„Apibendrinant skirtingų mūsų asociacijos narių įmonių patirtis galima sakyti, kad šiuo laikotarpiu vienas didžiausių trukdžių efektyviau ir produktyviau dirbti yra darbo ir šeimos kasdienybės suderinimas. Ugdymo įstaigų uždarymas ir perėjimas prie nuotolinio mokymosi privertė daugelį dirbančių tėvų imtis papildomo etatinio mokytojo darbo. Tai neišvengiamai išblaško. Kita vertus, fiksuojami ir kitokie pokyčiai. Nebūdami užtikrinti dėl situacijos bendrąja prasme žmonės labiau stengiasi – tai sąlygojo netgi padidėjusį komandų produktyvumą“, – komentuoja Personalo valdymo profesionalų asociacijos direktorė Aušra Bytautienė.
Anot jos, komandų produktyvumo augimą galima sieti su dviem iš keturių prigimtinių žmogaus poreikių, kuriuos tenkiname organizacijose. Juos plačiau yra aptarę Harvardo verslo mokyklos organizacinės elgsenos profesoriai Lawrence'as ir Nohria.
„Vienas tų poreikių yra prigimtinis noras ginti – mobilizuojamės, kad apsaugotume savo organizaciją šiandieninėje situacijoje. Kitas – mokymasis. Šiandienos pokytis, savotiškas sukrėtimas pažadino prigimtinį žmogaus poreikį mokytis, kuris ne visuomet sąmoningai suvokiamas – nauja situacija, nauji iššūkiai darbuotojams ir komandoms nėra paprasta, bet kartu įdomu. Tai galimai skatina dar didesnį įsitraukimą“, – įžvalgomis dalinasi A. Bytautienė.
Darbingumą paskatino sutelktumas
Fasadų sprendimų įmonės „Staticus“ personalo vadovė Jūratė Rasiulienė sako, kad šiuo laikotarpiu akivaizdžiai išaugo darbuotojų susitelkimas ir atidumas. Anot jos, įmonė skaičiuoja, kad gamyboje per tą patį darbo valandų skaičių pavyko pagaminti net iki 15 proc. daugiau produkcijos.
„Apribotos bendravimo galimybės (dalis dirba iš namų, dalis – biure, gamyboje įvestos zonos ir taisyklės laikytis saugaus atstumo) darbo dieną padarė labiau struktūruotą ir orientuotą į užduoties atlikimą.
Pasikeitusi ir darbuotojų motyvacija. Kiekvieną savaitę darome telekonferenciją su darbuotojais apie situaciją įmonėje – labai malonu sulaukti darbuotojų klausimų „Kaip mes galime prisidėti prie rizikos valdymo ir tikslų įgyvendinimo?“. Atlikę vidinę apklausą taip pat matome, kad darbuotojai vertina įmonės pastangas išlaikyti geras darbo sąlygas ir mobilizuojasi prisidėdami gerais darbo rezultatais“, – pasakoja J. Rasiulienė.
Vilniaus šilumos tinklų Apskaitos prietaisų administravimo grupės vadovas Juozas Paulėkas taip pat pateikia pavyzdį, kaip jų komandai su mažesnėmis pajėgomis ir trumpesniais terminais pavyksta laiku atlikti darbus.
„Įmonės šilumininkai-vadybininkai kartą per mėnesį turi apsilankyti pastatuose, kuriems tiekiama šilumos energija, ir nurašyti šilumos punktuose esančių skaitiklių rodmenis. Tokių objektų Vilniaus mieste turime virš 7000, į juos patekti galime tik dalyvaujant pastatų prižiūrėtojams arba administratoriams. Įvedus karantiną vykti į pastatus ir susitikti su administratorių atstovais nebegalėjome, o rodmenys reikalingi suvartotam šilumos kiekiui apskaičiuoti. Tad mano komanda ėmėsi iniciatyvos ir panaudojo organizacinius gebėjimus tam, kad būtų rastas bendras sutarimas su pastatų administratoriais ir reikalingi duomenys pasiektų mus be tiesioginių kontaktų. Čia komanda parodė didžiulį įsitraukimą ir neįtikėtiną operatyvumą“, – pasakoja J. Paulėkas.
Sunkiau pratybose, lengviau kare
Vilniaus šilumos tinklų Personalo valdymo skyriaus vadovė Aistė Orševskienė papildo, kad atsižvelgiant į jų įmonės darbo pobūdį – virš 220 tūkst. Vilniaus miesto gyventojų ir organizacijų aprūpinimą gyvybiškai svarbiomis paslaugomis, jiems mobilizuotis ir adaptuotis prie naujos realybės reikėjo itin greitai.
„Kas benutiktų, mes negalime nutraukti šilumos energijos gamybos ir tiekimo ilgam laikotarpiui. Tam, kad užtikrintume veiklos tęstinumą, jau iš anksčiau turime pasiruošę atitinkamas vidines tvarkas ir veiksmų planus ekstremalioms situacijoms suvaldyti. Be to, reguliariai vykdome ekstremalių situacijų valdymo treniruotes.
Manome, kad geras planavimas ir pasirengimas dirbti neįprastomis arba ekstremaliomis situacijomis leidžia užtikrinti sklandų darbo organizavimą, jo produktyvumą ir kokybę. Kaip sakoma, jei sunkiau pratybose, lengviau kare.
Žinoma, visų veiklos trukdžių ir aplinkybių neįmanoma numatyti iš anksto, todėl labai svarbu valdant situacijas greita reakcija į pokyčius, operatyvus sprendimų priėmimas, reguliari ir aiški komunikacija“, – sako A. Orševskienė.
Ji pasakoja, kad vos paskelbus karantiną pirmiausia buvo identifikuoti tie darbuotojai, be kurių įmonė nebegalėtų vykdyti savo veiklos.
„Mūsų tinklo valdymo dispečerius apgyvendinome įmonės viduje, patalpose buvo įrengta gyvenamoji – poilsio zona, nupirktos lovos, televizorius, treniruoklis, tiekiamas maitinimas 3 kartus per dieną. Tokiu režimu dviejų žmonių komandos gyvena pamainoje kas dvi savaites.
Klientų aptarnavimo centras karantino metu pradėjo dirbti vien tik nuotoliniu būdu. Visi klientų klausimai yra sprendžiami tik telefonu arba el. paštu. Įmonės darbuotojai, galintys darbus atlikti nuotoliniu būdu, izoliavosi namuose“, – apie darbo kasdienybę pasakoja A. Orševskienė.
J. Rasiulienė taip pat įsitikinusi – jei ne išankstinis pasiruošimas dirbti nuotoliniu būdu, dabar efektyvumą užtikrinti būtų kur kas sudėtingiau: „Dar praėjusiais metais daug laiko ir dėmesio skyrėme procesų tobulinimui, skaitmenizavimui. Tad dabar, taikant modernesnius darbo organizavimo būdus ir įgūdžius, dirbti nuotoliniu būdu, stebėti rezultatus, numatyti ir koreguoti veiksmus daug lengviau. Jei tokia krizė būtų užklupusi prieš 2 metus – būtume buvę kur kas mažiau pasirengę.“
Darbo daugiau nei įprastai
JAV programavimo paslaugų įmonės „Devbridge“ Žmonių ir organizacijos vystymo direktorė, ISM Vadybos ir ekonomikos universiteto profesorė dr. Raimonda Alonderienė sako, kad jų įmonės darbo produktyvumą paskatino ir išaugęs paslaugų poreikis.
„Viena mūsų darbuotojų dalis bendrauja su klientais, esančiais užsienyje, išsiaiškina jų poreikius, priima užsakymus. Kiti tuos užsakymus įgyvendina. Karantino metu IT sprendimų įgyvendinimo poreikis iš klientų pusės labai išaugo ir jie, žinoma, nori galutinio produkto kuo greičiau.
Tad šia prasme mūsų darbuotojų produktyvumas, kad galėtume paspartinti darbus, turėjo augti. Visiems norintiems pasiūlyta dirbti apmokamus viršvalandžius. Jeigu yra poreikis, nukreipiame daugiau darbuotojų tam tikram „degančiam“ projektui įgyvendinti. Bent jau kol kas darbai vyksta operatyviai. Suorganizuoti šiems darbams užtenka vaizdinių ar paprastų skambučių“, – pasakoja dr. R. Alonderienė.
Įmonės darbuotojas, programuotojų komandų vadovas Mindaugas Šalkus papildo, kad motyvaciją skatina ir galimybė prisidėti prie kovos su koronavirusu.
„Kuriame programinę įrangą pačiose įvairiausiose srityse. Vienas iš pavyzdžių, kuris ypač aktualus šiuo laikotarpiu – sveikatos sektorius. Įgyvendiname ne vieną projektą, kuriuo kuriami įrankiai, padedantys pasaulio medikams sklandžiau komunikuoti pandemijos metu. Žinoma, esant neeilinei situacijai, pasikeitė ir mūsų darbo ypatybės. Stengiamės prisidėti prie kovos su šiuo virusu, tad pasiūlėme klientams visą parą veikiantį sistemos palaikymą ir sustygavome darbo procesus taip, kad galėtume nenutrūkstamai padėti klientui esant reikalui. Programuodami ir rašydami reikiamus kodus, galbūt gelbėjame kažkieno gyvybes. Tai dar labiau mus įkvepia ir motyvuoja dirbti“, – šių dienų darbo kasdienybe dalijasi M. Šalkus.
Tinkamai paskirstyti laiką – vis dar iššūkis
Kalbintų įmonių atstovai sutinka – kol kas vienas didžiausių trikdžių dirbti efektyviau nuotoliniu būdu – laiko paskirstymas ir darbotvarkės paisymas.
„Esant ekstremaliai situacijai, kada tenka ne tik dirbti namuose, bet ir prižiūrėti vaikus, tėvus ar senelius, net augintinius, tai gali įnešti nemažai sumaišties ir ne visada užtikrinti sklandžius darbo procesus. Vadovui tenka pasitikrinti savo empatijos įgūdžius ir lanksčiai vertinti darbuotoją. Galbūt nuotolinio skambučio metu sumaištį kels vaikai, augintiniai ar kiti nesklandumai ir tai gali trikdyti, pavyzdžiui, visos komandos konferencinį skambutį. Tačiau taip turėtų atsiskleisti, ar geri komandos tarpusavio ryšiai ir kiekvienas jos narys elgsis supratingai bei palaikančiai.
Kita vertus, darbuojantis iš namų susitaupo ir šiek tiek laiko, nes nereikia važiuoti į ir iš darbo, tad šį laiką galima skirti šeimai, laisvalaikiui, maisto gamybai – kiekvienam pagal poreikius“, – komentuoja R. Alonderienė.
Tuo tarpu „Staticus“ personalo vadovė J. Rasiulienė sako, kad jų įmonėje su didžiausiais iššūkiais susiduria dirbantieji užsienyje.
„Kadangi šiuo metu įgyvendiname projektus Jungtinėje Karalystėje, Norvegijoje, Švedijoje, sudėtingiausia yra su kelionėmis. Darbuotojai, kurie buvo grįžę į Lietuvą iki karantino, negali išvykti į objektus. Tie, kas pasilikę užsienyje vykdomuose projektuose, negali laisvai parvykti, nes apriboti skrydžiai, taip pat privalomi saviizoliacijos laikotarpiai. Tad dalis mūsų darbuotojų šiais metais šventes švenčia ne su šeimomis. Taip pat didelę įtaką daro ir šalių, kuriose vykdome veiklą, priimami sprendimai. Švedijoje apribojimų darbui yra mažiausiai, o štai JK visi projektai yra laikinai sustabdyti laikantis Vyriausybės rekomendacijų“, – pasakoja J. Rasiulienė.
Pirmąjį ciklo „Kaip sekasi dirbti karantine“ straipsnį skaitykite čia.