Įvairūs pirkiniai darbo išvykose – ne tik užsienyje, bet ir Lietuvoje – gali tapti nesusipratimų šaltiniu bendrovės buhalterijoje, jei iš anksto nėra aiškiai įvardijama, kokiais dokumentais turi būti pasirūpinta įsigijimo momentu. Žinoma, darbuotojas gali nepateikti jokio dokumento – tiesiog bus matyti pavedimas banko sąskaitoje, ir tiek. Tačiau šiuo atveju sandoris ir bus traktuojamas apskaitoje atitinkamai – nesant pagrindžiančių dokumentų, nebus leidžiami atskaitymai. Tuo labiau, jei bus pateiktas tik apmokėjimą pagrindžiantis dokumentas, jei atsiskaityta buvo įmonės kortele, o kitų papildomų dokumentų pateikta nebus – suma gali būti išskaičiuota iš „apsipirkusio“ darbuotojo atlyginimo.
Norint pirkinių sumas pripažinti leidžiamais atskaitymais, tai yra atskaityti iš pelno bei turėti teisę į PVM atskaitą, įsigijimo dokumentai turi atitikti visus teisės aktuose numatytus kriterijus.
Kiek mažiau abejonių kyla, kuomet pirkiniai įsigyjami Lietuvoje. Turbūt jau visi mintinai išmoko, kad perkant kurą, į čekį turi būti suvesti įmonės rekvizitai – tuo atveju, jei įmonė nėra sudariusi sutarties su viena iš degalinių ir jei mėnesio pabaigoje nėra gaunama sąskaita už visus kuro pirkimus.
Daugiausia klaustukų kelia pirkiniai užsienyje. Vieni iš atvejų yra daugiau ar mažiau aiškūs – kaip, pavyzdžiui, apmokėjimas už taksi ar viešbutį – bet kitokio pobūdžio pirkiniai gali sukelti sumaišties buhalterijoje. Buhalteris tikrai neliks patenkintas, jei darbuotojas, tarkime, darbo kelionės metu Vokietijoje įsigijęs telefoną, nepasiims sąskaitos faktūros ir pateiks tik čekį.
Nesusipratimų leidžia išvengti geroji praktika, pagrįsta daugelio skirtingų atvejų ir galiojančių teisės aktų analize. Pagrindiniai punktai, kuriuos turėtų įsidėmėti tiek įmonių buhalterijos, tiek kiti darbuotojai, yra šie.
Kada galima pagal kasos aparato kvitus bendrovės patirtas išlaidas priskirti leidžiamiems atskaitymams?
• „Lietuviško“ (kai perkama Lietuvoje) kvito vertė neviršija 100 EUR (įskaitant PVM);
• „Lietuviško“ degalų pirkimo kvito vertė neviršija 150 EUR (įskaitant PVM) ir kvite yra visi teisės aktų nustatyti kasos aparato kvitui privalomi rekvizitai bei rekvizitas (rekvizitai), pagal kurį galima identifikuoti pirkėją;
• Užsienyje (ES ir ne ES) išduotiems kvitams vertės apribojimai netaikomi;
• Užsienio šalis neturėtų būti tikslinių teritorijų sąraše;
• Apmokėjimo faktas (grynais, banko kortele ir pan.) pelno mokesčio tikslais įtakos neturi, tačiau, jeigu darbuotojas moka iš savo pinigų, tai atsiranda kiti Buhalterinę apskaitą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatyti reikalavimai (surašyti ataskaitas atskaitingiems asmenims ir pan.).
Kokie pirkimo dokumentai būtini, norint pasinaudoti PVM atskaita arba teise susigrąžinti pirkimo PVM?
• Svarbi pagrindinė nuostata – PVM tikslais (t. y. siekiant atskaityti pirkimo PVM) taikomi kiti reikalavimai nei aukščiau išvardyti ir paprastuose kvituose nurodytos PVM sumos neatskaitomos. Siekiant pasinaudoti PVM atskaita, turi būti įstatymų reikalavimus atitinkanti sąskaita faktūra;
• Išimtys taikomos, kai perkami degalai. Mažmeninės degalų prekybos atveju, kasos aparato kvitas yra laikomas tinkamu dokumentu PVM atskaitai, jei jame nurodytų prekių vertė neviršija 150 eurų ir jame identifikuotas pirkėjas. Toks kasos aparato kvitas yra laikomas PVM sąskaita faktūra;
• ES šalyse sumokėtą pirkimo PVM nuo tam tikrų išlaidų galima susigrąžinti per EPRIS sistemą. Jeigu tokio pirkimo apmokestinamoji suma neviršija 1000 eurų, o degalų pirkimo atveju – 250 eurų, pakanka kasos aparato fiskalinio kvito. Didesnėms sumoms reikalingos PVM sąskaitos faktūros;
• Svarbu – nusprendus nesikreipti dėl ES šalyse sumokėto pirkimo PVM susigrąžinimo (išskyrus tuos atvejus, kai nebuvo pasiektos PVM grąžinimo ribos arba šalis nedalyvauja EPRIS sistemoje), pirkimo PVM suma laikytina neleidžiamais atskaitymais.
Žinoma, šis taisyklių rinkinys nėra universalus – kokie dokumentai turi būti pateikiami, dažnai priklauso nuo kompanijos vidaus politikos. Pavyzdžiui, kai kuriose įmonėse reikalaujama pateikti PVM sąskaitą faktūrą visais atvejais, jei pirkimo vertė didesnė nei, pavyzdžiui, 50 eurų.
ES šalyse sumokėto PVM atveju, įmonės linkusios įsivertinti laiką ir kitus išteklius, siekiant susigrąžinti PVM iš kitos ES valstybės. Jei tai – nedidelės sumos, kartais procesas gali pasirodyti pernelyg sudėtingas ir nevertas administracinių pastangų. Tačiau jei įmonė į tam tikrą šalį komandiruoja savo darbuotojus nuolat ir jei susikaupia didesnės grąžintino PVM sumos, numoti ranka tikrai neverta, juolab vieną kartą perpratus PVM susigrąžinimo procesą, kitais kartais viskas tampa paprasčiau.
Bet kuriuo atveju, darbuotojo pareiga – pasirūpinti reikiamais kelionėse įsigytų pirkinių dokumentais, o tai savo ruožtu palengvins buhalteriui atlikti pagrindines savo pareigas –tinkamai ir laiku apskaityti visas ūkines operacijas ir kontroliuoti ekonomišką įmonės išteklių naudojimą.