Metiniai pokalbiai: kaip jiems tinkamai pasiruošti ir kokia yra dažniausia klaida

Prasidėję nauji metai daugelyje įmonių reiškia ir veiklos vertinimo proceso pradžią. Anksčiau metiniai pokalbiai tapdavo iššūkiu komandai, tačiau šiandien nebėra diskutuojama dėl jų svarbos ar poreikio. Pernai atlikta apklausa parodė, kad net 75 proc. darbuotojų mano, jog grįžtamasis ryšys pakelia produktyvumą bei padeda tobulėti.

Pasak Ievos Daugėlienės, „Tele2“ žmogiškųjų išteklių direktorės Baltijos šalims, metiniai pokalbiai – svarbi organizacijos veiklos dalis, kuri padeda susieti kompanijos strateginius ir individualius darbuotojų tikslus.

„Metiniai pokalbiai – tai galimybė ne tik apibendrinti metus, bet ir susitarti, kaip dirbsime toliau. Kalbėdamiesi su darbuotojais stengiamės, kad kiekvienas žinotų mūsų strategines kryptis ir prioritetus bei įsivardytų, kaip asmeniškai gali prisidėti prie keliamų tikslų įgyvendinimo“, – teigia I. Daugėlienė.

Svarbu apsibrėžti, ką norime išmatuoti

Tam, kad metinis pokalbis būtų sėkmingas ir naudingas tiek darbdaviui, tiek darbuotojui, prieš pokalbį svarbu suprasti, koks šių pokalbių tikslas.

„Metiniai pokalbiai nėra skirti tam, kad išsakytume kritiką darbuotojams. Priešingai, mūsų tikslas – orientuotis į žinojimą, kaip galime pasiekti abi puses tenkinantį rezultatą: aptariame darbuotojo stipriąsias savybes, jo karjeros ir ugdymo galimybes. Norime sukurti veiksmų planą, kuris leistų užtikrinti kokybišką darbą ateityje“, – pasakoja I. Daugėlienė.

Ji taip pat priduria, kad veiklos vertinimo procese svarbu ne tik organizacija, bet ir darbuotojo karjeros vizija. Tik abipusis įsiklausymas užtikrina, kad pavyks laikytis susitarimų ir įgyvendinti tikslus. Vienos didžiausių įdarbinimo įmonės „Zippia“ atliktos apklausos duomenimis, 69 proc. darbuotojų stengtųsi labiau, jei jaustų, kad jų pastangos įvertinamos grįžtamuoju ryšiu.

Nuoseklus grįžtamasis ryšys

Žmogiškųjų išteklių ekspertai sutaria, kad dažniausia metinių pokalbių klaida – nuoseklios komunikacijos trūkumas metų eigoje. Vienkartinis veiklos vertinimo aptarimas nėra pakankamas, todėl rekomenduojama, kad pokalbiai vyktų reguliariai ir dažniau nei kartą per metus. Tai ypač naudinga pandemijos laikotarpiu, kai tikslai planuojami trumpesniems periodams.

„Mes visi esame skirtingi, todėl ir pokalbius vykdome pagal poreikį. Kartą per metus susitinkame apibendrinančiam pokalbiui, jis labiau formalizuotas. Tačiau tuo neapsiribojame. Vadovas su kiekvienu darbuotoju turėtų susitarti, kiek tokių veiklos aptarimų reikia per metus“, – dalijasi žmogiškųjų išteklių direktorė Baltijos šalims I. Daugėlienė.

Jos teigimu, bendri pietūs, pasivaikščiojimai ar sportas kartu leidžia mažinti hierarchijos jausmą, sustiprina ryšį tarp vadovo ir darbuotojo. Tai padeda kurti santykį ir jausti, kuo gyvena darbuotojai.

„Mums ypač svarbu, kad grįžtamasis ryšys būtų nuolatos teikiamas abiem pusėms. Keturis kartus per metus atliekame mūsų organizacijos įsitraukimo tyrimą. Jo metu įsivertiname esamą situaciją ir kaip darbuotojai jaučiasi skirtingais aspektais. Tyrimas taip pat suteikia galimybę darbuotojams pakomentuoti aktualius klausimus, pateikti pasiūlymus, kaip pagerinti darbuotojų sąlygas“, – dalijasi I. Daugėlienė.

Nėra vieno sėkmės recepto

Patarimų, kaip tinkamai pasiruošti artėjančiam metiniam pokalbiui – gausu. Vis dėlto Ieva Daugėlienė pastebi, kad vieno sėkmės recepto, tinkančio visoms organizacijoms, paprasčiausiai nėra.

„Mano manymu, nėra vieningo modelio, kurį būtų galima taikyti kiekvienoje organizacijoje. Egzistuoja tam tikros gairės, kuriomis galima vadovautis, tačiau turime suteikti labai daug laisvės pokalbyje patiems vadovams ir darbuotojams. Būtent lankstumas ir atvirumas mums leido sėkmingai integruoti metinius pokalbius į organizacijos procesus”, – sako I. Daugėlienė.

Būdami lankstūs ir atviri pasiūlymams kuriame aplinką, kurioje darbuotojai ima suvokti veiklos vertinimą kaip potencialių pokyčių dalį. Šį procesą priima kaip galimybę patiems prisidėti prie organizacijos kitimo.

„Svarbu nepasiklysti tarp daugybės patarimų, kokie tie metiniai pokalbiai turi būti, kaip jiems tinkamai pasiruošti. Neįstatykite savęs į rėmus. Patikėkite, tai palengvins proceso organizavimą tiek vadovams, tiek jūsų darbuotojams“, – teigia I. Daugėlienė.

Anot vadovės, kiekviena organizacija turėtų nebijoti leistis į jų poreikius geriausiai atliepiančio formato paieškas ir unikalių tradicijų kūrimą.