Buvę darbuotojai gali panaudoti šiuos duomenis savo tikslams, pavyzdžiui, naujoje darbo vietoje, arba netyčia juos sugadinti ar ištrinti. Tada duomenų atkūrimui reikės skirti laiko ir pastangų, kuriuos būtų galima panaudoti verslo plėtrai, rašoma pranešime žiniasklaidai.
Šiandien kiekvienas verslas skverbiasi į skaitmeninę erdvę. Mes naudojame įvairias bendradarbiavimo programas, internetinius duomenis ir failų bendrinimo paslaugas, todėl kartais sunku sekti, kokie duomenys ten yra ir kas juos gali naudoti. Tačiau šis aiškumo trūkumas, kalbant apie „skaitmeninę netvarką“, yra ne tik organizacinis galvos skausmas: nesugebėjimas tinkamai sutvarkyti įmonės internetinių duomenų gali būti nepalankus arba netgi grėsmingas tolimesnei verslo eigai.
Neteisėtos prieigos rizika gali užklupti net ir ne iš tokių akivaizdžių šaltinių, pavyzdžiui, darbuotojų, kurie kompanijoje jau nebedirba, bet nebuvo atjungti nuo įmonės elektroninio pašto paslaugų, „Messenger“ ar „Google“ dokumentų. Tokia situacija ypač kelia nerimą, nes į šią informaciją įeina intelektinė nuosavybė, komercinės paslaptys ir kiti saugomi ar konfidencialūs duomenys, kuriuos kibernetiniai nusikaltėliai bei konkurentai galėtų panaudoti savo pačių labui. Tarp respondentų, kuriuos apklausė „Kaspersky Lab“, 72 proc. pripažino, kad dirba su įvairių rūšių slaptais duomenimis.
Tyrimo metu taip pat buvo nustatyta, kad dėl skaitmeninių duomenų netvarkos darbuotojams sudėtinga rasti tinkamą dokumentą ar duomenis, kurie dažniausiai yra saugomis skirtingose vietose. Net 57 proc. biuro darbuotojų teigė, kad darbe buvo sunku rasti tinkamą dokumentą ar bylą. Tiek pat asmenų (58 proc.) naudoja tą patį įrenginį tiek darbui, tiek ir asmeniniam naudojimui, o tai reiškia, kad informacija skirtinguose įrenginiuose gali būti dubliuojama arba pasenusi, taip sukeldama painiavą ir nesklandumus darbe.
Ši skaitmeninė netvarka gali įtakoti ir duomenų nutekėjimą, jeigu informacija patektų į trečiosios šalies ar net konkurentų rankas. O to pasekmės – nuobaudos ar ieškiniai su klientais dėl duomenų apsaugos teisės aktų pažeidimo.
Net trečdalis (29 proc.) darbuotojų pripažįsta, kad darbui skirtame įrenginyje su bendradarbiais dalijasi prisijungimo vardu ir slaptažodžiu. Šiandienos atvirų erdvių ir bendrų darbo biurų kultūroje darbuotojai dažnai linkę nenustatyti ribų ir yra skatinami viskuo dalintis su savo kolegomis: nuo sąvaržėlių ir idėjų, iki stalų, užduočių ar net darbo kompiuterių. Blogi slaptažodžio saugojimo įpročiai ir laisvamaniškas požiūris į jautrius įmonės duomenis gali atrodyti nepavojingi ir nesusiję su pažeidimais, tačiau visa tai rodo, kad darbuotojus reikia išsamiau informuoti apie iškylančias rizikas.
„Netvarkingi skaitmeniniai failai ir nekontroliuojama prieiga prie duomenų kartais gali sukelti pažeidimus ir kibernetinius incidentus, tačiau labiausiai tikėtina, kad bus nutrauktas įprastas biuro darbas bei prarandamas laikas ir energija, nes reikės atkurti prarastus failus. Verslui – ypač mažoms ir aktyviai besivystančioms įmonėms, kurios siekia būti aktyvios ir konkurencingos – tokia situacija yra labai nepageidaujama.
Kova su netvarka, kruopščiai valdomos prieigos teisės ir tinkamai naudojami kibernetinio saugumo sprendimai ne tik apsaugo nuo kibernetinių grėsmių. Jie garantuoja efektyvų darbą be jokių trikdžių, nes visos bylos yra savo vietoje, o turėdami visus reikiamus duomenis darbuotojai gali skirti daugiau laiko verslo tikslams įgyvendinti“, – sako Sergey Martsynkyan, „Kaspersky Lab“ B2B produktų rinkodaros vadovas.
Jeigu norite įsitikinti, kad skaitmeninė netvarka negresia jūsų duomenų saugumo praktikai, šie žingsniai padės pasiekti norimų tikslų:
• Įmonėms turtui ir informacijai nustatykite prieigos politiką, įskaitant elektrinio pašto dėžutes, bendrinamus aplankus ir internetinius duomenis: visos prieigos teisės turėtų būti atšauktos, kai tik darbuotojas palieka darbo vietą;
• Darbuotojams reguliariai priminkite apie įmonės kibernetinio saugumo taisykles, kad jie tikrai suprastų, ko iš jų yra tikimasi;
• Naudokite šifravimą, kad apsaugotumėte įrenginiuose patalpintus įmonės duomenis. Taip pat visada turėkite atsargines duomenų kopijas. Taip užtikrinsite informacijos saugumą ir atkūrimą;
• Skatinkite gerus slaptažodžių kūrimo ir saugojimo įpročius. Pavyzdžiui, savo darbuotojams priminkite nenaudoti asmeninių duomenų ir nesidalinti darbine informacija su pašaliniais asmenimis. Slaptažodžių valdymo funkcija, esanti saugumo produktuose, gali padėti apsaugoti įmonės slaptažodžius ir konfidencialius duomenis;
• Jei esate įpratę dirbti su „debesies“ paslaugomis, tada galite pasirinkti kibernetinio saugumo sprendimą, atitinkantį jūsų įmonės dydį: „Kaspersky Endpoint Security Cloud“ tinka mažoms ir vidutinėms įmonėms, o „Kaspersky Small Office Security“ – įmonėms, kuriose dirba mažiau nei 25 darbuotojai. Produktai turi paprastą valdymo sistemą ir aprūpina visus darbuotojų įrenginius įvairiomis saugumo funkcijomis.