Žinutė vadovams: jei lakstote po susirinkimus ir esate iki kaklo užsikasęs veiklomis – tai labai aiškus ženklas, kad jums trūksta tvarkos

Komandos įsitraukimas ir augantys rezultatai – kiekvieno vadovo siekis, atvedantis pas veiklos efektyvumo ekspertus. Tačiau besidairantiems sudėtingų technikų ar įmantrių įrankių kartais pakanka prisiminti pagrindus: už sėkmingos komandos – griežtą ritmą palaikantis vadovas. Tik gebėjimas laikytis ritmo nebūtinai ateina su patirtimi. Iššūkių, tiesa, skirtingų, kyla ir naujokams, ir patirties sukaupusiems vadovams.

„Vadovo darbas reikalauja kasdienės veiklos plano, kuris leidžia dirbti sistemingai, nesiblaškant, maksimaliai įsitraukiant į komandos veiklą. Kuriant ritmą užbėgama už akių situacijoms, kai tenka gesinti gaisrus arba chaotiškai imtis užduočių, kurias atlikti „reikėjo vakar“, – dalijasi „Alisa Management Laboratory“ lektorė, organizacijų veiklos meistriškumo ekspertė Laura Makelė.

Pasak L. Makelės, sustygavęs veiklas vadovas tiesiogiai ir iškart pajunta laiko planavimo naudą. Tačiau nuosekliai formuojamas ritmas naudingas ir platesniu mastu – palaiko komandos įsitraukimą bei motyvaciją, įneša skaidrumo, aiškumo ir bendrystės, todėl darbuotojai pasiekia aukštesnių rezultatų.

„Paprastai tariant, vadovo veiklos ritmas – lyg dienotvarkė, kurios laikantis išvengiama chaoso. Kaip kiekvienas žinome, kada kelsimės, pusryčiausime, vyksime į darbą, taip vadovas turi žinoti, kada su komanda formuluos tikslus ir peržiūrės rezultatus, planuos darbus, organizuos darbuotojų ugdomuosius pokalbius ar komandos susirinkimus, spręs iškilusias problemas. Kokį ritmą vadovas formuoja ir kaip jo laikosi, tokį rezultatą ir kuria“, – paaiškina ekspertė.

Disciplina – iššūkis patyrusiems

Visgi apie ritmo naudas vadovams vis dar tenka priminti. Ekspertė pastebi, kad būtent patyrę vadovai dažniau vengia disciplinos ir demonstruoja tam tikrą pasipriešinimą. Per darbo metus jie mano sukaupę pakankamai žinių ir kratosi griežto standarto, ką ir kokiu laiku kasdien daryti. Nuolat persekiojanti darbų lavina taip pat menkina motyvaciją imtis rimtesnių pokyčių. Tokiu atveju patariama stabtelėti ir kritiškai įvertinti situaciją.

„Jei padrikai lakstote iš susirinkimo į susirinkimą ir esate iki kaklo užsikasęs veiklomis, tai – pirmas ir labai aiškus ženklas, kad jūsų dienai trūksta tvarkos. Kol griežtai nesusidėliosite ritmo, tol iš chaoso ir neištrūksite“, – atkreipia dėmesį ji.

Nusprendusiems pamėginti L. Makelė primena E. Demingo ciklą: PDCA – planuok (plan), įgyvendink (do), pasitikrink (check), veik (act), kuris pasitarnauja formuojant veiklos ritmą.

„Iš pradžių žingsnis po žingsnio susiplanuojame veiklas, kurias ketiname įgyvendinti, numatome, kuriai komandai ar komandos daliai šis planas bus taikomas, apsibrėžiame, ko siekiame šiuo nauju ritmu, kokią vertę, naudą sukursime. Tuomet po vieną žingsnį įgyvendiname naują rutiną, stebime komandos reakciją, renkame grįžtamąjį ryšį, tikriname, kaip tai veikia ir, jei reikia, koreguojame arba įtvirtiname naują veiklos ritmo standartą“, – papildo ji.

Pradedančiųjų klaida – baimė išsiduoti nežinant

Pasak Lauros Makelės, priešingai nei patyrę, pradedantys vadovai atviresni naujovėms ir pokyčiams. Naujokų motyvacija palaiko discipliną, jie nori mokytis ir kelia sau aukštus reikalavimus. Tačiau iššūkių taip pat neišvengia – klysta bijodami komandos akyse sumenkinti kol kas dar trapų savo autoritetą.

„Įprastai pradedantys vadovai susitelkia į technines detales, kaip geriau sukurti vadovo standartus. Pokyčių imasi net ir nepaisydami komandos nuomonės, dažnai tiesiog stokodami patirties, kaip įtraukti komandos narius. Vis sulaukiu klausimų: „O ar tikrai galiu tartis su komandos nariais, kas jiems patogu? Juk tada jie galvos, kad nelabai ką išmanau“, – pasakoja ji.

Tokiais atvejais ekspertė pataria rinktis atvirumą ir nuo pradžių kurti pasitikėjimu grįstą santykį su komanda. Gebėjimas išgirsti komandos poreikius, aiškiai iškomunikuoti pokyčio reikšmę – įgūdžiai, kuriuos privalo lavinti kiekvienas vadovas.

„Nesuprantu, nemoku, man nepatinka, man nepatinki tu – dažniausios priežastys, dėl kurių komandos nariai priešinasi, todėl vadovui svarbu jas kuo anksčiau atpažinti. Bet koks pokytis komandoje reikalauja laiko, pasiruošimo ir nuoseklios komunikacijos, tad pirmiausia privalome įvertinti, ar patys sau gebame atsakyti į kiekvieno pokyčio ar naujo tikslo akivaizdoje iškylančius klausimus: kodėl, ką, kaip, kada turime pasiekti? Atsakę sau, gebėsime žinią perduoti ir komandos nariams“, – pažymi L. Makelė.

Ekspertė dalijasi, kad patyrę vadovai su komandos pasipriešinimu tvarkosi paprasčiau. „Per darbo metus jie jau įgudę skaityti tarp eilučių, geba atpažinti komandos narių emocijas ar poelgių motyvus, moka kalbėtis atvirai, teikti ir priimti grįžtamąjį ryšį. Būtent tai yra kertiniai dalykai, kurie sutelkia komandą darniai siekti bendrų tikslų“, – sako ji.

Koks vadovas, tokia ir komanda

Apibendrindama Laura Makelė primena, kad nepaisant sukauptos patirties, kuriant ir palaikant ritmą labai svarbi lyderystė pavyzdžiu. Ekspertė pabrėžia, kad kiekviena nauja rutina reikalauja įgūdžių formuoti naujus įpročius, o vadovui praradus savikontrolę ir numojus ranka bent į vieną iš veiklos etapų, netvarka komandoje ir vėl greitai ims viršų.

„Komandą lyginu su šeima. Vaikai yra tėvų auklėjimo atspindys, vertybes, kurias atsineša iš šeimos, jie spinduliuoja išorėje. Komandos atveju lygiai taip pat – koks vadovas, tokia ir komanda. Kokias vertybes vadovas puoselėja, kokiomis taisyklėmis gyvena, kaip įgalina savo žmones, tokį įsitraukimą ir rezultatus rodo komandos nariai bei organizacija kaip visuma.“