbūt jūsų įmonė veikia vietovėje, kur tokių kompetencijų darbuotoją rasti sunku. Štai tokiais atvejais galima būtų pasvarstyti ir apie finansų vadovo samdymą „iš šalies“, t. y. užsakant tokią paslaugą specializuotoje įmonėje.
Keli privalumai, perkant finansų vadovo paslaugą:
1. Specializuota įmonė turi daugiau vidinių resursų bei kompetencijų.
2. Nereikia sukti galvos dėl darbo vietos sukūrimo kaštų: kompiuterio, telefono, automobilio, nereikia kelti kvalifikacijos, galvoti apie motyvaciją, priedus.
3. Įmonė gali pasiūlyti palankią paslaugų kainą.
4. Galimos sinergijos, jei perkama daugiau paslaugų iš vienos įmonės.
5. Užtikrinamas paslaugos tęstinumas. Dirba ne vienas specialistas, o visa komanda.
6. Klaidų atveju, iš paslaugų įmonės daugiau galimybių išsireikalauti kompensacijų.
Na ir dar viena gan dažna situacija – „gaisrų gesinimas“, kai finansų vadovo prireikia trumpam laikotarpiui (vykdomas papildomas projektas, diegiama apskaitos sistema ar staiga susirgus darbuotojui). Tokiu būdu užsakomoji finansų vadovo paslauga, ko gero, yra optimali „greitoji pagalba“ įmonei.